Co urząd powinien zrobić z niepodpisanym podaniem

- Osoba, która przesłała pocztą podanie do organu administracji, wskazała w nagłówku podania swoje imię, nazwisko i adres, ale nie podpisała się pod treścią podania. Czy organ powinien wezwać ją do usunięcia tego braku?

Tak.

Wymagania, jakie musi spełniać podanie, zostały określone w art. 63 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych (art. 63 § 2 k.p.a.). Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. W przypadku, gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu (art. 63 § 3 k.p.a.). Podpis jest zatem niezbędnym elementem podania. Podkreśla się, że musi być on oryginalny, a nie mechaniczny (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 16 stycznia 2019 r., sygn. III SA/Kr 1252/18, LEX nr 2610894). Pismo, na którym - zamiast własnoręcznego podpisu - znajduje się np. faksymila czy kserograficzna odbitka własnoręcznego podpisu, należy traktować jako niepodpisane. W wyroku WSA w Łodzi z 3 czerwca 2014 r. (sygn. II SA/Łd 124/14, LEX nr 1479526) podkreślono, że wskazanie w nagłówku podania imienia, nazwiska i adresu strony nie jest równoznaczne z jej podpisem, gdyż stanowi tylko jeden z elementów podania określonych w art. 63 § 2 i 3 k.p.a.

Czytaj także: Urzędowe podanie bez podpisu nie jest automatycznie bezskuteczne

W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 stycznia 2018 r. (sygn. II OSK 1580/17, LEX nr 2451165) zwrócono uwagę, że choć przepisy prawa nie wskazują wprost, że podpis osoby wnoszącej podanie powinien być złożony pod jego treścią, to jednak tak właśnie należy interpretować wymóg podpisania podania. Złożenie podpisu pod podaniem, a nie w jakimkolwiek innym miejscu, gwarantuje co do zasady, że organ rozpatrzy merytorycznie podanie pochodzące od strony, a nie od osoby nie będącej stroną i że przedmiotem rozstrzygnięcia uczyni stanowisko będące wyrazem jej woli.

Zgodnie z art. 64 k.p.a., jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. Natomiast w sytuacji, gdy podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa (np. nie zostało podpisane), trzeba wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Dopiero brak podpisu osoby wnoszącej odwołanie, nieusunięty po wezwaniu jej do skorygowania tego braku, spowoduje, że podanie nie wywoła skutków prawnych (por. np. wyrok WSA w Poznaniu z 25 stycznia 2018 r., sygn. II SA/Po 847/17, LEX nr 2443794). W wyroku NSA z 18 stycznia 2019 r. (sygn. II OSK 1557/18, LEX nr 2624620) zwrócono uwagę, że organ prowadzący postępowanie, który pozostawia podanie bez rozpoznania z naruszeniem przepisów prawa (mimo, że nie zaszły przesłanki z art. 64 § 2 k.p.a.), pozostaje w bezczynności, gdyż bezzasadnie uchyla się od rozpoznania sprawy i wydania decyzji.

Autorka jest radcą prawnym

Podstawa prawna: art. 63-64 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzUz 2018 r. poz. 2096 ze zm.).