Firma Mericon prowadzi działalność w zakresie outsourcingu działu kadr i płac. W firmie jest wykorzystywanych 15 samochodów osobowych.

Flota składa się z różnych modeli. Potrzeba wdrożenia monitoringu floty narastała wraz z rosnącymi przebiegami i związanymi z nimi kosztami paliwa. Ważnym argumentem były też nowe obowiązki podatkowe związane z kwestią prywatnego używania służbowych samochodów. Rocznie pojazdy miały kilka stłuczek, co powodowało szereg problemów – samochód na czas naprawy był unieruchomiony, trzeba było starać się o auto zastępcze, a koszty składki ubezpieczeniowej ze względu na szkodowość rosły.

Zarządzanie flotą było coraz większym wyzwaniem, dlatego rozpoczęto poszukiwania najlepszego rozwiązania, które pozwoliłoby kontrolować sposób wykorzystywania samochodów.

Mericon zdecydował się na współpracę z firmą T-matic Systems, ponieważ jej oferta dokładnie odpowiadała potrzebom. Usługa monitoringu floty T-matic Management System składa się z różnych modułów, które są dobierane w zależności od potrzeb klienta. Mericon zdecydował się na wdrożenie trzech modułów: mapowego (bieżąca lokalizacja pojazdów i historia pokonywanych tras), drogowego (stan stacyjki ON/OFF, postój, jazda) oraz administracji.

Za pomocą modułu administracji można tworzyć powiadomienia i ograniczenia (np. informowanie menedżera floty o przekraczaniu prędkości czy bezpiecznych obrotów silnika). Moduł umożliwia automatyczne i cykliczne przesyłanie raportów (np. tygodniowe zestawienia) oraz wysyłanie powiadomień przez SMS i/lub e-mail o bieżących zdarzeniach, a także tworzenie i zarządzanie grupami pojazdów (np. inne uprawnienia dla menedżerów, którzy mogą używać pojazdów w celach prywatnych).

– Wdrożenie T-matic Management System przyniosło firmie Mericon natychmiastowe oszczędności – mówi Adam Kubiak, kierownik ds. kluczowych klientów w Mericonie. – Już w pierwszym miesiącu od wdrożenia każdy kierowca wykonał jedno tankowanie mniej, co przełożyło się na oszczędności na poziomie ok. 200 zł na jeden pojazd. Roczne oszczędności dla floty tylko na paliwie mogą zatem przekroczyć 25 tys. zł. Ponieważ sumaryczny miesięczny przebieg floty spadł o 15 proc., będziemy musieli wykonywać mniej przeglądów. Ostrożniejsza jazda przełoży się na niższą składkę ubezpieczeniową.

Od wdrożenia systemu nie doszło do żadnej stłuczki. Mericon może zatem liczyć na obniżkę składki ubezpieczeniowej za bezszkodową jazdę. W związku z mniejszymi przebiegami samochody będą wymagały rzadszych wizyt w serwisie, co oznacza kilka tysięcy złotych oszczędności. System umożliwia też generowanie w prosty sposób raportów związanych z rozliczaniem prywatnych przejazdów dla celów podatkowych. Jeżeli pracownik otrzyma pozwolenie na wykorzystanie samochodu do celów prywatnych, jest to zgodnie z prawem rozliczane.

Bank Pocztowy

Bank Pocztowy SA jest polskim bankiem detalicznym, który oferuje klientom dostęp do usług finansowych za pośrednictwem jednej z najszerszych sieci placówek w Polsce liczącej około 4,6 tys. placówek pocztowych.

Flota samochodów Banku Pocztowego to ok. 90 pojazdów osobowych wykorzystywanych przez menedżerów oraz przedstawicieli handlowych i placówki. 70 z nich to auta, które zgodnie z polityką samochodową banku nie mogą być użytkowane prywatnie. Aby zapewnić przestrzeganie zasad użytkowania samochodów, podjęto decyzję o wprowadzeniu monitoringu GPS samochodów służbowych.  Zapytania rozesłano do kilkunastu firm świadczących tego typu usługi. Oferta T-matic Systems została oceniona najwyżej. Jednym z powodów było m.in. testowe wdrożenie systemu w kilku wybranych pojazdach. Wynikiem pozytywnego testu była decyzja o wdrożeniu T-matic Management System w całej flocie pojazdów Banku Pocztowego. Proces instalacji był przeprowadzony sprawnie, z ograniczeniem do minimum zaangażowania przedstawicieli banku – urządzenia monitorujące zostały wpięte do złącza serwisowego OBD przez Zespół Obsługi Klienta TiMS. Klient określił także zakres informacji, które chce otrzymywać w raportach z systemu. Dzięki bardzo elastycznemu podejściu do potrzeb stworzenie odpowiedniego systemu raportowania nie stanowiło problemu.

Przełożeni mają teraz możliwość monitorowania pracy swoich podwładnych – mogą sprawdzić, gdzie w danym momencie znajdują się ich pojazdy, czy np. w godzinach pracy nie znajdują się poza obszarem, w którym powinni być. Dodatkową bardzo wygodną funkcją jest tzw. lista obecności. Jest to kontrola obszaru, w którym samochody powinny znajdować się po zakończonej pracy, np. parking pod wskazanym oddziałem banku. Dzięki temu szybko można sprawdzić, czy pracownik pozostawił samochód tam, gdzie powinien.

– Z powodu braku kontroli nad pojazdami część pracowników wykorzystywała pojazdy niezgodnie z przeznaczeniem – wskazuje Maciej Kamiński, specjalista ds. floty w Banku Pocztowym. – Załatwiano prywatne sprawy w godzinach pracy albo korzystano z samochodów poza godzinami pracy. Dzięki T–matic Management System skutecznie monitorujemy, gdzie są nasze pojazdy. Pracownicy wiedzą o tym i zachowują się w sposób bardziej zdyscyplinowany. Liczba kilometrów pokonanych przez całą flotę przez pół roku spadła o ponad 110 tys. km, mimo zdecydowanego zwiększenia liczby podróży służbowych.

W efekcie oznacza to duże oszczędności w kosztach użytkowania floty. Nie tylko spadły wydatki na paliwo, ale również zmalały koszty leasingu floty – dostawca usługi określił limity roczne kilometrów, które mogą przejeżdżać samochody, a ich przekroczenie jest dodatkowo płatne.

Ważne pojęcia

Controlling (kontroling) – obejmujący całe przedsiębiorstwo, skoordynowany system IT wspomagający proces strategicznego i operacyjnego zarządzania poprzez integrację planowania (ustalania celów), kontroli (porównania i analiza stanu faktycznego ) oraz kierowania (procesy naprawcze). Controlling pozwala ograniczyć koszty, a także zmniejsza ryzyko nadużyć w organizacjach.

Ecodriving – sztuka prowadzenia samochodu w taki sposób, aby jazda była jak najmniej uciążliwa dla środowiska. Spokojna i płynna jazda to nie tylko mniejsze zużycie paliwa, a co za tym idzie mniejsza emisja dwutlenku węgla do atmosfery, ale też mniejsze zużycie opon, klocków hamulcowych, tarcz oraz bębnów, wolniejsze zużycie amortyzatorów i wielu innych elementów. Oczywiście to wszystko przekłada się na ekologię, ale również na oszczędności – w przypadku samochodów prywatnych, w domowym budżecie, a w przypadku flot – w kasie firmy.

GPS (nawigacja GPS, monitoring GPS) – Global Positioning System znany powszechnie jako GPS to usługa geolokalizacji. System GPS został stworzony przez Departament Obrony Stanów Zjednoczonych. Odbiorniki sygnału GPS działają na całym świecie dzięki 33 satelitom krążącym dookoła Ziemi. System pozwala na ustalenie pozycji odbiornika z dokładnością do 5 metrów. Dzięki GPS możliwe jest precyzyjne ustalenie położenia pojazdów, statków i samolotów i na tej podstawie monitorowanie ich położenia. Obecnie dzięki GPS dostępne są rozbudowane systemy, umożliwiające monitoring floty i budowę samochodów autonomicznych, które prowadzą same bez kierowcy.

Telematyka (rozwiązania telematyczne) – rozwiązania łączące technologie telekomunikacyjne i informatyczne. Telematyka jest związana z obsługą systemów fizycznych. Systemy telematyczne zbierają dane za pomocą czujników, przesyłają je do systemów informatycznych zainstalowanych na serwerach, a następnie podejmują zaprogramowane wcześniej akcje: albo informują administratora o zdarzeniu (np. alert o przekroczeniu prędkości przez pojazd w systemach zarządzania flotą) albo same podejmują działania (np. zawiadomienie grupy interwencyjnej ochrony w przypadku zarejestrowania przez kamery nieautoryzowanych osób w budynku). Samo słowo „telematyka” zostało po raz pierwszy użyte w roku 1978 przez Simona Norę i Alaina Minca w raporcie dla rządu francuskiego (télématique). Termin powstał przez połączenie dwóch słów: telekomunikacja oraz informatyka, a dotyczył głównie spraw związanych z przekazywaniem danych za pomocą technologii wykorzystywanych w telekomunikacji.

Telemetria – dziedzina telekomunikacji zajmująca się technikami przesyłu wartości pomiarowych na odległość. Polega ona zazwyczaj na umieszczaniu w terenie urządzeń, które dokonują pomiaru wybranej wielkości oraz automatycznego przesyłu danych drogą radiową lub telefoniczną do centrali. Do przesyłania wyników pomiarów używa się układów radiowych, modemów, Internetu oraz sieci telefonii komórkowej.

Scoring: żółta kartka dla szybkich kierowców

Monitoring flot pozwala poskromić zbyt szybkich kierowców. T-matic Management System umożliwia ustalenie reguły – jeżeli samochód przekroczy maksymalną dozwoloną prędkość, to menedżer floty otrzyma e-mail lub SMS z informacją o tym zdarzeniu. Ale technologia pozwala iść już o krok dalej: scoring, czyli metoda oceny stylu jazdy kierowcy, pozwala na automatyczną ocenę ryzyka w porównaniu z profilem bezpiecznym. Osoba, która zbyt agresywnie prowadzi pojazd, może zostać o tym automatycznie poinformowana.

Jak działa scoring? Zamontowane w samochodzie urządzenie, tzw. blackbox, zbiera informacje dotyczące jazdy kierowcy i przesyła je na serwer. Zainstalowany na nim silnik scoringowy analizuje dane. Ocena punktowa poszczególnych parametrów, tj. gwałtowne hamowanie, przyspieszanie, jazda na jałowym biegu, zbyt długa jazda bez zatrzymywania etc., przedstawiona za pomocą rankingu ma za zadanie wskazać konkretnemu kierowcy, które z nich należy eliminować, aby jazda była ekonomiczna poprzez niższe spalanie i zużycie pojazdu oraz bezpieczniejsza poprzez ograniczeniu złych nawyków na drodze, tj. gwałtowne hamowania. Ranking umożliwia również stworzenie systemu nagradzania kierowców z najwyższą liczbą punktów oraz upomnienia dla kierowców, którzy w sposób niebezpieczny i nieekonomiczny użytkują samochód.

System T-matic Management System z modułem scoringu wdraża Eiffage dla swojej floty w Polsce. Celem wdrożenia jest zwiększenie bezpieczeństwa na drodze, zarówno kierowców, jak pozostałych uczestników ruchu drogowego oraz poprawa sposobu eksploatacji pojazdów floty dzięki niższemu zużyciu paliwa.

^{Artykuł powstał we współpracy z: oraz}