Operator systemu
Artykuł 14 WAU umożliwia pracodawcom posługiwanie się sygnalizowaniem w systemie wewnętrznym, zlokalizowanym w strukturze firmy. Do pracodawcy mogą zostać zgłoszone naruszenia prawa oraz określonych przez pracodawcę zasad postępowania/zachowania w miejscu pracy. To pracodawca decyduje, jakie naruszenia będą zgłaszane przez wewnętrzny system whistleblowingu. Posługiwanie się nim nie jest obowiązkowe. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na jego wprowadzenie w przedsiębiorstwie, musi zgłosić inicjatywę do Hungarian National Authority for Data Protection and the Freedom of Information oraz umieścić na swojej stronie internetowej zasady określające procedurę zgłaszania naruszeń. Spełnienie wszystkich formalnych wymagań zobowiązuje pracodawcę do przestrzegania pewnych obowiązków, takich jak ochrona danych osobowych pracowników. W systemie wewnętrznym sygnalistami mogą być pracownicy oraz osoby, które mają uzasadniony interes w zgłoszeniu naruszenia. Muszą zapewnić, że działają w dobrej wierze. Anonimowe zgłoszenia są dopuszczalne, jednakże pracodawca nie jest zobowiązany do ich rozpatrywania, choć ma takie uprawnienie. Na podstawie przepisów prawa karnego, z wyjątkiem niektórych poważnych zbrodni, firmy i osoby prywatne nie są zobowiązane do informowania odpowiednich organów o popełnionych przestępstwach. W odróżnieniu od tej ogólnej zasady, art. 16 (3) WAU określa, że gdy wszczęcie postępowania karnego jest uzasadnione w świetle wyników przeprowadzonego dochodzenia wewnętrznego, pracodawca ma obowiązek poinformować o fakcie popełnienia przestępstwa.
Pośrednikiem musi być prawnik
Skuteczniejszym sposobem zarządzania systemem whistleblowingu może być skorzystanie z usług osoby z zewnątrz. Może nią być tylko prawnik, który otrzymuje informacje, a następnie przekazuje je zleceniodawcy. Musi zawrzeć z firmą umowę zlecenia na wykonywanie czynności o charakterze niepracowniczym.
Ponadto zleceniodawca musi spełnić określone wymagania, aby mógł skorzystać z usług zewnętrznego prawnika. Po pierwsze, musi funkcjonować jako osoba prawna. Zleceniodawcą nie może być też podmiot publiczny lub terenowy organ administracji publicznej. Po drugie, w ciągu pięciu lat przed zawarciem umowy zleceniodawca i zewnętrzny prawnik nie mogą pozostawać w jakimkolwiek stosunku prawnym.
Po zawarciu umowy prawnik może przyjmować zgłoszenia przedstawiane przez sygnalistów. W WAU został enumeratywnie wskazany zakres spraw, które mogą być rozpatrywane przez zewnętrznego prawnika. Obligatoryjnie rozpatrywane są zgłoszenia okoliczności zagrażających (i) interesowi pracodawcy lub (ii) bezpieczeństwu i zdrowiu publicznemu lub środowisku. Na żądanie pracodawcy prawnik może brać udział w postępowaniu wyjaśniającym, które dotyczy informacji przekazanych przez sygnalistów.
System oparty na zgłoszeniach dokonywanych prawnikowi zewnętrznemu jest o wiele skuteczniejszy z punktu widzenia efektywności komunikacji z odpowiednimi organami zleceniodawcy lub jego właścicielami. Jeżeli informacja przekazana prawnikowi dotyczy działania lub zaniechania kierownika wyższego szczebla, prawnik jest zobowiązany do natychmiastowego poinformowania rady nadzorczej, audytora, organu zarządzającego zleceniodawcy lub jego właściciela. Ze względu na ochronę sygnalistów, korzyści z systemu opartego na zgłaszaniu naruszeń zewnętrznemu prawnikowi mogą być większe, niż ustanowienie wewnętrznego systemu whistleblowingu (hotline). Obowiązkiem prawnika jest przekazywanie raportów sygnalistów zleceniodawcy z zachowaniem wymagań dotyczących poufności. Zgłaszający ma zapewnioną anonimowość oraz pomoc prawną. Prawnik zobowiązany jest udzielać sygnalistom porad prawnych oraz utrzymywać z tymi osobami stały kontakt. Może żądać od nich informacji oraz wyjaśnień tam, gdzie jest to konieczne w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Zależnie od wytycznych zleceniodawcy, prawnik może brać udział w postępowaniu wyjaśniającym dotyczącym złożonych raportów. Wobec prawnika zewnętrznego stawiane są określone wymagania formalne, m.in. takie jak obowiązek poinformowania o zawarciu umowy właściwego organu samorządu zawodowego.
Obowiązek ten powinien zostać wykonany w ciągu 15 dni od daty zawarcia umowy. Prawnik zewnętrzny nie może przyjmować wynagrodzenia ani żadnych korzyści za podejmowane działania na mocy umowy od osób innych niż zleceniodawca.
