Podstawowym potwierdzeniem okresów zatrudnienia i wysokości osiąganych wynagrodzeń jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk ZUS Rp-7). Jeżeli nie zachowała się dokumentacja płacowa, pracodawca lub jego następca prawny wystawia ZUS Rp-7 z dokumentacji zastępczej (akt osobowych pracownika). Będą to np. angaże, pisma o powołaniu, mianowaniu oraz inne pisma dotyczące umowy o pracę, które zawierają informację o wynagrodzeniu danej osoby. W zaświadczeniu należy podać, na podstawie jakiej dokumentacji wystawiono druk ZUS Rp-7.
Akta osobowe
Z dokumentacji zastępczej trzeba też skorzystać, gdy w zakładzie nie ma papierów płacowych i legitymacja ubezpieczeniowa dawnego pracownika nie zawiera wpisu o zarobkach. Chodzi o akta osobowe pracownika, a więc jego umowy o pracę, pisma o powołaniu, mianowaniu oraz inne określające wynagrodzenie. Ich okres przechowywania wynosi 50 lat od zakończenia pracy przez pracownika.
Wystawiając zaświadczenia o zarobkach z dokumentacji osobowej, zakład uwzględnia w nim tylko te składniki wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości. Będą to np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Inne składniki, np. premie, nagrody czy dodatki, można podać tylko jeżeli zachowana dokumentacja niewątpliwie wskazuje na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której odprowadzono składkę na ubezpieczenie społeczne.
Przykład
Pan Kazimierz poprosił były zakład o wystawienie zaświadczenia o wynagrodzeniach z lat 1970–1979, ponieważ w tym czasie osiągał stosunkowo wysokie zarobki. Niestety, dokumentacja płacowa z tego okresu została zlikwidowana. Dlatego zakład wystawił mu zaświadczenie o wynagrodzeniu z akt osobowych. Uwzględnił w nim tylko pensję zasadniczą oraz stałe dodatki określone kwotowo. Nie zostały natomiast odnotowane premie i nagrody, gdyż akta osobowe pracownika nie zawierały informacji, czy odprowadzono od nich składkę społeczną.
Zgodnie ze wspólnym stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS dopuszcza się ustalanie przez zakład wynagrodzenia określonego w dokumentacji osobowej stawką godzinową. Warunek – w aktach osobowych pracownika zachowały się dane o ilości faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie (dziennie, tygodniowo, miesięcznie).
Archiwa też pomogą
Jeśli nie ma następcy prawnego zakładu, archiwa państwowe i inne jednostki przechowujące wydają kopie dokumentacji płacowej (odpisy, wyciągi, wypisy, kserokopie, a także zaświadczenia). Osoba kierująca archiwum uwierzytelnia kopię dokumentów. Archiwa nie są jednak uprawnione do wydawania zaświadczeń na druku ZUS Rp-7.
![Od dziś wyższe emerytury i renty. Oto nowe kwoty brutto i na rękę [tabela]](https://i.gremicdn.pl/image/free/7ce8ee96bb6a85ce22e9d3dcaae088da/?t=crop:2592:2592:nowe:640:0,resize:fill:108:108,enlarge:1)
