Nowe zasady pozyskiwania wypisu aktu notarialnego

Narasta krytyka projektu Ministerstwa Sprawiedliwości nowelizującego prawo o notariacie. Przerzuca on na notariuszy obowiązek archiwizacji dokumentacji notarialnej.

W myśl ministerialnej propozycji do izb notarialnych trafi dokumentacja, która ma więcej niż dziesięć lat (licząc od daty sporządzenia). Izby będą ją przechowywać przez dziesięć lat, a potem przekazywać do właściwego archiwum państwowego.

Wypisy, wyciągi i odpisy dokumentów przekazanych izbie będą sporządzać i wydawać notariusze przez nią wyznaczeni.

Krajowa Rada Notarialna ma sprawować kontrolę nad prawidłowością wykonania tego obowiązku.

– Wiele dokumentów niezwiązanych z księgami wieczystymi trafia do archiwów sądowych, co jest obciążeniem dla sądów powszechnych, które zmagają się z niedoborem powierzchni magazynowych – tłumaczy Milena Domachowska z MS.

Warunki z sufitu

Na projekcie suchej nitki nie zostawia Krajowa Rada Notarialna oraz Stowarzyszenie Notariuszy RP.

– Trzeba wybudować nowe budynki albo zaadaptować już istniejące, zatrudnić pracowników etc., a to wymaga czasu – mówi Mariusz Białecki, prezes Krajowej Rady Notarialnej.

Okazuje się też, że trudne będzie samo fizyczne przeniesienie dokumentacji.

– W latach 1991–2016 notariusze sporządzili przeszło 35 mln aktów notarialnych. Przeniesienie ich w ciągu roku do nowych archiwów jest nierealne – mówi notariusz Dariusz Celiński, przewodniczący zespołu ds. legislacji Stowarzyszenia Notariuszy RP.

Projekt nic nie mówi o tym, kto sfinansuje utworzenie nowych archiwów.

– A przecież przygotowanie budynków oraz prowadzenie archiwum kosztuje. Kto ma za to zapłacić? – pyta Białecki. Krajowa Rada Notarialna uważa, że ani izby notarialne, ani Rada nie mają środków na wprowadzenie tak radykalnych zmian. By je uzyskać, trzeba podnieść składki członkowskie płacone przez notariuszy.

Ucierpią klienci

To zresztą nie jedyne problemy związane z realizacją projektu. Propozycja ministerstwa to źródło kłopotów również dla klientów notariuszy. Projekt zmniejsza bowiem liczbę miejsc przeznaczonych do archiwizowania dokumentacji notarialnej. Dziś archiwów jest 348, tyle, ile sądów rejonowych. Po zmianach archiwów prowadzonych przez izby będzie tylko 11, a archiwów państwowych, do których po dziesięciu latach ma trafić dokumentacja, 43.

Co to oznacza dla klientów notariuszy? To, że po wypis trzeba będzie jechać często kilkadziesiąt, a nawet kilkaset kilometrów.

Jak duży może to być problem, Stowarzyszenie Notariuszy RP pokazuje na przykładzie. Obszar izby gdańskiej obejmie województwa: pomorskie, kujawsko-pomorskie oraz część warmińsko-mazurskiego.

– Osoba z Włocławka, która będzie potrzebowała dokumentacji, musi pokonać dystans 220 km. Z kolei mieszkaniec Olsztyna będzie musiał jechać do Białegostoku 225 km – wyjaśnia Dariusz Celiński. – Często też nasi klienci nie pamiętają daty wydania aktu notarialnego ani numeru repetytorium, a to oznacza, że będą musieli te kilkaset kilometrów pokonać kilkakrotnie – podkreśla.

Krajowa Rada Notarialna uważa, że pomysł resortu można jeszcze uratować.

– Wystarczy, że ministerstwo wydłuży vacatio legis, albo też o dziesięć lat przedłuży notariuszom obowiązek przechowywania dokumentacji. Potem przekazywaliby ją wprost do archiwów państwowych – uważa prezes Białecki.