Rz: Szef firmy uznał, że czas zmienić siedzibę, bo organizacja wyrosła już ze starych pomieszczeń, poza tym na rynku pojawiło się wiele atrakcyjnych ofert – chce płacić mniej, a pracować wygodniej. Jakie ma dziś perspektywy ze swoim pomysłem?

Seweryna Afanasjew, członek zarządu RICS w Polsce: Rynek nieruchomości zarówno w Warszawie, jak i w większości regionalnych miast Polski pozwala dziś najemcom na znalezienie powierzchni odpowiedniej do potrzeb danej firmy.

Naturalnym trendem będzie oczywiście poszukiwanie powierzchni w nowoczesnych budynkach, tym bardziej że deweloperzy są gotowi na przygotowanie powierzchni dla najemcy pod klucz według nowoczesnych standardów pracy.

Oczywiście nie oznacza to spełnienia wszystkich oczekiwań najemcy, ale przy rozsądnym zaplanowaniu aranżacji przestrzeni można uzyskać gotową powierzchnię praktycznie bez nakładów inwestycyjnych.

A jak zagwarantować sobie niższą cenę najmu biura?

Postarajmy się przede wszystkim dobrze zdefiniować nasze oczekiwania i potrzeby w odniesieniu do powierzchni. Poświęćmy czas na przygotowanie procesu przeprowadzki, zdefiniujmy najważniejsze wymagania, które powinna spełniać nowa przestrzeń. Bądźmy otwarci na nowoczesne rozwiązania architektoniczne, które jednak powinny być wynikiem analizy sposobu pracy i komunikacji w ramach organizacji, a nie jedynie zaplanowaniem pomieszczenia z piłkarzykami czy bieżnią.

Od czego zacząć realizację pomysłu zmiany biura?

Zmiana biura to duże wyzwanie nie tylko dla pracowników działu administracji czy nieruchomości, lecz dla całej organizacji. Jeżeli więc chcemy, żeby taki projekt zakończył się sukcesem, powinniśmy w pierwszej kolejności zastanowić się, jakie są nasze oczekiwania w kontekście spojrzenia na biuro jak na strategiczne narzędzie dla całej organizacji.

Przeanalizujmy strategię działania i rozwoju naszej firmy i zastanówmy się, jak w to wpisuje się miejsce, w którym chcielibyśmy realizować nasze cele. Na tym etapie warto już zaprosić do współpracy specjalistów, którzy pomogą przygotować taki proces.

Analiza zapotrzebowania i strategia środowiska pracy, nawet w przypadku niezbyt dużych przestrzeni, pozwoli przygotować wytyczne do wytypowania najlepszych dla firmy nowych powierzchni spośród oferty na rynku.

Często na tym etapie może się okazać, że dzisiejsze 500 mkw. to w nowym biurze zaledwie 300 mkw., a zamiast zamkniętych pojedynczych pokoi dużo efektywniej będzie zaaranżować otwartą, elastyczną powierzchnię, pozwalającą na dobrą komunikację zespołu.

Kiedy lepiej renegocjować starą umowę najmu, a kiedy zdecydować się na przenosiny?

Zawsze proces zmierzający do podjęcia decyzji o renegocjacji istniejącej umowy najmu czy też przeprowadzce do nowej lokalizacji powinien obejmować kompletną analizę dostępnych na rynku ofert. Niekoniecznie wybór nowej lokalizacji będzie dla nas najkorzystniejszy.

Oczywiście pod uwagę należy wziąć wiele wskaźników: od weryfikacji, czy zajmowana powierzchnia jest dla nas odpowiednia pod kątem lokalizacji, ceny, wielkości, planowanego rozwoju, sposobu aranżacji, rozwiązań i problemów technicznych, dostępności dla naszych pracowników i gości itp., aż po oszacowanie kosztów przeprowadzki, zakupu nowych mebli i całej inwestycji z tym związanej.

Nowe biuro może oznaczać wyższy czynsz i koszty inwestycyjne z jednej strony, ale z drugiej może dawać szansę na zmniejszenie powierzchni i wykonanie nowej aranżacji najczęściej fundowanej przez wynajmującego.

I jeszcze jedno: nowa umowa zawierana jest najczęściej na pięć lat lub dłużej, co nie zawsze jest najkorzystniejszym rozwiązaniem.

Ile czasu potrzeba na renegocjacje starej umowy, jak długo przed końcem kontraktu trzeba zacząć?

Do renegocjacji należy przygotować się tak samo rzetelnie i z wyprzedzeniem, jak do poszukiwania nowej powierzchni. Dopiero wtedy, mając w ręku raport zawierający porównanie dostępnych ofert z rynku oraz z obecnej lokalizacji, możemy podjąć decyzję.

Ile czasu potrzeba na poszukiwanie biura i zawarcie nowej umowy?

Proces rozpoczęcia poszukiwania nowego biura najlepiej rozpocząć na 12–24 miesiące przed datą wygaśnięcia obecnej umowy. Będziemy wtedy w komfortowej sytuacji pozwalającej na rzetelną analizę wszystkich dostępnych opcji rynkowych bez ryzyka podejmowania decyzji pod presją czasu.

Same negocjacje umowy najmu mogą trwać nawet trzy–dziewięć miesięcy.

Na co zwrócić uwagę, negocjując nowy kontrakt?


Umowa najmu to bardzo ważny dokument regulujący główne prawa i obowiązki stron w okresie najmu oraz określający wysokość zobowiązań finansowych najemcy - zarówno tych bezpośrednich w postaci czynszu i kosztów eksploatacyjnych, jak też i innych wynikających z zapisów umowy - np. kar umownych. Zwłaszcza ważne jest określenie elementów, które wchodzą w skład kosztów eksploatacyjnych, sposób ich rozliczania, prawo audytu.

Warto zwrócić uwagę na sposób pomiaru powierzchni najmu, okres od którego naliczane będę poszczególne opłaty, wysokość i rodzaj zabezpieczeń umowy najmu czy też zapisy dające stronom możliwość rozwiązania umowy z powodu nie wywiązywania się z obowiązków umownych.

Najemca powinien zapewnić, żeby w umowie najmu znalazły się klauzule pozwalające mu wyegzekwować utrzymywanie przez wynajmującego nieruchomości w dobrym stanie technicznym i w zgodności z przepisami, żeby ograniczyć ryzyko pojawienia się utrudnień w korzystaniu przez najemcę z powierzchni do umówionego użytku. Ważne jest również, żeby w umowie znalazły się zapisy dające możliwość np. dobrania lub oddania części powierzchni, jeżeli działalność, którą prowadzimy może tego wymagać.

Kolejny element to szczegółowe określenie specyfikacji technicznej powierzchni, która ma nam zostać dostarczona przez wynajmującego, wszystkich prac, które mają zostać wykonane na powierzchni i ewentualnych elementów leżących po stronie najemcy, żeby upewnić się, że budżet przeznaczony na te prace nie zostanie przekroczony.


Najczęściej popełniane błędy przy zawieraniu umowy najmu biura?


Najczęściej popełnianym błędem przy podpisywaniu umowy najmu jest jej niedokładne przeczytanie. Często też najemcy decydują się negocjować i podpisać umowę bez pomocy profesjonalnych doradców. A przecież ich doświadczenie w sprawie negocjacji umów najmu może dać szansę na wynegocjowanie lepszych warunków i uniknięcie niepotrzebnego ryzyka finansowego wynikającego z niejasnych zapisów.

CV

Seweryna Afanasjew – ekspert z 17-letnim doświadczeniem na rynku nieruchomości w dziedzinie zarządzania portfelami nieruchomości. Pracowała m.in dla Citibanku, BZ WBK ARKA TFI Funduszy Nieruchomości i Octava FIZ AN. Od 2013 roku jest członkiem zarządu RICS w Polsce. Pracuje nad książką „Negocjowanie i renegocjowanie komercyjnych umów najmu – poradnik dla najemcy".