Doktorant Maciej B. (dane zmienione), uczestnik IV roku stacjonarnych studiów doktoranckich na Uniwersytecie Medycznym w Katowicach, złożył „Wniosek o przyznanie zwiększenia stypendium doktoranckiego z dotacji podmiotowej na dofinansowanie zadań projakościowych dla uczestników II–IV roku studiów doktoranckich w roku akademickim 2016/2017".
W tym okresie na Uniwersytecie złożono 246 takich wniosków, wszystkie na prawidłowym formularzu, wprowadzonym zarządzeniem rektora z 3 marca 2016 r. i od tej chwili dostępnym na stronie internetowej uczelni, jak i w studium doktoranckim.
Wyjątkiem był wniosek Macieja B., złożony na druku, który był stosowany w roku akademickim 2015/2016, znacząco różnym od formularza obowiązującego obecnie. Zdaniem rektora uniemożliwiło to weryfikację osiągnięć doktoranta przez wydziałową komisję doktorancką i spowodowało, że wniosek został odrzucony.
Z powodu złożenia wniosku na niewłaściwym druku nie została bowiem zachowana podstawowa przesłanka ubiegania się o stypendium w postaci wymaganych podpisów i oświadczeń potwierdzających osiągnięcia doktoranta i zgodność wniosku ze stanem faktycznym. To właśnie wspomniane podpisy i oświadczenia są podstawą do ubiegania się o przyznanie czy zwiększenie stypendium doktoranckiego.
Rektor zdecydował również, że nie można wezwać doktoranta do uzupełnienia w terminie siedmiu dni, jak przewidują przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, braków formalnych wniosku. Nieprawidłowy druk, który nie mógł zostać uznany za dokument uprawniający do ubiegania się o stypendium, nie podlega dalszemu procedowaniu – rozstrzygnął rektor
