W ustawie z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (dalej: u.s.c.) przewidziano, że odpowiedzialność dyscyplinarną ponoszą wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej, czyli zarówno osoby zatrudnione na stanowiskach urzędniczych na podstawie umowy o pracę (pracownicy służby cywilnej), jak i na podstawie mianowania (urzędnicy służby cywilnej). Różnią się tylko częściowo katalogi kar dyscyplinarnych, jakie można wymierzyć tym podwładnym.

Zarówno urzędnika, jak i pracownika służby cywilnej można ukarać: upomnieniem, naganą lub obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego, nie więcej niż o 25 proc., przez okres nie dłuższy niż sześć miesięcy. Katalog pozostałych sankcji jest jednak obszerniejszy w przypadku urzędnika. Urzędnik może zostać ukarany także: pozbawieniem możliwości awansowania przez dwa lata na wyższy stopień służbowy, obniżeniem stopnia służbowego bądź wydaleniem ze służby cywilnej. Pracownika można zaś ukarać wydaleniem z pracy w urzędzie.

Właściwy organ

Za naruszenie obowiązków mające mniejszą wagę członek korpusu może zostać ukarany upomnieniem na piśmie przez dyrektora generalnego urzędu. W takim przypadku członek korpusu może, w ciągu siedmiu dni od wymierzenia mu kary, wnieść sprzeciw do dyrektora generalnego, który przekazuje niezwłocznie sprawę rzecznikowi dyscyplinarnemu. Przekazanie sprawy rzecznikowi wszczyna postępowanie wyjaśniające.

W pozostałych przypadkach sprawy dyscyplinarne członków korpusu rozpoznają i kary wymierzają komisje dyscyplinarne:

- w I instancji – komisja dyscyplinarna powołana przez dyrektora generalnego urzędu (lub wspólna komisja powołana przez dyrektorów na podstawie zawartego przez nich porozumienia), a

- w II instancji – Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej, powołana przez prezesa Rady Ministrów.

Sprawy dyscyplinarne osób zajmujących stanowiska dyrektorów generalnych urzędu rozpoznaje w I i II instancji Wyższa Komisja Dyscyplinarna. Przy wymierzeniu kary komisja powinna wziąć pod uwagę stopień winy i rodzaj czynu stanowiącego naruszenie obowiązków, jego skutki oraz zachowanie obwinionego przed popełnieniem czynu i po jego popełnieniu.

Ograniczenia czasowe

Postępowanie dyscyplinarne nie może być wszczęte po upływie trzech miesięcy od dnia powzięcia przez dyrektora generalnego urzędu wiadomości o naruszeniu obowiązków członka korpusu. Drugim ograniczeniem wyłączającym wszczęcie takiego postępowania jest upływ dwóch lat od popełnienia czynu. W sytuacji gdy członek korpusu z powodu swojej nieobecności w pracy nie może złożyć wyjaśnień, bieg tego trzymiesięcznego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia jego stawienia się do pracy.

Dodatkowo karalność przewinienia dyscyplinarnego ustaje, gdy od czasu jego popełnienia upłynęły cztery lata. Przedawnienie karalności powoduje umorzenie wszczętego postępowania dyscyplinarnego. Jeżeli czyn członka korpusu zawiera znamiona przestępstwa, przedawnienie następuje nie wcześniej niż przedawnienie przewidziane w przepisach kodeksu karnego.

Przykład:

Przeciwko osobie obwinionej o przewinienie dyscyplinarnego toczy się także postępowania karne o czyn będący przedmiotem postępowania dyscyplinarnego. Jak wyjaśnił Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 12 lutego 2013 r. (sygn. III APo 8/12), w takim przypadku – przed wydaniem prawomocnego wyroku w sprawie karnej – nie można stwierdzić, jaki termin przedawnienia będzie miał zastosowanie w sprawie dotyczącej przewinienia dyscyplinarnego. Jeżeli zapadnie prawomocny wyrok skazujący, to zastosowanie będzie miał termin przedawnienia karalności z kodeksu karnego. Gdy natomiast postępowanie karne zakończy się prawomocnym wyrokiem uniewinniającym czy też umarzającym postępowanie, to znajdą zastosowanie terminy przedawnienia określone w art. 113 ust. 2 i 5 u.s.c.

Postępowanie wyjaśniające

Wszczęcie postępowania dyscyplinarnego jest poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym. Zostaje ono wszczęte przez rzecznika dyscyplinarnego na polecenie dyrektora generalnego urzędu, a w przypadku osób zajmujących stanowiska dyrektorów generalnych – na polecenie szefa służby cywilnej. Warto zwrócić uwagę, że rzecznik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, jeżeli:

- sprawa dotyczy go bezpośrednio, jego małżonka, krewnego lub powinowatego w linii prostej albo osoby pozostającej z nim w stosunku przysposobienia, bądź

- złożył pisemny wniosek o wyłączenie go od udziału w sprawie.

Rzecznik może także zostać wyłączony, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie między nim a obwinionym lub jego obrońcą innych okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do jego bezstronności.

O wszczęciu postępowania rzecznik zawiadamia osobę, której ono dotyczy. W trakcie postępowania wyjaśniającego osoba ta ma prawo:

- zgłaszać rzecznikowi wnioski dowodowe i składać wyjaśnienia,

- przeglądać akta sprawy, a także

- ustanowić obrońcę z wyboru.

Rzecznik powinien dążyć do szczegółowego wyjaśnienia sprawy. W tym celu może odbierać wyjaśnienia od osoby, której dotyczy postępowanie wyjaśniające, przesłuchiwać świadków, zasięgać opinii biegłych, badać dokumenty, a także przeprowadzać, zabezpieczać i utrwalać dowody. W razie nieobecności osoby, której dotyczy postępowanie wyjaśniające, ulega ono zawieszeniu do czasu umożliwienia jej złożenia wyjaśnień. Natomiast odmowa złożenia wyjaśnień przez tę osobę nie wstrzymuje biegu postępowania.

Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego rzecznik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić osobę, której dotyczyło to postępowanie, o jego zakończeniu, a także udostępnić jej zebrane dowody i umożliwić złożenie dodatkowych wyjaśnień.

Jeżeli w wyniku postępowania wyjaśniającego potwierdzono zasadność stawianych zarzutów, rzecznik sporządza wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego i niezwłocznie kieruje go, w dwóch egzemplarzach, do komisji dyscyplinarnej. Taki wniosek powinien zawierać m.in. dokładne określenie czynu stanowiącego naruszenie obowiązków członka korpusu, czasu, miejsca, sposobu i okoliczności jego popełnienia, wynikających z niego skutków oraz proponowanej kary dyscyplinarnej.

Natomiast w razie niepotwierdzenia stawianych zarzutów rzecznik wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania wyjaśniającego. Wymaga to zgody dyrektora generalnego urzędu, a w przypadku spraw osób zajmujących stanowiska dyrektorów generalnych – szefa służby cywilnej. Postanowienie to należy niezwłocznie doręczyć osobie, której dotyczyło postępowanie wyjaśniające.

Przed komisją

Komisja wszczyna postępowanie dyscyplinarne z dniem zgłoszenia wniosku rzecznika o jego wszczęcie. Po skierowaniu sprawy do rozpoznania na rozprawie przewodniczący komisji zarządza doręczenie obwinionemu egzemplarza wniosku rzecznika o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego.

Członek komisji podlega wyłączeniu od udziału w rozpoznawaniu sprawy, jeżeli:

- sprawa dotyczy go bezpośrednio, jego małżonka, krewnego lub powinowatego w linii prostej albo osoby pozostającej z nim w stosunku przysposobienia,

- występował w sprawie w charakterze świadka, biegłego lub rzecznika dyscyplinarnego bądź

- złożył pisemny wniosek o wyłączenie go od udziału w sprawie.

Wyłączenie członka komisji może nastąpić także na uzasadniony wniosek rzecznika, obwinionego lub jego obrońcy, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie między nim a rzecznikiem, obwinionym lub jego obrońcą okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do bezstronności tej osoby.

Obwiniony ma prawo korzystać z pomocy wybranego przez siebie obrońcy, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie tajemnicy ustawowo chronionej. Koszty obrońcy z wyboru ponosi obwiniony. Jeżeli rzecznik wniósł o orzeczenie kary wydalenia ze służby cywilnej albo kary wydalenia z pracy w urzędzie, a obwiniony nie ma obrońcy z wyboru, przewodniczący składu orzekającego wyznacza obrońcę spośród członków korpusu służby cywilnej.

Na rozprawie

Komisja wydaje orzeczenie po przeprowadzeniu rozprawy, na której wysłuchuje rzecznika i obwinionego oraz jego obrońcy, jeżeli został ustanowiony, a także po rozpatrzeniu innych dowodów mających znaczenie w sprawie. Doręczenie wezwania obwinionemu powinno nastąpić co najmniej siedem dni przed terminem rozprawy. Do doręczania wezwań i innych pism stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Nieusprawiedliwione niestawiennictwo obwinionego nie wstrzymuje rozpoznania sprawy. W razie usprawiedliwionego niestawiennictwa obwinionego bądź niestawiennictwa obwinionego, któremu wezwanie nie zostało prawidłowo doręczone, komisja musi jednak odroczyć rozprawę. Zasadą jest, że rozprawa jest jawna. W uzasadnionych przypadkach skład orzekający może wyłączyć jawność rozprawy, ale ogłoszenie orzeczenia zawsze jest jawne.

Przykład:

Przewodniczący składu orzekającego komisji chce zarządzić, aby – niezależnie od sporządzenia protokołu z przebiegu rozprawy – została ona utrwalona za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk. Przysługuje mu takie uprawnienie. Musi jednak uprzedzić o tym uczestników rozprawy. Do protokołu można dołączyć stenogram z przebiegu rozprawy.

Rozprawę rozpoczyna odczytanie przez rzecznika wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, po czym przewodniczący zwraca się do obwinionego z pytaniem, czy przyznaje się do zarzucanego mu czynu, oraz wzywa go do złożenia wyjaśnień. Następnie komisja przeprowadza postępowanie dowodowe. Może wzywać i przesłuchiwać świadków i biegłych. Jeżeli świadek lub biegły nie może się stawić z powodu przeszkody zbyt trudnej do usunięcia, komisja może zlecić jego przesłuchanie członkowi składu orzekającego.

Rzecznik i obwiniony mogą brać udział w przesłuchaniu. Koszty biegłych powołanych przez komisję i koszty zleconych przez nią ekspertyz ponosi urząd, przy którym działa ta komisja. Komisja może, z ważnych powodów, zarządzić przerwę w rozprawie na nie dłużej niż 48 godzin. Odroczyć rozprawę można na okres nie dłuższy niż 30 dni.

Przykład:

Na rozprawie wyszły na jaw nowe okoliczności będące podstawą do zarzucenia obwinionemu przez rzecznika jeszcze innego czynu niż ten objęty wnioskiem o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego. W takim przypadku komisja powinna zawiesić postępowanie, chyba że za zgodą rzecznika i obwinionego rozpozna sprawę na tej samej rozprawie w zakresie rozszerzonym o nowe zarzuty. W razie zawieszenia postępowania rzecznik powinien uzupełnić wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego w terminie dziesięciu dni.

Rozprawę kończą przemówienia stron i obrońcy, przy czym ostatni głos przysługuje obwinionemu. Po zamknięciu rozprawy i odbyciu narady przewodniczący składu orzekającego ogłasza orzeczenie, przytaczając ustnie najważniejsze motywy uzasadnienia. W sprawach szczególnie zawiłych takie ogłoszenie może być odroczone na czas nieprzekraczający siedmiu dni od dnia zamknięcia rozprawy. Orzeczenie komisji wraz z uzasadnieniem doręcza się stronom w terminie siedmiu dni od dnia jego ogłoszenia.

Wniesienie odwołania

Od orzeczenia komisji strony mogą się odwołać, za pośrednictwem komisji I instancji, do Wyższej Komisji Dyscyplinarnej w ciągu 14 dni od doręczenia orzeczenia. Komisja I instancji przekazuje wówczas odwołanie wraz z aktami sprawy Wyższej Komisji Dyscyplinarnej w terminie 14 dni od dnia otrzymania odwołania. Wyższa Komisja rozpatruje odwołanie w granicach podniesionych w nim zarzutów.

Od jej orzeczeń stronom oraz szefowi służby cywilnej przysługuje odwołanie do sądu apelacyjnego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych właściwego ze względu na miejsce zamieszkania obwinionego. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem Wyższej Komisji. Do rozpoznania takiego odwołania stosuje się przepisy kodeksu postępowania cywilnego o apelacji. Od orzeczenia sądu apelacyjnego nie przysługuje kasacja.

Przykład:

Urzędnik zatrudniony w urzędzie wojewódzkim został obwiniony o naruszenie obowiązku godnego zachowywania się w służbie oraz poza nią (art. 76 ust. 1 pkt 7 u.s.c.). Komisja dyscyplinarna I instancji uznała go za winnego tego czynu i wymierzyła mu karę nagany. W ciągu 14 dni od otrzymania tego orzeczenia obwiniony wniósł, za pośrednictwem komisji I instancji, odwołanie do Wyższej Komisji Dyscyplinarnej. Po przeprowadzeniu rozprawy Wyższa Komisja Dyscyplinarna orzeka o: utrzymaniu w mocy orzeczenia komisji I instancji, zmianie tego orzeczenia w całości lub w części bądź o jego uchyleniu w całości lub w części.

Jeżeli jednak materiał dowodowy zgromadzony przez komisję I instancji nie pozwala na wydanie jednego z tych orzeczeń, Wyższa Komisja orzeka o uchyleniu orzeczenia komisji I instancji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpoznania. Przyjmuje się, że warunkiem dopuszczalności zaskarżenia orzeczenia Wyższej Komisji do sądu jest orzeczenie przez nią co do istoty sprawy. Jeżeli orzeczenie Wyższej Komisji nie kończy postępowania w sprawie, lecz jedynie uchyla zaskarżone orzeczenie i przekazuje sprawę do ponownego rozpoznania, to zaskarżenie takiego rozstrzygnięcia nie jest dopuszczalne. Nie można bowiem zastępować postępowania dyscyplinarnego postępowaniem sądowym (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 21 sierpnia 2000 r., sygn. III APo 10/00, OSA 2001/2/7).

podstawa prawna: art. 113–131 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1111 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 9 kwietnia 2009 r. w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej (DzU z 2009 r. nr 60, poz. 493)

Wnioski dowodowe

W toku postępowania dyscyplinarnego można składać wnioski dowodowe. W takim wniosku należy podać oznaczenie dowodu oraz określić okoliczności, które mają być udowodnione, a także można określić proponowany sposób przeprowadzenia dowodu. Komisja może oddalić wniosek dowodowy, jeżeli:

- okoliczność, która ma zostać udowodniona, nie ma znaczenia dla sprawy,

- okoliczność, której dotyczy wniosek, została już udowodniona zgodnie z twierdzeniem wnioskodawcy,

- dowód jest nieprzydatny do stwierdzenia danej okoliczności,

- wniosek w oczywisty sposób zmierza do przedłużenia postępowania bądź

- dowodu nie da się przeprowadzić.

Podstawą oddalenia wniosku nie może być natomiast okoliczność, że dotychczas przeprowadzone dowody wskazują na fakty odmienne od tych, które chce wykazać wnioskodawca. Oddalenie wniosku dowodowego nie stoi na przeszkodzie późniejszemu dopuszczeniu dowodu, nawet jeżeli nie ujawniły się nowe okoliczności.