Coworking prawników: etyczny ale uwaga na dane osobowe

Korzystanie przez prawników z wynajmowanej przestrzeni biurowej nie narusza etyki, ale wymaga zachowania pewnych środków ostrożności.

Aktualizacja: 04.04.2017 18:07 Publikacja: 04.04.2017 18:04

Coworking prawników: etyczny ale uwaga na dane osobowe

Foto: 123RF

W Warszawie średnia cena biura w dobrej lokalizacji to 23 euro za metr kwadratowy. Na taki wydatek może sobie pozwolić niewielu początkujących pełnomocników – a w zeszłym tygodniu do egzaminów zawodowych przystąpiło ponad 5 tys. aplikantów.

Mogą co prawda prowadzić działalność w domu, ale to wiąże się z pewnymi niedogodnościami. Lepszym i coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest coworking, czyli korzystanie z przestrzeni biurowej współdzielonej z innymi osobami. W tym wypadku koszty spadają do kilkuset złotych, ale mogą pojawić się problemy związane z etyką i tajemnicą zawodową.

Zachować poufność

– Trudno wyobrazić sobie spotkanie z klientem w takim miejscu w obecności osób trzecich, ponieważ naruszałoby to poufność i zaufanie – mówi Ryszard Ostrowski, wiceprezes Krajowej Rady Radców Prawnych. – Ale już pisanie apelacji w biurze mogłoby być teoretycznie dopuszczalne. Nie wolno jednak rozkładać w takim miejscu dokumentów ani korzystać z akt w taki sposób, by choćby teoretycznie wgląd w nie mogły mieć osoby trzecie. Ponadto na względzie należy mieć zapisy kodeksu etyki o wykonywaniu zawodu z należytą starannością oraz nakazujące dbać o godność zawodu radcy prawnego – dodaje wiceprezes.

Kodeksy etyczne radców i adwokatów nie zawierają jednak przepisów odnoszących się wprost do coworkingu.

– Są natomiast zasady wykonywania zawodu w lokalach wraz z innymi osobami – mówi Maciej Ślusarek, przewodniczący Komisji Etyki i Tajemnicy Adwokackiej w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. – Wraz z orzecznictwem sądów dyscyplinarnych wystarczą one do stworzenia jasnych wytycznych, jak mają pracować adwokaci w przestrzeni coworkingowej – tłumaczy.

I wylicza, o co trzeba zadbać: zamykane szafy na akta, osobna przestrzeń na spotkania (np. sale konferencyjne) dla zachowania tajemnicy i komfortu klienta, ochrona dostępu do komputera i sieci, zobowiązanie do zachowania poufności dla personelu biura coworkingowego.

Większość biur coworkingowych, zwłaszcza tych przeznaczonych dla prawników, spełnia te wymagania. Pełnomocnik musi jednak sam pamiętać o tym, żeby np. zablokować komputer, gdy od niego odchodzi, albo też odpowiednio szybko zabrać dokumenty ze wspólnej drukarki (lepiej jednak zainwestować we własną).

Należy także pamiętać o podpisaniu z biurem odpowiednich umów powierzenia danych osobowych klientów, zarówno przetwarzanych online (sieć wewnętrzna), jak i w tradycyjnej korespondencji.

Nie tylko młodzi

Korzystanie z coworkingu nie jest jednak domeną jedynie początkujących radców i adwokatów – często korzystają z nich także ci doświadczeni, żeby zminimalizować koszty. Zdarza się także dzielenie biura przez kilku prawników, np. korzystają z niego w różne dni.

Sale konferencyjne bywają nawet wynajmowane na godziny, np. aby spotkać się z klientem w pobliżu jego siedziby lub sądu. Jest to szczególnie przydatne, gdy pełnomocnik okazjonalnie przyjeżdża do innego miasta i potrzebuje miejsca do pracy. ©?

Opinia dla „Rzeczpospolitej"

Maciej Gutowski, dziekan Okręgowej Rady Adwokackiej w Poznaniu

Samo korzystanie z biur coworkingowych, czy nawet wynajmowanie ich na godziny nie jest naruszeniem etyki adwokackiej. Nie da się jednak prowadzić tej działalności bez poszanowania tajemnicy adwokackiej i prywatności klientów. Dlatego korzystając z takiego biura, trzeba zabezpieczyć akta i dane, najlepiej zamykając je w szafie pancernej albo zabierając ze sobą. Należy też zapewnić odpowiednie warunki spotkań z klientami, wątpię, by któryś zgodził się na rozmowę w pokoju, w którym pracuje jeszcze kilka innych osób. Zarejestrowanie kancelarii pod adresem takiego biura jest możliwe, choć trzeba brać pod uwagę inne usługi w nim świadczone. Niektóre, np. szeroko rozumiana branża rozrywkowa, mogą być nie do pogodzenia z powagą zawodu adwokata. W skrajnych przypadkach nawet uniemożliwią działalność adwokacką.

W Warszawie średnia cena biura w dobrej lokalizacji to 23 euro za metr kwadratowy. Na taki wydatek może sobie pozwolić niewielu początkujących pełnomocników – a w zeszłym tygodniu do egzaminów zawodowych przystąpiło ponad 5 tys. aplikantów.

Mogą co prawda prowadzić działalność w domu, ale to wiąże się z pewnymi niedogodnościami. Lepszym i coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest coworking, czyli korzystanie z przestrzeni biurowej współdzielonej z innymi osobami. W tym wypadku koszty spadają do kilkuset złotych, ale mogą pojawić się problemy związane z etyką i tajemnicą zawodową.

Pozostało 84% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Zawody prawnicze
Korneluk uchyla polecenie Święczkowskiego ws. owoców zatrutego drzewa
Konsumenci
UOKiK ukarał dwie znane polskie firmy odzieżowe. "Wełna jedynie na etykiecie"
Zdrowie
Mec. Daniłowicz: Zły stan zdrowia myśliwych nie jest przyczyną wypadków na polowaniach
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego