W Warszawie średnia cena biura w dobrej lokalizacji to 23 euro za metr kwadratowy. Na taki wydatek może sobie pozwolić niewielu początkujących pełnomocników – a w zeszłym tygodniu do egzaminów zawodowych przystąpiło ponad 5 tys. aplikantów.
Mogą co prawda prowadzić działalność w domu, ale to wiąże się z pewnymi niedogodnościami. Lepszym i coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest coworking, czyli korzystanie z przestrzeni biurowej współdzielonej z innymi osobami. W tym wypadku koszty spadają do kilkuset złotych, ale mogą pojawić się problemy związane z etyką i tajemnicą zawodową.
Zachować poufność
– Trudno wyobrazić sobie spotkanie z klientem w takim miejscu w obecności osób trzecich, ponieważ naruszałoby to poufność i zaufanie – mówi Ryszard Ostrowski, wiceprezes Krajowej Rady Radców Prawnych. – Ale już pisanie apelacji w biurze mogłoby być teoretycznie dopuszczalne. Nie wolno jednak rozkładać w takim miejscu dokumentów ani korzystać z akt w taki sposób, by choćby teoretycznie wgląd w nie mogły mieć osoby trzecie. Ponadto na względzie należy mieć zapisy kodeksu etyki o wykonywaniu zawodu z należytą starannością oraz nakazujące dbać o godność zawodu radcy prawnego – dodaje wiceprezes.
Kodeksy etyczne radców i adwokatów nie zawierają jednak przepisów odnoszących się wprost do coworkingu.
– Są natomiast zasady wykonywania zawodu w lokalach wraz z innymi osobami – mówi Maciej Ślusarek, przewodniczący Komisji Etyki i Tajemnicy Adwokackiej w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. – Wraz z orzecznictwem sądów dyscyplinarnych wystarczą one do stworzenia jasnych wytycznych, jak mają pracować adwokaci w przestrzeni coworkingowej – tłumaczy.
I wylicza, o co trzeba zadbać: zamykane szafy na akta, osobna przestrzeń na spotkania (np. sale konferencyjne) dla zachowania tajemnicy i komfortu klienta, ochrona dostępu do komputera i sieci, zobowiązanie do zachowania poufności dla personelu biura coworkingowego.
Większość biur coworkingowych, zwłaszcza tych przeznaczonych dla prawników, spełnia te wymagania. Pełnomocnik musi jednak sam pamiętać o tym, żeby np. zablokować komputer, gdy od niego odchodzi, albo też odpowiednio szybko zabrać dokumenty ze wspólnej drukarki (lepiej jednak zainwestować we własną).
Należy także pamiętać o podpisaniu z biurem odpowiednich umów powierzenia danych osobowych klientów, zarówno przetwarzanych online (sieć wewnętrzna), jak i w tradycyjnej korespondencji.
To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów
Nie tylko młodzi
Korzystanie z coworkingu nie jest jednak domeną jedynie początkujących radców i adwokatów – często korzystają z nich także ci doświadczeni, żeby zminimalizować koszty. Zdarza się także dzielenie biura przez kilku prawników, np. korzystają z niego w różne dni.
Sale konferencyjne bywają nawet wynajmowane na godziny, np. aby spotkać się z klientem w pobliżu jego siedziby lub sądu. Jest to szczególnie przydatne, gdy pełnomocnik okazjonalnie przyjeżdża do innego miasta i potrzebuje miejsca do pracy. ©?
Opinia dla „Rzeczpospolitej"
Maciej Gutowski, dziekan Okręgowej Rady Adwokackiej w Poznaniu
Samo korzystanie z biur coworkingowych, czy nawet wynajmowanie ich na godziny nie jest naruszeniem etyki adwokackiej. Nie da się jednak prowadzić tej działalności bez poszanowania tajemnicy adwokackiej i prywatności klientów. Dlatego korzystając z takiego biura, trzeba zabezpieczyć akta i dane, najlepiej zamykając je w szafie pancernej albo zabierając ze sobą. Należy też zapewnić odpowiednie warunki spotkań z klientami, wątpię, by któryś zgodził się na rozmowę w pokoju, w którym pracuje jeszcze kilka innych osób. Zarejestrowanie kancelarii pod adresem takiego biura jest możliwe, choć trzeba brać pod uwagę inne usługi w nim świadczone. Niektóre, np. szeroko rozumiana branża rozrywkowa, mogą być nie do pogodzenia z powagą zawodu adwokata. W skrajnych przypadkach nawet uniemożliwią działalność adwokacką.
