Wadium i zabezpieczenie w księgach rachunkowych

Jednostka budżetowa zorganizowała przetarg nieograniczony na wykonanie robót remontowych. Zgodnie z warunkami postępowania przetargowego, wykonawcy uczestniczący w postępowaniu byli zobowiązani do wniesienia wadium, a następnie po rozstrzygnięciu postępowania, wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą - zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Wysokość wadium ustalono na kwotę 3 000 zł, zaś wysokość zabezpieczenia należytego wykonania w wysokości 10 proc. wartości wynagrodzenia wykonawcy.

Niestety, już po ogłoszonym wyborze najkorzystniejszej oferty, wybrany w toku postępowania wykonawca wycofał się z postępowania, czego skutkiem był przepadek wniesionego przez niego wadium. W tej sytuacji jednostka ponownie wybrała najkorzystniejszą ofertę z pozostałych złożonych w tym postępowaniu.

Wykonawca, którego oferta została wybrana, został przed podpisaniem umowy do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 13 000 zł. Zabezpieczenie zostało wniesione.

[b]Zobaczmy, jakich zapisów księgowych powinna dokonać jednostka budżetowa w swoich księgach rachunkowych.[/b]

Wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów to dla jednostki budżetowej organizującej postępowanie przetargowe sumy depozytowe.

Zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji księgowej w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym jednostkach budżetowych określonych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=182586]rozporządzeniu ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 142 poz. 1020 ze zm.)[/link], wszelkie operacje dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe ( kaucje, wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów) podlegają ewidencji na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem rozrachunkowym 240 – „Pozostałe rozrachunki”.

Z uwagi na różne rodzaje sum depozytowych, oraz w celu zachowania przejrzystości, prawidłowości i rzetelności prowadzonych rozliczeń z powyższego tytułu, do wyżej wymienionych kont powinna być prowadzona ewidencja analityczna. Jej szczegółowe zasady powinny wynikać z uregulowań wewnętrznych, do opracowania których zobowiązany jest kierownik jednostki zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawy z 29 września 1994 r. ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.)[/link].

Na uregulowania te składają się:

1) zakładowy plan kont,

2) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości,

3) instrukcja obiegu dokumentów.

Uwzględniając opisane podstawy zapisów księgowych dotyczących sum depozytowych, ewidencja operacji dotyczących wniesienia i przepadku wadium oraz wniesienia zabezpieczenia powinna przedstawiać się następująco:

[b]1) Wniesienie wadium przez wykonawców biorących udział w postępowaniu przetargowym. [/b]

Wn 139 - Inne rachunki bankowe ( w analityce: wadia)

Ma 240 - Pozostałe rozrachunki (w analityce: odpowiednio wykonawcy X i Y)

[b]2) Przypis z tytułu przepadku wadium, w związku z wycofaniem się wykonawcy z postępowania przetargowego. [/b]

Wn 240 - Pozostałe rozrachunki (w analityce: wykonawca X)

Ma 760 - Pozostałe przychody i koszty

[b]3) Przekazanie środków wynikających z przepadku wadium - z rachunku depozytowego na rachunek dochodów.[/b]

Wn 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne

Ma 139 - Inne rachunki bankowe ( w analityce: wadia)

[b]4) Wpływ na rachunek bankowy (subkonto dochodów) - środków stanowiących dochody, pochodzących z przepadku wadium. [/b]

Wn 130 - Rachunki bieżące jednostek budżetowych(subkonto dochodów-analityka § 097)

Ma 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne

[b]5) Przekazanie na rachunek bankowy jednostki samorządowej uzyskanych dochodów z przepadku wadium.[/b]

Wn 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych

Ma 130 - Rachunki bieżące jednostek budżetowych

[b]6) Wpłata zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez wykonawcę Y. [/b]

Wn 139 - Inne rachunki bankowe ( w analityce: zabezpieczenia należytego wykonania umowy)

Ma 240 - Pozostałe rozrachunki (w analityce: wykonawca Y)

[b]7) Zwrot wadium Wykonawcy Y, w związku z wniesieniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz podpisaniem umowy na wykonanie prac remontowych. [/b]