Forma pisma też jest ważna

Pierwszą rzeczą, na jaką zwraca uwagę odbiorca, jest wygląd pisma. Z tego powodu konieczne jest odpowiednie jego dopracowanie. Należy unikać „zbitego”, monotonnego tekstu. Pismo powinno być czytelne, logicznie sformułowane, a także podzielone na uporządkowane części, o jednakowych odstępach między poszczególnymi fragmentami. Nie wystarczy przygotować dokument pod względem merytorycznym, trzeba też zadbać o jego czytelną formę.

Publikacja: 29.01.2014 02:15

Jędrzej Bielecki, Piotr Gursztyn, Monika Kruszewska-Mikucka, Olgierd Kwiatkowski, Kinga Olszewska

• (1) .?..z dnia 2009-05-07 – błędny zapis daty. Po pierwsze przed datą dzienną nie należy używać słowa „dnia". Po drugie taki zapis zakłóca rozumienie tekstu. Czy należałoby go przeczytać: Po rozpatrzeniu wniosku z dnia dwa tysiące dziewiątego roku maja siódmego? Taki element jest nielogiczny i razi odbiorcę.

•(2) ?...nie związanego – niewłaściwy zapis imiesłowu z cząstką „nie". Poprawnie: ... urządzenia niezwiązanego z funkcjonowaniem drogi...

•(3) ?...zezwalam na umieszczenie w drodze wewnętrznej (dz. nr ewid. 420) w S. przyłączy wodociągowego, kanalizacyjnego i gazociągowego do budynku mieszkalnego na działce nr ewid. 427... – najważniejsza część dokumentu. Decyzja powinna zostać wyodrębniona z tekstu i podkreślona. Najlepiej byłoby użyć czcionki pogrubionej.

•(4) ?W tym fragmencie zostały wyliczone warunki, które musi spełnić inwestor, aby podłączenie przyłączy odbyło się zgodnie z prawem. W takiej postaci jest to mało czytelne. Wskazane jest użycie wypunktowanej listy, która zwiększy przejrzystość tekstu: Inwestor zobowiązany jest, aby zachować następujące warunki:

– należy zlokalizować przyłącza w drodze,

– ?przyłącza w miejscu poprzecznego przejścia pod drogą należy umieścić w osłonie itd.

Poszczególne części wyliczenia oddzielamy przecinkami, całość zaś kończymy kropką.

•(5) ?Ta część tekstu również wymaga segmentacji w postaci wyliczenia.

Podczas wykonywania robót w pasie drogowym należy zachować następujące warunki:

•(6) ?Urząd Gminy – błąd polegający na użyciu wielkiej litery. W przypadku niepełnych nazw urzędów używamy małej litery: ...należy powiadomić urząd gminy o planowanym terminie wykonywania robót.

•(7) ?...oznakowanie robót zgodnie z obowiązującymi przepisami – sformułowanie może być dla odbiorcy niejasne. Wskazane byłoby podać źródło, gdzie petent mógłby zapoznać się z tymi przepisami.

•(8) ?Za wszelkie ewentualne szkody w stosunku do drogi... – określenie wyjątkowo niefortunne. Szkoda może zostać wyrządzona osobom, które z drogi korzystają. Droga natomiast może zostać uszkodzona. Mówiąc żartobliwie, droga nie ma świadomości wyrządzonej jej szkody. Lepiej: Za ewentualne uszkodzenie drogi lub spowodowanie szkody wobec osób trzecich...

*(9) ?24 mieś. – błąd polegający na niepoprawnym zapisie skrótu. Słowo w rozwinięciu brzmi „miesięcy", nie ma w nim litery „ś", tylko miękkie „si". Skrót kończy się dlatego na „s": 24 mies.

Całe powyższe pismo nie jest przyjazne odbiorcy. Oprócz zaproponowanych już wypunktowań i wytłuszczenia samej decyzji bardzo ważne jest zastosowanie akapitów, które rozdzielą kolejne partie tekstu. Dzięki temu zabiegowi będzie on bardziej przystępny i zrozumiały.