Wiele razy na wątpliwości firm w tej sprawie odpowiadał generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO). Przedsiębiorcy pytają najczęściej, jak długo mogą przechowywać dokumenty złożone przez kandydata do pracy, który nie został jednak zatrudniony, aby je ewentualnie wykorzystać w przyszłości.
[srodtytul]Czasowe ograniczenia[/srodtytul]
GIODO podkreśla, że przechowywanie przez pracodawcę dokumentów złożonych przez kandydata do pracy (np. jego CV, listu motywacyjnego, referencji itp.), który nie został jednak zatrudniony, aby je ewentualnie wykorzystać w przyszłości, powinno odbywać się z poszanowaniem zasady ograniczenia czasowego. Zasadę taką określa art. 26 ust. 1 pkt 4[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335] ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa). [/link]
Administrator danych musi je przechowywać w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, ale nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Nawet wówczas, gdy określone dane odpowiadają celowi, dla którego są zbierane i są do tego celu adekwatne, nie wynika z tego, że mogą być przetwarzane w nieskończoność. Czasowym wyznacznikiem jest tu osiągnięcie zamierzonego celu przetwarzania (J. Barta, P. Fajgielski, R. Markiewicz, „Ochrona danych osobowych. Komentarz”, Kraków 2007, str. 509 – 510).
Gdy więc rekrutacja na określone stanowisko została już zakończona, a kandydat nie został na nim zatrudniony, dalsze przetwarzanie, w tym przechowywanie przez pracodawcę jego danych osobowych jest bezpodstawne. Ustał bowiem cel, dla jakiego zostały one zebrane. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba, której dane dotyczą, zgodzi się na dalsze wykorzystanie jej danych po zakończonej rekrutacji. Wtedy przetwarzanie przez pracodawcę takich informacji będzie dopuszczalne.
