Art. 1672 kodeksu pracy (k.p.) mówi wprost, że na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym pracodawca jest obowiązany udzielić nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik jest obowiązany zgłosić takie żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych.

W teorii sytuacja kształtuje się jasno. Pracownik ma do wykorzystania w danym roku kalendarzowym pulę czterech dni nieprzewidzianego urlopu, a obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie go na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym. W praktyce jednak instytucja urlopu na żądanie jest powodem licznych nieporozumień z uwagi na niezrozumienie tego instrumentu prawnego. Należy pamiętać, że uprawnienie to nie jest bezwzględne i nie każde żądanie pracownika musi zostać uwzględnione przez pracodawcę. Oznacza to, że należy ochłodzić entuzjazm pracowników snujących wizję przedłużenia długiego weekendu w ostatniej chwili.

Urlop na żądanie nie jest dodatkowym rodzajem urlopu. Jest częścią urlopu wypoczynkowego – dni wolne udzielone w tym trybie zostają przyznane z ogólnej, rocznej puli urlopowej. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozwiewa bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego, w którym wyraźnie wskazuje się, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, wobec czego ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny i poza wyjątkami przewidzianymi wyraźnie w ustawie (np. art. 168 in fine k.p. czy art. 163 § 1 zdanie trzecie k.p.), jak również wynikającymi z charakteru tego uprawnienia (np. możliwość dzielenia tego urlopu na części czy obowiązek udzielenia go w terminie wskazanym przez pracownika), stosują się do niego wynikające z k.p. regulacje urlopowe (wyrok z 16 kwietnia 2008 r., II PK 26/08). Istotne, że w przypadku niewykorzystania czterech dni urlopu na żądanie uprawnienie do wybrania tych dni w terminie zażądanym przez pracownika nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, tj. nie zwiększa puli urlopu na żądanie dostępnego w następnym roku. Dni te można natomiast wykorzystać jako zwykły urlop wypoczynkowy.

Czytaj więcej

Urlop na żądanie tylko z nazwy

Jak wnioskować i udzielać

Z uwagi na incydentalny charakter urlopu na żądanie konieczne będzie zgłoszenie żądania udzielenia go przez pracownika – czyli zawnioskowanie. Forma zgłoszenia chęci skorzystania z takiego urlopu jest niemalże dowolna – np. telefon, SMS, e-mail czy nawet faks (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., SNO 29/13). Oczekiwanie pracodawcy złożenia pisemnego oświadczenia pracownika o chęci wykorzystania urlopu w trybie ekspresowym przeczyłoby istocie tej instytucji, która skrojona jest na miarę sytuacji nieprzewidzianych. Kluczowe jest wyraźne poinformowanie pracodawcy o chęci skorzystania z takiego urlopu w danym dniu.

We wniosku należy wyraźnie określić, w jakim terminie pracownik zamierza skorzystać z urlopu na żądanie. Z praktycznego punktu widzenia i dla celów dowodowych, warto byłoby, gdyby w dokumentacji pracownika pozostał jakikolwiek ślad złożenia takiego wniosku, co m.in. ułatwi późniejsze kalkulacje należności za ten dzień i usprawiedliwi nieobecność pracownika w danym dniu lub dniach.

Kolejnym elementem decydującym o możliwości skorzystania z urlopu na żądanie jest dochowanie stosownego terminu. Pracownicy mają do dyspozycji wyłącznie cztery dni w danym roku kalendarzowym z przeznaczeniem na urlop na żądanie. Wniosek pracownika powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go czasu pracy. Jak wskazuje się w orzecznictwie, regulamin pracy lub przyjęta praktyka pracodawcy mogą przewidywać także późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie (wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06), jednakże wprowadzenie takiego rozwiązania bywa bardzo problematyczne.

Biorąc pod uwagę tryb i organizację pracy w danym dniu, warto ustalić, że żądanie udzielenia takiego urlopu powinno nastąpić przed rozpoczęciem pracy, z możliwym wyprzedzeniem, by pracodawca miał sposobność zorganizowania zastępstwa nieobecnego pracownika lub poinformowania klientów o nieprzewidzianych opóźnieniach w realizacji zadań bądź odwołanych spotkaniach. Dlatego też warto, by pracownicy mieli to na uwadze i poinformowali przełożonego e-mailem czy nawet SMS-em chociażby wcześniejszego dnia wieczorem. Należy pamiętać, że pracodawcy są związani terminem urlopu na żądanie wskazanym we wniosku. Dla pracownika nie będą zatem wiążące sugestie pracodawcy o możliwości udzielenia urlopu na żądanie w innym okresie niż wskazany, co przeczyłoby istocie tego rozwiązania.

W braku szczególnych przesłanek pozwalających na odrzucenie wniosku pracownika, pracodawca jest nim związany. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach może takiej zgody nie udzielić. Nie oznacza to jednak, że samo złożenie wniosku uprawnia pracownika do niepojawienia się w pracy danego dnia. W każdym wypadku reakcja pracodawcy (bezpośredniego przełożonego) jest konieczna. Każdy urlop, w tym także na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje pozytywna decyzja pracodawcy zakomunikowana pracownikowi.

Do wykorzystania urlopu na żądanie nie uprawnia zatem pracownika samo złożenie przez niego wniosku (żądania), tj. samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., SNO 29/13), konieczne jest połączenie wniosku pracownika z decyzją pracodawcy. Dla zachowania jasności warto, by pracodawca jakkolwiek zareagował na wniosek pracownika – krótki SMS lub telefoniczne potwierdzenie będą wystarczające. Jeżeli pracodawca w ogóle nie zareaguje na wniosek lub nie zgodzi się na urlop, nie podając żadnych okoliczności uzasadniających odmowę udzielenia urlopu na żądanie, to w świetle aktualnego orzecznictwa przyjmuje się, że pomimo nieudzielenia urlopu nieobecność w pracy pracownika będzie usprawiedliwiona. Z perspektywy pracodawcy należy zwrócić szczególną uwagę na stanowisko NSA w wyroku z 1 października 2018 r. (I OSK 2426/16) wskazujące, iż milczenie pracodawcy oznacza zgodę i mimo wszystko za każdym razem musi ustosunkować się do wniosku pracownika.

Na marginesie należy zaznaczyć, że notoryczne odrzucanie wniosków urlopowych konkretnego pracownika stanowi nie tylko szykanę, ale i wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które sankcjonowane jest w k.p.

Czy pracodawca może odmówić

Pracodawcy powinni udzielić urlopu na żądanie wnioskującym o to pracownikom. Obowiązek ten nie jest jednak bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy lub zakładu pracy wymaga obecności pracownika w pracy w tym konkretnym dniu (wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09). Przepisy nie definiują takich szczególnych okoliczności i uzależnione one będą od potrzeb i decyzji danej organizacji. Może okazać się, że taką ważną przyczyną odmawiającą udzielenia urlopu na żądanie może być zaplanowane spotkanie z kluczowym kontrahentem tego dnia, upływ terminu na realizację ważnego projektu czy brak możliwości znalezienia zastępstwa w tak krótkim czasie. By uniknąć jakichkolwiek wątpliwości interpretacyjnych w odniesieniu do decyzji pracodawcy, należy zauważyć, iż ciąży na nim bezwzględny obowiązek wyraźnego zaakcentowania swojej woli poprzez udzielenie bądź ostatecznie odmowę udzielania takiego urlopu i możliwe krótkie uzasadnienie negatywnej decyzji.

Pracodawcy powinni być szczególnie ostrożni przy podejmowaniu decyzji odmawiającej udzielenia urlopu na żądanie i dokonywać tego tylko w szczególnie uzasadnionych i wyjątkowych przypadkach. Nieudzielanie urlopu stanowi bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od tysiąca do nawet 30 tysięcy złotych (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Sam sobie da

Aby uniknąć niepotrzebnych niedomówień i niepewności po stronie pracownika wnioskującego o udzielenie urlopu na żądanie, należy poinformować go o decyzji w zakresie udzielenia bądź odmowy udzielenia takiego urlopu. Rozpoczęcie jakiegokolwiek urlopu przed formalnym udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, stanowiącą ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, za które w uzasadnionych przypadkach można otrzymać wypowiedzenie dyscyplinarne (postanowienie SN z 11 września 2012 r., III PK 17/12).

To samo dotyczy niedopuszczalnej sytuacji, w której pracownik rozpoczął świadczenie pracy w danym dniu i następnie po kilku godzinach opuścił miejsce pracy, wystosowawszy wniosek o udzielenie urlopu na żądanie, w tym właśnie dniu. Takie zachowanie należy traktować jako bezprawne, tj. naruszające podstawowy obowiązek pracowniczy w postaci konieczności przestrzegania ustalonego u pracodawcy czasu pracy, co uzasadnia wyciągnięcie konsekwencji wobec takiego pracownika (wyrok SN z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).

Udzielenie urlopu wypoczynkowego, także na żądanie, pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby jest niezgodne z prawem (wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09). W takich sytuacjach pracownik powinien udać się do lekarza i otrzymać zwolnienie lekarskie, nie narażając siebie i pracodawcy na obchodzenie w ten sposób przepisów prawa pracy.

Krystian Stanasiuk jest radcą prawnym, partnerem i szefem zespołu prawa pracy w kancelarii Taylor Wessing,

a Michał Zabost jest tam prawnikiem.