Art. 1672 kodeksu pracy (k.p.) mówi wprost, że na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym pracodawca jest obowiązany udzielić nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik jest obowiązany zgłosić takie żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych.
W teorii sytuacja kształtuje się jasno. Pracownik ma do wykorzystania w danym roku kalendarzowym pulę czterech dni nieprzewidzianego urlopu, a obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie go na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym. W praktyce jednak instytucja urlopu na żądanie jest powodem licznych nieporozumień z uwagi na niezrozumienie tego instrumentu prawnego. Należy pamiętać, że uprawnienie to nie jest bezwzględne i nie każde żądanie pracownika musi zostać uwzględnione przez pracodawcę. Oznacza to, że należy ochłodzić entuzjazm pracowników snujących wizję przedłużenia długiego weekendu w ostatniej chwili.
Urlop na żądanie nie jest dodatkowym rodzajem urlopu. Jest częścią urlopu wypoczynkowego – dni wolne udzielone w tym trybie zostają przyznane z ogólnej, rocznej puli urlopowej. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozwiewa bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego, w którym wyraźnie wskazuje się, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, wobec czego ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny i poza wyjątkami przewidzianymi wyraźnie w ustawie (np. art. 168 in fine k.p. czy art. 163 § 1 zdanie trzecie k.p.), jak również wynikającymi z charakteru tego uprawnienia (np. możliwość dzielenia tego urlopu na części czy obowiązek udzielenia go w terminie wskazanym przez pracownika), stosują się do niego wynikające z k.p. regulacje urlopowe (wyrok z 16 kwietnia 2008 r., II PK 26/08). Istotne, że w przypadku niewykorzystania czterech dni urlopu na żądanie uprawnienie do wybrania tych dni w terminie zażądanym przez pracownika nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, tj. nie zwiększa puli urlopu na żądanie dostępnego w następnym roku. Dni te można natomiast wykorzystać jako zwykły urlop wypoczynkowy.
Czytaj więcej
Pracownik ma prawo wykorzystać cztery dni urlopu w roku w trybie nagłym. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi udzielić mu tego wolnego w każdym przypadku, bez względu na okoliczności.
Jak wnioskować i udzielać
Z uwagi na incydentalny charakter urlopu na żądanie konieczne będzie zgłoszenie żądania udzielenia go przez pracownika – czyli zawnioskowanie. Forma zgłoszenia chęci skorzystania z takiego urlopu jest niemalże dowolna – np. telefon, SMS, e-mail czy nawet faks (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., SNO 29/13). Oczekiwanie pracodawcy złożenia pisemnego oświadczenia pracownika o chęci wykorzystania urlopu w trybie ekspresowym przeczyłoby istocie tej instytucji, która skrojona jest na miarę sytuacji nieprzewidzianych. Kluczowe jest wyraźne poinformowanie pracodawcy o chęci skorzystania z takiego urlopu w danym dniu.