W czasach, gdy w celu walki z pandemią koronawirusa możliwość odbywania zgromadzeń została istotnie ograniczona, wielu przedsiębiorców zastanawiało się, jak wpłynie to na funkcjonowanie organów korporacyjnych. Kolejne spółki, zarówno te kontrolowane przez Skarb Państwa, takie jak PGNiG S.A., jak i kontrolowane przez inne podmioty, by wymienić tylko Agorę S.A. i Asseco SEE S.A., informowały o odwołanych posiedzeniach organów właścicielskich. Normalnie nie mogą również odbywać się posiedzenia organów menadżerskich – zarządów i rad nadzorczych.
Rozwiązaniem powyższego problemu jest wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej. Niestety, polskie przepisy nie regulowały dotychczas możliwości ich użycia do odbywania posiedzeń zarządów, co mogło niekiedy rodzić praktyczne wątpliwości w tym zakresie. W wypadku zaś rad nadzorczych i organów właścicielskich o dopuszczalności ich wykorzystania musieli przesądzić wspólnicy w umowie (statucie) spółki. Nawet w tych spółkach, które przewidziały taką możliwość, obowiązywał ustawowy zakaz wyboru w tym trybie przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.
Ponieważ do zmiany umowy (statutu) spółki niezbędne jest podjęcie uchwały przez organ właścicielski oraz jej zarejestrowanie przez KRS, możliwość szybkiego dostosowania się przez spółki do sytuacji wywołanej koronawirusem była ograniczona. Co więcej, nawet te spółki, które przewidziały tą możliwość, nie mogły rozstrzygać bez odbycia posiedzenia o tzw. „sprawach osobowych".
Naprzeciw tym problemom wychodzą przyjęte przez Sejm 27 marca 2020 r. przepisy nowelizujące Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z ich złożeniami dopuszczalność zdalnego odbywania posiedzeń organów menadżerskich ma być standardem. W znowelizowanych przepisach znalazły się również rozwiązania pozwalające na umożliwienie wspólnikom udziału w posiedzeniach organów właścicielskich przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności przewidzenia tego w umowie (statucie) spółki. Respektując prawo wspólników do decydowania o organizacji prac organów spółki, znowelizowane przepisy regulują powyższe kwestie przepisami dyspozytywnymi, pozostawiając im możliwość rozstrzygnięcia w umowie (statucie) spółki o wyłączeniu możliwości ich wykorzystania.
W odniesieniu do posiedzeń organów właścicielskich o wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej rozstrzyga zwołujący. Przy podejmowaniu decyzji może on więc uwzględnić szereg okoliczności, takich jak chociażby materia, która ma być przedmiotem posiedzenia, czy uwarunkowania techniczne. Co również istotne przyjęty projekt nie uszczupla w żadnym stopniu praw tych wspólników, którzy w dalszym ciągu chcieliby wziąć udział w posiedzeniu, które będzie się odbywało fizycznie. Szczegółowe zasady udziału w posiedzeniach organów właścicielskich mają zostać określone w uchwalonym przez radę nadzorczą regulaminie, zaś w spółkach z o.o., które nie mają rady nadzorczej rozstrzygnięcie przez wspólników. Rozwiązanie to pozwala dostosować mechanizmy do specyfiki spółki, a jednocześnie modyfikować je w miarę postępu technicznego.
