Systemy ERP dla firm MSP

System klasy ERP do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem jeszcze do niedawna był dla mniejszych firm zbyt drogi i niekoniecznie potrzebny. Jednak w ostatnim czasie zarówno potrzeby firm w zakresie rozwiązań informatycznych, jak i oferta producentów bardzo się zmieniły.

Firmy rozwijają się, wkraczają na nowe rynki i widzą, że bez zintegrowanego systemu do zarządzania coraz trudniej funkcjonować i być konkurencyjnym. Jednocześnie cena takiego oprogramowania przestała być barierą. System ERP można wdrożyć już nawet za kilka tysięcy złotych, a korzyści z takiej inwestycji są zazwyczaj wielokrotnie więcej warte.

Zwiększone zapotrzebowanie na ERP zachęciło producentów do przygotowania specjalnych propozycji dla niewielkich przedsiębiorstw. Na przykład parę lat temu na naszym rynku pojawiło się Navireo Insertu. Firmom średnim Macrologic oferuje od kilku lat Xpertis. Od tego roku dostępna jest Quatra Sygnity.

Także światowi producenci dostosowują swoje systemy do potrzeb mniejszych klientów. Implementacja nowoczesnych rozwiązań IT nie wiąże się już z tak dużymi kosztami uruchomienia i późniejszego użytkowania, jak to było wcześniej.

Mali też kupują

Obecnie najwięcej systemów ERP jest kupowanych właśnie przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Potwierdza to analiza przeprowadzona przez Instytut Keralla Research. Wynika z niej, że najwięcej projektów wdrożeniowych jest realizowanych w przedsiębiorstwach zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Mniejsze firmy z tej grupy częściej decydują się na instalowanie pojedynczych modułów i funkcji, np. do zarządzania relacjami z klientem (CRM) lub aplikacji do obsługi sprzedaży internetowej. Co zrozumiałe, najczęściej systemy kupują lub wymieniają firmy z dłuższym stażem na rynku.

Z badania przeprowadzonego przez TNS na zlecenie marki Quatra wynika, że 18 proc. przedsiębiorstw działających na polskim rynku od 6 – 10 lat i 29 proc. firm funkcjonujących na rynku dłużej niż 10 lat, średnio co 5 – 6 lat wymienia system informatyczny. Mikrofirmy są mniej zainteresowane zakupem nowoczesnych narzędzi IT. Za to są potencjalnymi użytkownikami systemów w chmurze.

– Właścicieli małych i średnich firm nie trzeba już przekonywać do chmury. Natomiast mikroprzedsiębiorcy wciąż z rezerwą podchodzą do nowych technologii i nie dostrzegają w pełni korzyści, jakie mogą mieć z usług w chmurze. Jestem przekonany, że w perspektywie dwóch – trzech lat korzystanie z chmury będzie powszechne – mówi Adam Smuk z Sygnity.

Łatwy i mobilny

Potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw są bardzo różne, w dużej mierze zależą od charakteru działalności, sposobów zarządzania i planów dalszego rozwoju.

– Klienci rzadziej pytają o konkretne funkcje, a coraz częściej szukają gotowych rozwiązań uwzględniających specyfikę konkretnej branż – mówi Jarosław Witwicki, dyrektor sprzedaży i członek zarządu Macrologic.

– Rośnie zainteresowanie aplikacjami obsługującymi nowe kanały sprzedaży, takimi jak moduł sprzedaży internetowej umożliwiający integrację z serwisami aukcyjnymi Allegro i eBay czy też sklepami internetowymi. Firmy produkcyjne duży nacisk kładą na księgowe rozliczenia produkcji, odpowiednie zarządzanie zasobami i czasem pracy – mówi Mariusz Jeleń z Insert.

91 proc.

użytkowników smartfonów i tabletów chce mieć za pośrednictwem systemu ERP dostęp do danych klientów

Na pewno firmy z sektora MSP poszukują rozwiązań użytecznych i łatwych w obsłudze. Jak potwierdzają firmy wdrożeniowe, na każdym spotkaniu pada pytanie o ergonomię pracy z systemem.

Firma UseLab zajmująca się m.in. zagadnieniami użyteczności rozwiązań informatycznych przeprowadziła niedawno badanie dotyczące oczekiwań użytkowników ERP. Osoby decydujące o sposobie pozyskiwania informacji z systemu klasy ERP (w tym menedżerowie i specjaliści IT) mają oczywiście odmienne oczekiwania niż pracownicy, którzy na co dzień korzystają z narzędzi systemowych, ale w obu grupach pojawiły się wspólne preferencje dotyczące m.in. ergonomii interfejsu i możliwości łatwego grupowania informacji.

Coraz ważniejsza jest też mobilność, ponieważ coraz częściej pracujemy poza firmą. Dlatego rośnie zainteresowanie zdalnym dostępem do oprogramowania. Klienci chcą używać ERP za pomocą swoich tabletów czy smartfonów.

Jak wynika z badania, większości użytkowników zależy na dostępie do takich informacji jak: dane klientów (91 proc.), dane dostawców (73 proc.), status zapłaty faktury (73 proc), podgląd kont księgowych (64 proc), wystawianie faktur (73 proc.), fotografowanie faktur (55 proc.).

Chmura zwalnia z inwestycji

Zwykle inwestowanie w informatykę oznacza dla klienta skumulowany wydatek na początku projektu (zakup sprzętu, licencji, szkolenia personelu, okablowanie, systemy back-upowe itp.). Chęć posiadania wszystkiego na własność sprawia, że dla wielu przedsiębiorstw koszty są dużą barierą, zwłaszcza że trzeba uwzględnić również wydatki związane z utrzymaniem, ochroną i użytkowaniem systemu. Dlatego wiele firm decyduje się na rozwiązania tańsze, a zatem nierzadko i gorsze.

Wszystkich tych wad nie ma oprogramowanie udostępniane w modelu Software as a Service (w chmurze). W przypadku takich rozwiązań koszty w pierwszych latach są zdecydowanie niższe w porównaniu z kosztami zakupu systemu. Ponadto firma może korzystać z aplikacji w chmurze za pomocą dowolnych urządzeń mobilnych, co jest bardzo wygodną opcją.

Analitycy IDC prognozują, że w 2012 roku aż 80 proc. nowych komercyjnych aplikacji dla przedsiębiorstw będzie wdrożonych jako chmura. Już teraz ten model cieszy się rosnącą popularnością. Na przykład Comarch w modelu usługowym oferuje systemy ERP i finansowo-księgowe, program do uruchomienia sklepu internetowego, narzędzie do backupu danych (iBard24. pl), a od kwietnia 2012 r. również nowy program dla małych firm – iFaktury24. pl.

– Obecnie model SaaS cieszy się coraz większym zainteresowaniem nie tylko ze względu na koszty oraz łatwość wdrożenia, ale też ze względu na niezwykłą wszechstronność. Jest już poważnym konkurentem dla bardziej tradycyjnego oprogramowania. Dynamika wzrostu tradycyjnego IT do 2015 roku będzie jednocyfrowa, tempo wzrostu rynku chmury obliczeniowej jest nieporównywalnie wyższe – mówi Łukasz Żur z Comarch.

Jednak część dystrybutorów i producentów uważa, że polski rynek ERP w chmurze jest jeszcze bardzo młody i minie trochę czasu, zanim dojrzeje.

– Nasz rynek jest specyficzny. Na razie rozwiązania w chmurze nie są jeszcze bardzo popularne. Powodem może być słaba jakość usług dostępu do Internetu i cena hostingu tych aplikacji. Często własna lokalizacja serwera wcale nie jest rozwiązaniem droższym. A atrakcyjną alternatywą dla abonamentu w modelu SaaS jest leasing oprogramowania – twierdzi Mariusz Jeleń z Insert.

Powiedzieli  dla „Rz"

Janusz Małgorzaciak, ekspert rozwiązań ERP w polskim oddziale Microsoft

Firmy MSP poszukują skalowalnych i elastycznych systemów ERP, które można zmodyfikować w zależności od zmieniających się potrzeb. Ważne, aby były łatwe i intuicyjne w obsłudze, a także kompatybilne z pozostałymi programami informatycznymi funkcjonującymi w firmie. Przełoży się to na sprawne użytkowanie systemu oraz oszczędności z powodu braku szkoleń pracowników. Małe i średnie przedsiębiorstwa muszą szybciej podejmować strategiczne decyzje niż duże firmy, gdyż między nimi jest silniejsza konkurencja. Dlatego każdej takiej firmie potrzebna jest funkcjonalność umożliwiająca dokładną kontrolę finansów, wgląd w prowadzone działania oraz wychwytywanie pojawiających się szans i zagrożeń.

Mariusz Jeleń, menedżer ds. Navireo, Insert

Inwestycja w zaawansowany system informatyczny jest zazwyczaj sporym, ale i opłacalnym wydatkiem. Koszt licencji zależy od liczby użytkowników oraz funkcjonalności, w jaką będą wyposażone poszczególne stanowiska. Przy kilkunastu użytkownikach systemu cena ta powinna zmieścić się w przedziale od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Istotnym składnikiem kosztów jest cena wdrożenia; mniej więcej odpowiada ona cenie licencji. Zdarzają się wdrożenia, które ograniczają się do sprofilowania funkcjonalności dla określonych typów użytkowników; wówczas koszt takich prac jest niższy. Jeśli jednak system ma odwzorować bardziej zaawansowane procesy biznesowe, to cena wdrożenia może być nawet kilka razy wyższa od wartości licencji.

Adam Smuk, dyrektor marketingu, marka Quatra, Sygnity