Wynajmujący też ma swoje prawa

Rz: Czytelniczka formalnie już odziedziczyła mieszkanie po babci. Chce je wynająć. Od czego powinna zacząć formalności związane z najmem?

Piotr Świniarski, adwokat, wspólnik w Kancelarii BJKS Law & Tax: Po pierwsze, od strony podatkowej należy odpowiedzieć na pytanie, jaką formę opodatkowania wybrać.

Najem można rozliczyć za pomocą trzech sposobów:

- według skali podatkowej, czyli na zasadach ogólnych (stawki 18 i 32 proc.);

- jako ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (8,5 proc.);

- w ramach działalności gospodarczej – opodatkowanie na zasadach ogólnych (stawki 18 i 32 proc.) lub podatek liniowy (19 proc.).

Co do zasady w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej lub nieruchomości, które planuje wynajmować, nie są związane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, źródłem będzie najem prywatny.

Rozliczenia dokonuje się w zeznaniu rocznym, a podatnik chcący wynajmować w ten sposób nieruchomość nie musi o tym fakcie informować urzędu skarbowego. Ponadto podatnik jest zobowiązany do wpłacania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

Aby rozliczać się ryczałtem, należy złożyć oświadczenie o wyborze opodatkowania tym sposobem do urzędu skarbowego do 20 stycznia danego roku, a jeśli najem rozpoczyna się w trakcie roku – do dnia otrzymania pierwszego przychodu z najmu. W przypadku gdy najem dokonywany jest w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wyboru formy opodatkowania dokonuje się w składanym wniosku o założenie działalności gospodarczej na formularzu CEIDG-1.

Jaką umowę najmu najlepiej zawrzeć?

W przypadku najmu lokali mieszkalnych prywatnie warto zawrzeć umowę tzw. najmu okazjonalnego, który został uregulowany w ustawie o ochronie praw lokatorów. Jest to bezpieczniejsza opcja dla najemcy niż zwykła umowa najmu. Umowa najmu nie może pozostawiać pola do nieporozumień i powinna obejmować wszelkie sporne kwestie, które mogą się pojawić w trakcie wynajmu. Przede wszystkim umowa ta powinna być zawarta na piśmie. Musi zawierać datę oraz miejsce jej zawarcia, określenie stron umowy oraz jak najdokładniejsze określenie przedmiotu najmu.

W umowie powinno się precyzyjnie określić lokal będący przedmiotem umowy, jego metraż, stan prawny, adres, termin rozpoczęcia najmu i czas jego trwania. Kolejnym elementem koniecznym jest określenie wysokości czynszu oraz termin i sposób dokonywania płatności.

W umowie powinno się również znaleźć określenie uprawnień i obowiązków stron stosunku najmu oraz tego, kto odpowiada za prace modernizacyjne albo naprawy. W celu spisania takiej umowy zawsze warto zwrócić się o pomoc do prawnika. Wówczas możemy mieć pewność, że umowa taka będzie najpełniej chroniła nasze interesy jako wynajmującego lub najemcy.

Czy najem okazjonalny to dobre rozwiązanie? Co gwarantuje umowa spisana u notariusza?

Najem okazjonalny to szczególny przypadek najmu. Gwarantuje on właścicielom nieruchomości skuteczniejszą ochronę ich własności, co sprawia, że jest on dla nich bardziej korzystny od tradycyjnej umowy najmu. Jeśli wraz z zakończeniem umowy najemca nie chce opuścić mieszkania, umowa najmu okazjonalnego z zawartymi w niej zapisami pozwala w efektywny sposób pozbyć się najemcy z lokalu bez konieczności prowadzenia postępowania sądowego w zakresie eksmisji.

Umowa o najem okazjonalny powinna być sporządzona na piśmie pod rygorem nieważności. Powinna ona określać, tak jak klasyczna umowa najmu: dane osobowe obu stron oraz zasady obowiązujące pomiędzy wynajmującym a najemcą: m.in. okres obowiązywania umowy (może być zawarta tylko na czas oznaczony), szczegóły dotyczące czynszu i kaucji zabezpieczającej.

Do umowy najmu okazjonalnego muszą zostać załączone określone dokumenty: oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego w terminie wskazanym w żądaniu opróżnienia lokalu, oraz oświadczenia właściciela lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie rozwiązania umowy, że go do siebie przyjmie.

Właściciel musi zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania. Ma na to 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Czytelniczka pyta o wady i zalety wyboru rodzaju opodatkowania najmu.

Opodatkowaniu według skali podatkowej podlega dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Do nich można zaliczyć na przykład amortyzację lokalu czy koszty wyposażenia i remontów. Jeżeli zatem podatnik poniesie wysokie koszty uzyskania przychodu, warto zastanowić się nad metodami opodatkowującymi dochód. Dodatkowo wybór skali podatkowej uprawnia do szerokiego katalogu preferencji i ulg podatkowych przewidzianych w przepisach podatkowych, m.in. rozliczenia z małżonkiem.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku skali podatkowej dokonuje się zsumowania wszystkich dochodów opodatkowanych w ten sposób i od ich sumy liczony jest podatek. To może spowodować, że w ostatecznym rozrachunku dochód z prywatnego najmu będzie opodatkowany wyższą 32 proc. stawką podatku (ma ona zastosowanie do dochodu ponad kwotę 85 528 zł).

Z kolei zaletą ryczałtu jest przede wszystkim niska, 8,5-proc. stawka podatku. W przypadku ryczałtu opodatkowaniu podlega przychód – bez pomniejszania go o koszty. Jest on zatem najbardziej korzystny w sytuacji, kiedy najem nie generuje wysokich kosztów. Dodatkową zaletą jest to, że jako podatek od przychodu nie zwiększa on sumy dochodów do opodatkowania według skali podatkowej.

Alternatywą dla dwóch powyższych form opodatkowania najmu prywatnego jest – jak wspomniałem – najem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wybór tej formy rozliczeń wiąże się przede wszystkim z otwarciem działalności gospodarczej, co pociąga za sobą kolejne obowiązki i koszty, jak np. opłacanie co miesiąc z tego tytułu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Kolejnym minusem jest konieczność prowadzenia księgowości. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość wyboru stawki liniowej – 19 proc.

Trzeba też pamiętać, że zawsze należy zgłosić umowę najmu okazjonalnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, bez względu na wybrany sposób opodatkowania.

W jakich odstępach czasowych trzeba się rozliczać, wypełniać deklaracje podatkowe?

W przypadku skali podatkowej podatnik zobowiązany jest do obliczania i wpłacania w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, począwszy od miesiąca, w którym dochody opodatkowane skalą przekroczyły kwotę wolną (3091 zł). Zaliczkę za ostatni miesiąc roku podatkowego podatnik musi wpłacić do 20 stycznia następnego roku. Ostateczne rozliczenie za dany rok podatkowy następuje w zeznaniu rocznym składanym w terminie do 30 kwietnia na formularzu PIT-36, wraz z innymi dochodami podatnika opodatkowanymi według skali.

Ryczałt od najmu należy samodzielnie obliczać i wpłacać na rachunek urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca albo raz na kwartał w przypadku wyboru kwartalnego opłacania ryczałtu. Ryczałt za grudzień podlega wpłacie w terminie złożenia zeznania  PIT-28, tj. 31 stycznia następnego roku. Przychodów nie sumuje się zatem z pozostałymi zarobkami, a kwotę z najmu opodatkuje się według stawki 8,5 proc. Ustawodawca przewidział również przypadki, w których dopuszcza opłacanie ryczałtu raz na kwartał, do 20. dnia następnego miesiąca po upływie kwartału, za który ryczałt ma być opłacony, a za ostatni kwartał roku podatkowego – w terminie złożenia zeznania rocznego. Możliwość ta jest przewidziana, jeśli przychody z tytułu najmu w roku poprzedzającym nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 25 tys. euro, a wynajmujący w terminie do 20 stycznia zawiadomi o dokonanym wyborze kwartalnego opłacania ryczałtu naczelnika urzędu skarbowego, właściwego według miejsca swojego zamieszkania.

W przypadku gdy dochód z najmu jest dochodem z działalności gospodarczej, opodatkowanym podatkiem liniowym, zaliczkę na podatek należy opłacić do 20. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu lub kwartale, nawet jeśli kwota ta jest minimalna. Także w tym przypadku podatnik rozlicza się w zeznaniu rocznym, składając formularz PIT-36, jako źródło przychodów wskazując jednak tym razem w swojej deklaracji „pozarolniczą działalność gospodarczą".

Co obniży podatki wynajmującemu?

W przypadku ryczałtu podstawą do obliczenia podatku jest przychód, bez pomniejszania go o koszty, więc nie ma możliwości obniżenia należnego podatku. Natomiast w przypadku zasad ogólnych i działalności gospodarczej podstawą opodatkowania jest dochód, a więc przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Nie każdy wydatek można jednak zaliczyć do kosztów uzyskania i tym samym obniżać przychód. Konieczne jest, by wydatek miał związek z uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, jakim jest najem. Podstawowym kosztem jest wartość odpisu amortyzacyjnego z tytułu zużycia wynajmowanej nieruchomości. Do kosztów uzyskania przychodu można także zaliczyć: koszty wyposażenia i remontów, czynsze płacone do spółdzielni lub wspólnoty, odsetki od kredytu zaciągniętego na zakup nieruchomości, usługi podłączenia mediów, telewizji, internetu.

Jeśli jednak z postanowień umowy najmu wynika, że wynajmujący ponosi jakiś wydatek ze swoich środków – np. opłaty za media, to wynajmujący nie może ich rozliczyć do swoich kosztów podatkowych.

Czy przerwać płacenie podatku, gdy najemca ma zaległości i nie płaci dwa miesiące, ale obiecuje, że ureguluje całość należności? Jakie formalności trzeba wtedy załatwić?