Rz: Opłaty za najem biura to nie tylko czynsz. Składników jest zwykle więcej: opłaty eksploatacyjne, podatki, opłaty lokalne, za media, telekomunikację. Z jakimi jeszcze opłatami dodatkowymi powinni się liczyć najemcy?

Łukasz Mazurczak, dyrektor w dziale zarządzania nieruchomościami biurowymi w firmie JLL. Zarządca z ponad 15-letnim doświadczeniem. Zajmuje się portfelem nieruchomości biurowych zarządzanych przez JLL. Jest specjalistą w opracowywaniu strategii zakupów portfelowych energii. Współpracował z deweloperami, funduszami inwestycyjnymi i innymi właścicielami nieruchomości (m.in. z RREEF, Peakside, CA Immo, HB Reavis, Skanska, GLL, Ghelamco, Heitman, Aviva, GE Real Estate):

Koszty najmu powierzchni mogą się czasem wydawać workiem bez dna. Jest w nich wszystko: czynsz, opłaty eksploatacyjne, w tym: podatki, opłaty lokalne, koszty konserwacji i utrzymania budynku, refaktury kosztów za wszystkie media, telekomunikację itp.

W umowie najmu lub w załączniku do niej znajduje się wprawdzie lista opłat, ale właściciele nieruchomości zostawiają sobie otwartą furtkę, aby ten katalog uzupełnić. Umowa w zakresie opłat eksploatacyjnych powinna obejmować koszty związane z utrzymaniem budynku i jego powierzchni wspólnych. Warto pamiętać, że za utrzymanie powierzchni odpowiadają najemcy.

Co zalicza się do tzw. kosztów stałych i zmiennych opłat eksploatacyjnych?

Koszty stałe – przewidywalne to: ubezpieczenia, podatki, opłaty lokalne, podatki od nieruchomości, opłaty za użytkowanie wieczyste. Są to także stałe umowy serwisowe.

Natomiast koszty zmienne wynikają głównie z zużycia mediów i materiałów eksploatacyjnych. Do kosztów związanych z obsługą nieruchomości należą koszty sprzątania (ogólne, ale także mycie fasady czy konserwacja okładzin kamiennych), opłaty za ochronę i recepcję budynku, utrzymanie terenów zielonych, opłaty za zarządzanie i utrzymanie techniczne, a także za naprawy i materiały eksploatacyjne (kontrakt z firmą techniczną, nadzór pożarowy, obsługa systemów pożarowych, praca audytora ds. pożarowych, który weryfikuje protokoły dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego).

Koszty te obejmują również utrzymanie zieleni w budynku i na zewnątrz, a także wystrój recepcji (kwiaty, rośliny doniczkowe). Do kosztów zmiennych należy też zaliczyć wszystkie opłaty za media (elektryczność, ogrzewanie, woda, gaz) oraz segregację i wywóz śmieci. Bardzo istotnym elementem kosztów utrzymania powierzchni wspólnych są wydatki związane z dostarczeniem energii elektrycznej, ciepła, wody.

Jaki procent opłaty czynszowej dochodzi zwykle do podstawowej stawki za najem biura?

Procentowy wzrost opłaty za najem biura zależy w największej mierze od czynszu, ponieważ on tutaj jest głównym kosztem. Możemy jednak przyjąć, że do czynszu dochodzi jeszcze ok. 15–25 zł za metr kwadratowy miesięcznie kosztów eksploatacyjnych (liczymy je w złotówkach w przeciwieństwie do czynszów).

Rozrzut jest zatem bardzo duży i zależy od takich czynników jak m.in. lokalizacja (podatki, ewentualne opłaty za użytkowanie wieczyste), standard i wiek budynku.

Mówi pan, że opłaty eksploatacyjne zawsze opisane są w umowie najmu, lecz często zawierają klauzulę „including, but not limited to". Jakie konsekwencje ma ten zapis dla najemcy?

Przede wszystkim należy pamiętać, że można ustalić z właścicielem skończony i zamknięty katalog elementów kosztowych. Z punktu widzenia właściciela mogą jednak w trakcie trwania umowy pojawić się pewne dodatkowe koszty, te kategorie jednak doświadczony zarządca jest w stanie przewidzieć. Niespodziewane koszty, np. związane z wypadkami na terenie obiektu, nie wchodzą w koszty eksploatacyjne i są pokrywane z ubezpieczenia. Dla najemcy nieokreślenie w sposób szczegółowy elementów kosztowych może się wiązać z dodatkowymi opłatami.

Co do zasady katalog elementów kosztowych powinien uwzględniać rzeczy związane z bieżącym użytkowaniem budynku, a nie z nakładami, których celem jest zwiększanie wartości budynku.

Jak ocenić, czy wszystkie koszty dodatkowe wynajmujący ma prawo dopisywać do faktury najemcy? Na co uważać? Na co można się nie zgodzić?

Mogą tam się znaleźć tylko koszty określone w umowie najmu, głównie te związane z bieżącą eksploatacją budynku. Jeśli nie ma go w umowie, właściciel może udowodnić, że dany wydatek był związany z bieżącą eksploatację obiektu, czyli niezbędny. Na przykład koszt wymiany na nowo recepcji nie jest takim wydatkiem, ale bieżąca konserwacja części recepcji już tak. Oczywiście zdarzają się kwestie sporne, związane właśnie z częściami wspólnymi. Niemniej jednak otwarta, dobrze uargumentowana rozmowa pozwala takie kwestie sporne efektywnie rozwiązać.

A jak rozliczane są opłaty za media? Czy w przypadku rachunków za prąd najemca ma prawo domagać się, by właściciel lub zarządca budynku kupował energię taniej, np. na Towarowej Giełdzie Energii?

Najemca ma prawo oczekiwać, że właściciel lub zarządca będzie kupował energię taniej.

Obecnie mamy na rynku bardzo wiele firm, które zajmują się sprzedażą energii elektrycznej po cenach rynkowych. W pewnych wypadkach można trafić również na krótkotrwałe wyprzedaże poza tzw. rynkiem bilansującym.

Co w sytuacji, gdy trzeba wymienić żarówkę, wykładzinę czy naprawić biurko? Kto za to płaci: najemca czy właściciel biurowca?

W większości przypadków za takie elementy płaci najemca. Co ciekawe, z żarówkami może być różnie, ponieważ w przypadku niektórych budynków traktowane są jako część instalacji elektrycznej budynku. Zwykle jednak żarówki na własnej powierzchni wymienia najemca na swój koszt.

Czy najemca ma wpływ na wybór serwisu sprzątającego biuro? Czy zwykle jest jedna firma w całym obiekcie dbająca o czystość?

Najemca ma wpływ na wybór wszystkich usług dostarczanych do zajmowanego przez niego biura. Jeśli jest to jedyny najemca w budynku, to może mieć również wpływ na wybór serwisu sprzątającego w częściach wspólnych.

Biorąc jednak pod uwagę, że to zarządca odpowiada za wszystkie części wspólne, to właśnie on, lub właściciel budynku, ma ostateczny głos w tej sprawie.

A ile wynoszą czynsze i opłaty dodatkowe za miejsce w garażu oraz postojowe przed budynkiem?

Wszystko zależy od inwestycji i rynku, na jakim ten projekt się znajduje. Drożej będzie w centrum miasta niż na jego obrzeżach itp. Np. w centrum Warszawy kwota za miejsce w parkingu podziemnym nie przekracza 200 euro miesięcznie oraz 90–100 euro za miejsce naziemne.

Czym dziś kuszą najemców właściciele budynków biurowych poza obniżką czynszu?

Pakiety zachęt dla najemców mogą zawierać wakacje czynszowe czy dostarczenie biura gotowego pod klucz. Jest też możliwość otrzymania pieniędzy na wykończenia biura – tzw. kontrybucje. Rzadziej, ale zdarza się opcja pokrycia kosztów przeprowadzki z poprzedniej lokalizacji. Możliwe jest również „wykupienie" najemcy, czyli pokrycie opłat najmu w poprzedniej lokalizacji w przypadku jeszcze trwającej umowy.

Właściciele zawsze przedstawiają swój budynek biurowy jako dostosowany do potrzeb najemcy. Np. w przypadku firm z sektora usług dla biznesu – ze względu na specyfikę ich działalności – właściciel będzie stawiał na bardzo wydajne systemy wentylacji i klimatyzacji. Niektórzy kuszą też najemców nowoczesnymi rozwiązaniami, np. aplikacjami budynkowymi, które dostarczają pracownikom informacje, jakie jest menu danego dnia w biurowej kantynie czy sprawdzają rozkład autobusów. W budynkach klasy premium mamy przedszkola, usługi concierge, kluby fitness, zajęcia z jogi lub nawet organizowane przez zarządcę wycieczki z przewodnikiem.

Obowiązkowo w budynku powinna znaleźć się jeszcze restauracja lub kantyna serwująca smaczne i dopasowane do potrzeb najemców posiłki.

CV

Łukasz Mazurczak, dyrektor w dziale zarządzania nieruchomościami biurowymi w firmie JLL. Zarządca z ponad 15-letnim doświadczeniem. Zajmuje się portfelem nieruchomości biurowych zarządzanych przez JLL. Jest specjalistą w opracowywaniu strategii zakupów portfelowych energii. Współpracował z deweloperami, funduszami inwestycyjnymi i innymi właścicielami nieruchomości (m.in. z RREEF, Peakside, CA Immo, HB Reavis, Skanska, GLL, Ghelamco, Heitman, Aviva, GE Real Estate).

Warto wiedzieć

- Przed podpisaniem długoletniej umowy najmu biura warto zawrzeć w niej odpowiednie zapisy, które zapewnią najemcy elastyczność: np. zmniejszenie lub zwiększenie powierzchni, wcześniejsze opuszczenie powierzchni, możliwości ekspansji, rewizję stawki czynszu.