[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=128489]Ustawa o własności lokali[/link] (t.j. Dz. U. 2000 r. Nr 80 poz. 903 z późn. zm., dalej uwl) reguluje zagadnienia księgowości wspólnoty w dwóch przepisach:
· w art. 22 ust. 3 pkt. 10, gdzie za czynność przekraczającą zakres zarządu zwykłego uznaje się „określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej”
· w art. 29 ust. 1, który nakłada na zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, obowiązek prowadzenia „dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.”
Z przepisów tych wynika, że wspólnota w uchwale określa sposób prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, a za jej realizację odpowiada zarząd (jeżeli został wybrany w trybie art. 20 ustawy) lub zarządca (jeżeli powierzono mu zarząd w trybie art. 18 ust. 1 uwl). Oczywiście zarząd może zlecić tę czynność innemu podmiotowi, którym jest zazwyczaj zarządca nieruchomości.
Istotna trudność w opracowaniu uchwały o zakresie i sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej polega na tym, że żaden przepis nie definiuje co to jest. Niektórzy komentatorzy przepisów twierdzą, że rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej powinna być prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości, gdyż jest ona jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej. Inni zaś uważają, że sens sformułowania „pozaksięgowa ewidencja” zasadza się na tym, aby nie było obowiązku stosowania właśnie tej ustawy. Osobiście należę do tej drugiej grupy. Wniosek z tych rozważań jest taki, że to wspólnota w uchwale musi zdecydować, czy chce stosować ustawę o rachunkowości czy opracować własne reguły, zachowując przy tym ogólnie uznane zasady rachunkowości. Zarządca powinien się bowiem poruszać w ramach nakreślonych przez wspólnotę, a nie określać je samemu.
Jeżeli wspólnota zdecyduje się na odwołanie do [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=779A0679A440BFA3161407CE53C94455?id=166037]ustawy o rachunkowości[/link], to trzeba pamiętać, że wzory sprawozdań zawarte w tej ustawie i aktach wykonawczych całkowicie rozmijają się z potrzebami i naturą rozliczeń finansowych we wspólnocie (jak np. podział środków na te, które służą utrzymaniu nieruchomości wspólnej oraz te, za które opłacana jest woda czy ciepło zużywane w lokalach). Nawet wówczas, gdy umowa zawarta z zarządcą nakłada na niego obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości, często istnieje potrzeba doprecyzowania w formie uchwały zasad prowadzenia ewidencji, wzorów sprawozdań, zasad księgowań itp., aby określić jasne reguły, dostosowane do potrzeb wspólnoty i ograniczyć dowolność zarządcy w prowadzeniu ewidencji. Ważna jest treść takiej uchwały. Nie powinna budzić wątpliwości interpretacyjnych, bo potrzeba aktualizowania czy sprecyzowania zasad występuje często.
