Prace nad systemem do zarządzania biurem i rezerwacji miejsc założyciele spółki – Michał Żółkiewski, Dariusz Kujawski i Piotr Dylczyński – zaczęli jeszcze przed wybuchem pandemii. Wykorzystują doświadczenie, które zdobyli, rozwijając poprzedni projekt – ładowarki indukcyjne dla biur, kawiarni i innych przestrzeni komercyjnych, montowane w stołach i biurkach.

Produkowane w Polsce sensory i centralki Whirla to konstrukcja autorska. Spółka pozyskała finansowanie na rozwój z funduszu Evig Alfa (1 mln zł w rundzie pre-seed). Wkrótce ma obsługiwać rezerwacje sal konferencyjnych.

Jak działa Whirla? – Administrator biura konfiguruje system – tłumaczy Michał Żółkiewski. – Tworzy lub wgrywa floorplan, oznacza strefy i biurka, przyznaje uprawnienia użytkownikom. Pracodawca może też określić zasady pracy hybrydowej – np. liczbę dni w tygodniu lub miesiącu lub konkretne dni, w których pracownicy przychodzą do biura. Whirla integruje się z ekosystemem Microsoftu, pozwalając na automatyczną synchronizację bazy użytkowników.

Firma instaluje w biurze specjalne znaczniki lub sensory. Te z czujnikiem ruchu wykrywają obecność osoby przy biurku. – Pomagają mierzyć zajętość biura – tłumaczy Michał Żółkiewski. –Dodatkowo dioda LED wskazuje, czy konkretne miejsce pracy jest zajęte, czy wolne i dostępne do rezerwacji.

Pracownicy firmy instalują aplikację mobilną. – Mogą w niej tworzyć rezerwacje – pojedyncze, grupowe i cykliczne, a także zaznaczać ulubione biurka – tłumaczy Żółkiewski. – Po przyjściu do biura pracownik potwierdza rezerwację, korzystając z NFC lub skanując kod QR. „Puste" rezerwacje mogą być automatycznie usuwane, dzięki czemu biurko staje się dostępne dla innych.

Sensory Whirla nie wymagają wiercenia w biurkach ani w ścianach. Do zasilania wykorzystują baterie, choć możliwe jest podłączenie na stałe do prądu. Sensory łączą się bezprzewodowo z centralką, która wykorzystuje łączność komórkową. Instalacja nie ingeruje w firmową sieć Wi-Fi.

Panel zarządzania daje administratorowi biura dostęp do podglądu wykorzystania na żywo, a także do automatycznie generowanych statystyk i raportów – dla dat, okresów oraz poszczególnych miejsc i stref. Whirla udostępnia też rekomendacje dotyczące dalszego wykorzystania biura albo jego podziału na strefy. Są oparte o AI.

Michał Żółkiewski zauważa, że pracodawcy wciąż się wahają, analizują różne warianty pracy hybrydowej. – Zastanawiają się, jak ją zorganizować, by była komfortowa dla pracowników, by generowała jak najmniej dodatkowej pracy i nie tworzyła chaosu – tłumaczy. – Wprowadzenie pracy hybrydowej to także potencjalna oszczędność. Pracodawcy mogą zmniejszyć powierzchnię biurową przy zachowaniu tej samej liczby pracowników, mogą powiększyć zespół bez konieczności wynajęcia większego biura. Firmy wciąż nie wiedzą jednak, ile dokładnie mogą oszczędzić.

Polski startup zaś umożliwia monitorowanie wykorzystania biura.

System przetestowała firma doradcza Colliers. – Widząc efekty, rozwiązanie oferujemy naszym klientom przygotowującym się do powrotu pracowników do biura – mówi Maciej Plichta, menedżer New Technology Solutions w Colliersie. – Wierzymy, że Whirla może stać się istotnym elementem ekosystemu biura przyszłości opartego na technologiach.

Maciej Plichta zauważa, że zainteresowanie przygotowaniem biur do powrotów rośnie wraz ze spadkiem liczby zachorowań na covid i postępującym procesem szczepień.

– Częściowe powroty są przewidywane na III–IV kwartał. Wyprzedzając oczekiwania, firmy już teraz podejmują kroki, aby przygotować biura – mówi ekspert. – Wiele z nich, widząc że praca zdalna przynosi efekty, nie zdecyduje się na powrót do biura w pełnym wymiarze czasu. Wybierze model hybrydowy. Aby efektywnie zarządzać tym procesem, potrzebne będą narzędzia technologiczne umożliwiające zdalną rezerwację miejsca pracy i analizę wykorzystania przestrzeni biurowej.

W sukces polskiego startupu wierzy Dawid Wesołowski, dyrektor generalny funduszu Evig Alfa. - Praca hybrydowa to hasło, które spędza sen z powiek zarządzających firmami. To model, który zostanie z nami na lata i wymaga odpowiedniego planu, organizacji i narzędzi – mówi. - Whirla ma wszystko, by osiągnąć sukces na tym rynku. Przede wszystkim - mocny zespół, który wie, co robić. Michał, Darek i Piotr mają już doświadczenie w produkcji własnego sprzętu, znają branżę nieruchomości i potrzeby pracodawców. Przyciągnęli do swojej wizji ekspertów z długoletnim doświadczeniem na rynku nieruchomości. Jestem przekonany, że zainteresują rozwiązaniem klientów z całej Europy.