Wrzesień to tradycyjnie miesiąc, kiedy organizuje się najwięcej spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji. Czy obiekty i sale konferencyjne się zapełnią? Jak ryzyko IV fali pandemii wpływa na kalendarz imprez?

– Organizatorzy, chcąc zminimalizować ryzyko potencjalnego odwołania eventów, zaplanowali je głównie na wrzesień i pierwszą połowę października – mówi Dariusz Ogrodnik, ekspert serwisu SaleBiznesowe.pl. – Wiele obiektów konferencyjnych ma maksymalnie zapełnione grafiki na ten okres. Wrzesień zapowiada się rekordowo.

O intensywnych przygotowaniach firm z branży MICE do jesiennego sezonu mówi Grzegorz Asman, ekspert portalu MojeKonferencje.pl.

– Po półtora roku epidemii rynek spotkań odzyskuje siły – podkreśla. – Jesień będzie czasem nadrabiania zaległości. Planowana jest organizacja wielu konferencji i kongresów odwołanych w ostatnim roku. Na popularności zyskują szczególnie spotkania integracyjne. Właściciele firm dostrzegają potrzebę osobistego spotkania z pracownikami pracującymi zdalnie – dodaje.

Dla zaszczepionych

Ale jest i niepokój. Nie wiadomo, co będzie, jeśli jesienią wzrośnie liczba zakażeń.

– Większe wydarzenia z pewnością mają alternatywny plan w postaci streamingu online w przypadku wprowadzenia lockdownu – mówi Dariusz Ogrodnik. – Cały przemysł spotkań jest gotowy do pełnego działania. Obiekty eventowe, których model biznesowy jest oparty głównie na dużych koncertach, spektaklach, aby przetrwać okres niepewności, coraz częściej asekuruje się sprzedażą biletów tylko osobom zaszczepionym, licząc, że rząd podtrzyma deklarację, iż będą one wyłączone z restrykcji podczas potencjalnego lockdownu.

Portal SaleBiznesowe.pl zapytał hotelarzy i właścicieli obiektów konferencyjnych, czy przewidują, że organizacja konferencji hybrydowych lub tylko transmitowanych online będzie stanowiła w przyszłości znaczący przychód w ich obiektach. Tylko 14 proc. twierdzi, że tak lub raczej tak. – Wydarzenia online są jedyną możliwością zorganizowania konferencji w czasie lockdownu. Gdy on nie obowiązuje, organizatorzy bardzo chętnie wracają do tradycyjnej formuły wydarzeń. Nie widać, aby eventy online w najbliższych latach miały mieć znaczący wpływ na kształtowanie całego przemysłu spotkań – ocenia Dariusz Ogrodnik.

Strategiczne myślenie

Pytany, czy wszystkie biznesy przetrwają, Ogrodnik mówi, że zna dosłownie kilka przykładów zamkniętych obiektów konferencyjnych. – Działalność zawieszały firmy, które wynajmowały powierzchnie konferencyjno-szkoleniowe w biurowcach w dużych miastach, kierując ofertę głównie do klienta korporacyjnego – mówi. – Takie biznesy są najbardziej narażone na ryzyko zamknięcia. Większość obiektów konferencyjnych ma bazę noclegową oraz restaurację, które pomagają w najtrudniejszym okresie (dywersyfikacja źródła przychodu). Hotele mające problemy z płynnością finansową w ostateczności zmieniają właściciela i nadal działają – zauważa.

– Ostatni rok pokazał niesamowitą odporność branży obiektów hotelowych i konferencyjnych. Obiektów zamkniętych na stałe praktycznie nie ma – potwierdza Grzegorz Asman. – Sporadycznie zdarzają się zmiany właścicieli, nie pociąga to jednak za sobą zmian w działalności obiektów.

Dodaje, że w ostatnim roku przewagę zyskały obiekty poza centrami miast, w otoczeniu zieleni. – Podstawa to dobre łącze internetowe. Atutem jest własna technika realizacji live streamingów z eventów – mówi ekspert.

Zdaniem Dariusza Ogrodnika szansą na przetrwanie jest odpowiednie przygotowanie ofert, elastyczność, stały marketing i aktywna sprzedaż. – Część obiektów wstrzymała środki na marketing zaplecza konferencyjnego, widząc słabe wyniki finansowe z najmu. Dziś mają ogromny problem z pozycjonowaniem oferty na rynku – zauważa. – Rezerwacje mają obiekty, które były w stałym kontakcie z klientami, prowadziły działania marketingowe, działały w social mediach. Strategiczne długookresowe myślenie daje zdecydowanie lepsze rezultaty.

Ekspert podkreśla, że wymagania organizatorów dotyczące wyposażenia sal konferencyjnych zasadniczo się nie zmieniły. – Absolutnym wymogiem jest jednak możliwość sprawiedliwego anulowania wydarzenia w przypadku konieczności jego odwołania – mówi. – Organizatorzy często pytają o alternatywne rozwiązania na wypadek wprowadzenia lockdownu. Rozwiązaniem jest streaming online.

W najlepszej sytuacji, jak ocenia Dariusz Ogrodnik, są obiekty w turystycznych regionach – w górach, nad morzem, na Mazurach. – W wakacje dostały spory zastrzyk gotówki z indywidualnych pobytów, który pomoże w budżetowaniu następnych miesięcy – tłumaczy. – W najtrudniejszym położeniu są obiekty w dużych miastach bez bazy noclegowej, która podreperowała budżety, gdy organizacja konferencji nie była możliwa.