Jak od 21 lipca płatnicy składek ZUS mają stosować bezpieczny podpis elektroniczny

Za dwa i pół miesiąca 230 tys. pracodawców, zleceniodawców itd. musi przekazywać za zatrudnionych dokumenty ubezpieczeniowe sygnowane bezpiecznym podpisem elektronicznym

Publikacja: 07.05.2008 01:29

Obowiązek taki wprowadza art. 40 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji i działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.). Aby płatnicy składek wywiązali się z tego zobowiązania prawidłowo i na czas, już teraz powinni rozpocząć starania o uzyskanie kwalifikowanego e-podpisu. Sprzedażą certyfikatów weryfikujących e-podpis zajmują się obecnie trzy firmy spełniające surowe wymogi: Centrum, Sigullum, KIR. Wszystkie już jednak teraz zapowiadają, że planowane dopięcie transakcji na ostatni guzik i aktywowanie podpisu w ciągu jednego dnia nie będzie możliwe. A to dlatego że przedsiębiorcy dopiero teraz wzięli się za formalności i firmy nie są w stanie uporać się z kolejkami. Dlatego radzimy zainteresowanym, by już teraz pomyśleli o uzyskaniu certyfikatu. Od 21 lipca 2008 r. ZUS nie będzie już bowiem udostępniał bezpłatnych certyfikatów zapisywanych na dyskietce, służących do podpisywania przesyłek w programie Płatnik. Przedstawiamy krok po kroku, jak kupić bezpieczny podpis elektroniczny oraz jak go wykorzystywać w praktyce. Poradnik opracowaliśmy razem z Sigillum Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej PWPW SA. Jego autorami są eksperci tej firmy.

Sigillum zapewnia szybką i sprawną obsługę uzyskania podpisów elektronicznych.

– Posiadamy największą w kraju sieć przedstawicielstw, w których można zakupić zestawy do składania bezpiecznego podpisu – informuje Marek Barszczyński, kierownik działu sprzedaży tej firmy.

Kwalifikowany certyfikat służący do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można uzyskać w punktach rejestracji znajdujących się w największych miastach na terenie całego kraju podczas jednej wizyty trwającej ok. 20 – 30 minut.

W punktach weryfikacji tożsamości (PWT), również rozmieszczonych na terenie całej Polski, potrzebne będą dwie wizyty, a na podpis trzeba poczekać od 7 do 14 dni. Piszemy o tym szerzej w pozostałych artykułach.

Problem w tym, że podpis elektroniczny ma identyfikować jedną osobę (a nie płatnika) i jest przypisany wyłącznie do niej. Tak wynika z ustawy o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.). Oznacza to, że pojedynczy pracownik wyposażony w e-podpis w firmie nie wystarczy. Może bowiem nagle zmienić pracę, awansować, pójść na dłuższy urlop albo zwolnienie lekarskie. Dlatego przedsiębiorca powinien mieć dwa albo więcej certyfikowanych podpisów. Mamy też dobrą wiadomość dla biur rachunkowych, które zwykle odpłatnie wyręczają płatników w rozliczaniu składek za ich załogę. Mogą one posiadać po jednym bezpiecznym podpisie elektronicznym. Tego ostatniego nie muszą też posiadać płatnicy, którzy upoważnili osobę fizyczną lub prawną do przekazywania w swoim imieniu dokumentów do ZUS. W takiej sytuacji dokumenty są opatrywane bezpiecznym podpisem osoby fizycznej, której płatnik dał upoważnienie, albo tej, która została upoważniona przez osobę prawną.

Procedurę uzyskania kwalifikowanego certyfikatu rozpoczynamy od wypełnienia formularzy: zgłoszeniowego i zgłoszenia certyfikacyjnego. Formularze wolno przesłać w formie elektronicznej, korzystając z aplikacji EPR (elektroniczny punkt rejestracji) lub pobierając ze strony www.sigillum.pl. Następnie inspektor ds. rejestracji kontaktuje się z klientem w celu umówienia spotkania w jednym z punktów rejestracji lub weryfikacji tożsamości oraz w celu podpisania umowy oraz innych niezbędnych dokumentów. Klient przedstawia dokumenty tożsamości opatrzone zdjęciem. Jeśli zainteresowana osoba występuje w imieniu firmy, niezbędne będzie jeszcze okazanie dodatkowych dokumentów, np. pełnomocnictwa i dokumentów firmy. Po pozytywnej weryfikacji dokumentów i podpisaniu umowy w punkcie rejestracji można odebrać kartę kryptograficzną z wygenerowanym certyfikatem.

W punkcie weryfikacji tożsamości czas oczekiwania na uzyskanie kwalifikowanego certyfikatu nie przekracza dwóch tygodni od momentu podpisania umowy. Datę początkową ważności certyfikatu ustalamy indywidualnie, w zależności od naszych potrzeb, np. na 21 lipca 2008 r. Zwykle certyfikaty są wystawiane na 12 i 24 miesiące.

Kiedy już mamy własny podpis, możemy go zainstalować i stosować do podpisywania dokumentów ubezpieczeniowych. Jak to zrobić, przedstawiamy w artykule "Krok po kroku na ekranie, czyli jak podpisać dokument".

Zobacz ile to kosztuje

Obowiązek taki wprowadza art. 40 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji i działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.). Aby płatnicy składek wywiązali się z tego zobowiązania prawidłowo i na czas, już teraz powinni rozpocząć starania o uzyskanie kwalifikowanego e-podpisu. Sprzedażą certyfikatów weryfikujących e-podpis zajmują się obecnie trzy firmy spełniające surowe wymogi: Centrum, Sigullum, KIR. Wszystkie już jednak teraz zapowiadają, że planowane dopięcie transakcji na ostatni guzik i aktywowanie podpisu w ciągu jednego dnia nie będzie możliwe. A to dlatego że przedsiębiorcy dopiero teraz wzięli się za formalności i firmy nie są w stanie uporać się z kolejkami. Dlatego radzimy zainteresowanym, by już teraz pomyśleli o uzyskaniu certyfikatu. Od 21 lipca 2008 r. ZUS nie będzie już bowiem udostępniał bezpłatnych certyfikatów zapisywanych na dyskietce, służących do podpisywania przesyłek w programie Płatnik. Przedstawiamy krok po kroku, jak kupić bezpieczny podpis elektroniczny oraz jak go wykorzystywać w praktyce. Poradnik opracowaliśmy razem z Sigillum Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej PWPW SA. Jego autorami są eksperci tej firmy.

Matura i egzamin ósmoklasisty
Matura 2025: język polski. Odpowiedzi i arkusze CKE
Matura i egzamin ósmoklasisty
Matura 2025: matematyka - poziom podstawowy. Odpowiedzi
Prawo dla Ciebie
Jest decyzja SN ws. wytycznych PKW. Czy wstrząśnie wyborami?
Zawody prawnicze
Egzaminy prawnicze 2025. Z tymi zagadnieniami zdający mieli największe problemy
Matura i egzamin ósmoklasisty
Matura i egzamin ósmoklasisty 2025 z "Rzeczpospolitą" i WSiP
Materiał Promocyjny
Lenovo i Motorola dalej rosną na polskim rynku