Od kilku lat do rozliczeń z ZUS niezbędny jest program Płatnik. Aby przesłać dane do zakładu, trzeba potwierdzić ich wiarygodność podpisem elektronicznym. Dotychczas wydawał go sam ZUS. Ale od 21 lipca 2008 r. podpis musi być kwalifikowany, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą go kupić w jednej z trzech firm wystawiających tego typu certyfikaty. Przestawienie się na nowy podpis ma potrwać do lipca 2009 r.

Część przedsiębiorców źle zrozumiała zmianę przepisów. Są przekonani, że mogą korzystać z dotychczasowych certyfikatów do końca lipca przyszłego roku. W rzeczywistości mogą się posługiwać nimi tylko do czasu ich wygaśnięcia, a później muszą kupić podpis kwalifikowany.

– To nie jest żadne przedłużenie terminu, to jest wprowadzanie ludzi w błąd – Elżbieta Lutow, ekspert Związku Rzemiosła Polskiego, nie kryje zniecierpliwienia. Ma sygnały od izb i cechów rzemieślniczych, że część firm, która sama się rozlicza z ZUS i nie korzysta z usług biur rachunkowych, jest zaskoczona tym, że powinna się starać o certyfikat kwalifikowany. Niektórzy są zaskoczeni tym, że nie mogli przedłużyć dotychczasowego certyfikatu, a na nowy, ten z bezpiecznym podpisem, trzeba czekać od trzech tygodni do trzech miesięcy. Można też przekazywać ZUS drukowane dokumenty rozliczeniowe. – Ale to jest jeszcze bardziej kłopotliwe – przyznaje Krzysztof Chmarra z centrali ZUS.

– Przewidzieliśmy taką sytuację – przyznaje Adam Dąbrowski, rzecznik Unizeto Technologies SA, jednej z trzech instytucji, gdzie można kupić taki certyfikat. – Na naszej stronie internetowej zachęcamy przedsiębiorców, by sprawdzili, do kiedy ważny jest podpis, jakim się teraz posługują, tak by nie zaskoczyła ich sytuacja, że nie mogą się już rozliczać z ZUS. W tej firmie na nowy certyfikat czeka się przeciętnie trzy – cztery tygodnie. Znacznie dłużej trwa procedura w Warszawie, jeśli załatwia się ją w Polskim Centrum Certyfikacji Elektronicznej. – Przedsiębiorcy powinni składać dokumenty dwa – trzy miesiące wcześniej, zanim ich dotychczasowy certyfikat straci ważność – mówi Marek Barszczyński z centrum.

ZUS szacuje, że co miesiąc ważność traci od 15 do 20 tys. certyfikatów. – W lipcu posługiwano się ponad 197 tys. takich certyfikatów – mówi Krzysztof Chmarra. ZUS szacuje, że w sposób elektroniczny powinno się z nim rozliczać ok. 1,1 mln firm. To te, które zatrudniają ponad pięć osób.