Tak wynika z rozporządzenia w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych ([link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=293827]DzU z 2008 r. nr 229, poz. 1536 ze zm.[/link]), które dzisiaj wchodzi w życie. [b]Zmiany są potrzebne, bo obecne zasady zgłoszeń – działające od kilku lat – sprawiały zainteresowanym rejestracją wiele praktycznych trudności[/b].
Chodzi głównie o uporządkowanie i zwiększenie przejrzystości formularza rejestracyjnego, który stosuje GIODO. Dotyczy to podawania informacji o stosowanych przez administratora danych osobowych środkach technicznych i organizacyjnych. Z danych uzyskanych w biurze prasowym GIODO wynika, że najwięcej kłopotów sprawiało zainteresowanym wypełnienie części formularza zgłoszenia zbioru do rejestracji. W kilku miejscach zgłoszenia opisowe zastąpione zostały polami wyboru. Dotyczy to np. określenia stosowanych przez administratorów zabezpieczeń zbiorów.
Prostsze formularze to mniej pracy dla urzędników, zwłaszcza że sukcesywnie rośnie liczba zgłoszeń zbiorów do GIODO. – Zastosowanie nowego wzoru powinno zmniejszyć liczbę nieprawidłowo wypełnionych zgłoszeń wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego – mówi Michał Serzycki, generalny inspektor.
Warto podkreślić, że nie ma listy zbiorów danych, które trzeba zarejestrować. Z ustawy (art. 40) wynika tylko, że istnieje generalny nakaz rejestrowania zbiorów, ale jest od niego całe mnóstwo odstępstw. Katalog tych wyłączeń zawiera art. 43 ustawy. Obowiązek rejestracji nie dotyczy m.in. zbiorów przetwarzanych w firmach w związku z zatrudnieniem (w tym także świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych), przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. To samo dotyczy drobnych bieżących spraw życia codziennego (np. księgi interesantów w urzędach, księgi wejść/wyjść, rejestry przepustek). Trzeba natomiast zarejestrować np. zbiory danych klientów składających reklamacje.
Każdy administrator danych osobowych (czyli np. firma) powinien – przed złożeniem wniosku o rejestrację zbioru danych – sprawdzić, czy wymaga on zgłoszenia. Ze sprawozdań rocznych GIODO wynika bowiem, że jednym z częstych błędów jest zgłaszanie do rejestracji zbiorów, które tego wcale nie wymagają. Co istotne, zwolnienie z rejestracji nie oznacza, że można ignorować pozostałe obowiązki ustawowe, w tym konieczność udzielania informacji osobom, których dane są przetwarzane, zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych do ochrony zbiorów.
