W 2019 r. odbyło się w Polsce ok. 25 tys. wydarzeń powyżej 50 osób. Konferencje i kongresy to ok. 50 proc., czyli 12,5 tys. – podaje Dariusz Ogrodnik, ekspert serwisu SaleBiznesowe.pl. – Dane nie są całkowite, pochodzą z badań Polskiej Organizacji Turystycznej i regionalnych convention bureaux. Kompleksowych danych za 2020 r. jeszcze nie ma, ale przyjmuje się, że stacjonarnie odbyło się zaledwie 2,5 tys. konferencji i kongresów powyżej 50 osób. Głównie w styczniu, lutym i we wrześniu.
Ten rok będzie wyjątkowy. – Na sumę wydarzeń, oprócz „normalnie" zaplanowanych, składają się te przeniesione z 2020 r. – tłumaczy Ogrodnik. – Nie istnieje jeden krajowy kalendarz wydarzeń, dlatego prognozowanie jest wielkim wyzwaniem. Prognozy mogą się też kompletnie zmienić wraz z decyzjami rządu o przedłużeniu restrykcji.
Zdaniem eksperta wydarzeń, w których będzie można uczestniczyć stacjonarnie, powinno być znacznie więcej niż w ub.r., chyba że pandemia nas nieprzyjemnie zaskoczy.
– Ruch szkoleniowo-konferencyny w formule hybrydowej (część uczestników jest na miejscu, część zdalnie – red.) odnotujemy głównie od końca marca do czerwca i od września do końca października – przewiduje Ogrodnik. – W okresach całkowitych zakazów stacjonarnych konferencji i szkoleń odbywać się będą wyłącznie wydarzenia transmitowane na żywo ze studia.
Grzegorz Asman, ekspert portalu MojeKonferencje.pl, podkreśla, że branża liczy na wiosenny sezon eventowy (marzec–maj). – Obiekty są gotowe do świadczenia usług z zachowaniem najwyższego reżimu sanitarnego – mówi.
Dodaje, że zdecydowana większość pytań dotyczy spotkań dla 25–50 osób. – Rośnie zainteresowanie obiektami przygotowanymi do transmisji online (live streaming) – zarówno dużych imprez, małych spotkań, jak i webinariów – zauważa Grzegorz Asman. – Obiekty zaczynają rywalizować ze sobą technologią. Im większe wydarzenie, tym ważniejsze staje się zaplecze i przygotowanie obiektu pod tym względem. Przy większych wydarzeniach kluczowa stanie się możliwość ich organizacji w formie hybrydowej.
Wiele obiektów wykorzystuje okres przestoju do przygotowania się do zdalnych realizacji eventów. – Skala jest różna – od zapewnienia szybkiego łącza światłowodowego po profesjonalnie wyposażone studia nagraniowe – opowiada Asman. – Niektóre obiekty dokonują wielomilionowych inwestycji, upatrując w tym drogi do uzyskania mocnej przewagi nad konkurencją.
Ekspert wskazuje m.in. Poznań Congress Center – centrum Grupy MTP, które organizuje wydarzenia online, zapewniając sprzęt i zespół. Możliwość prowadzenia zdalnych konferencji daje też Avernia Planet, studio filmowe położone 10 km od lotniska Balice. Studia streamingowe ma Lubelskie Centrum Konferencyjne.
– Ostatni rok przyspieszył rewolucję technologiczną. Wszystko, co online, jest w cenie – komentuje Grzegorz Asman. – Te zmiany nie są jednak naszym wyborem, ale przymusem spowodowanym epidemią. Jestem przekonany, że gdy tylko to będzie możliwe, ludzie w większości wybiorą spotkania offline. W miastach dużą przewagę zyskają obiekty wyposażone w technologię, z doświadczeniem w realizacji eventów hybrydowych. Te na peryferiach zyskają i dzięki technologii, i możliwości obcowania z przyrodą.
Branża, która napędza polską gospodarkę
Coraz więcej pytań o studia, w których można nagrać profesjonalny materiał wideo lub przeprowadzić transmisję na żywo, odnotowuje także Dariusz Ogrodnik. – Organizatorzy pytają również o green screeny i scenografię – mówi.
Ważne są oczywiście kwestie bezpieczeństwa i możliwość odwołania imprezy. Ogrodnik przypomina, że konferencje hybrydowe odbywały już przed koronawirusem. – Wtedy obawiano się, że uczestnicy nie będą chcieli masowo płacić za udział w konferencji online – zauważa.
To się zmieniło. Zdaniem eksperta serwisu SaleBiznesowe.pl główną zmianą będzie rozszerzenie formy większości wydarzeń o usługę transmisji na żywo, co oznacza dotarcie do większego grona klientów i zwiększenie zysków organizatorów wydarzenia.
Dziś właściciele obiektów konferencyjnych i hoteli są w bardzo trudnej sytuacji. – Należy koniecznie opracować nową politykę sprzedaży z możliwością bezpłatnego anulowania wydarzenia bądź zmiany jego terminu, wprowadzenie do stałej oferty usługi live streamingu oraz opracowanie na nowo persony klienta – radzi Dariusz Ogrodnik.
Przestrzega jednocześnie przed stawianiem całej strategii sprzedaży na jedną kartę.
– Założyłbym, że każdy scenariusz rozwoju pandemii jest możliwy i działałbym adekwatnie do obostrzeń. Już teraz planowałbym, co zrobię, jak tylko zniosą ograniczenia – mówi. – Utrzymywałbym stały kontakt z partnerami biznesowymi i pozyskiwałbym nowych. Do stałej współpracy poszukałbym rzetelnej firmy zewnętrznej oferującej live streaming, a to na wypadek, gdyby klient chciał przeprowadzić duże wydarzenie hybrydowe wymagające doświadczenia i profesjonalnego sprzętu. W obiekcie stworzyłbym też małe studio dla mniejszych wydarzeń, które mogą stanowić nowe źródło przychodu. Trzeba się nastawić na ciężką pracę, proaktywność i kreatywność.
