Obieg dokumentów w organizacji

Z pomocą przychodzą wówczas systemy klasy DMS (Document Management System), dzięki którym ewidencjonowanie dokumentów jest sprawne i bezpieczne. W dużym przedsiębiorstwie lub urzędzie, w którym dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi lokalizacjami i działami nie obejdzie się bez oprogramowania do zarządzania procesami (BPM - Business Process Management System).

Aby uprawnione osoby miały dostęp do kompletnych, pewnych i odpowiednio przetworzonych informacji, można skorzystać z urządzeń, oprogramowania i systemów z oferty Grupy Arcus. Jednym z rozwiązań jest system elektronicznego obiegu dokumentów Vario.To autorskie rozwiązanie, którego zakres jest dostosowywany do wymagań klienta. Pozwala między innymi  na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Vario to oprogramowanie zdolne do zarządzania szerokim spektrum informacji, środowiskiem przepływu informacji oraz pracy grupowej.

Do istotnych funkcjonalności systemu należą:

- „inteligentny OCR” umożliwiający zaczytywanie treści dowolnej liczby typów dokumentów, szczególnie przydatny przy rejestracji dużej liczby faktur kosztowych,

- tzw. model adaptatywny umożliwiający automatyczne prototypowanie procesówna podstawie najczęściej wykonywanych czynności – system „uczy się” procesów,

- duża elastyczność, umożliwiająca dostosowywanie rozwiązania do indywidualnych oczekiwań klienta.

Vario pozwala na stworzenie własnych, wielopoziomowych repozytoriów, w których dokumenty mogą być wersjonowane i opisywane poprzez dowolną liczbę atrybutów. W Vario dokumenty można kategoryzować oraz wytwarzać na podstawie wzorców – wyjaśnia Andrzej Nycz z należącej do Grupy Arcus firmy Docusoft. – Oznacza to, że system nie pozwala na omyłkowe umieszczenie dokumentu w złym miejscu. To jedna z wielu przewag systemu Vario nad standardowym przechowywaniem plików w folderach.

W obszarze korespondencji Vario pozwala śledzić jej drogę w firmie oraz wiązać ją z kontrahentem oraz  prowadzonymi sprawami.  Każda korespondencja – tradycyjna, faks i e-mail – może być automatycznie rejestrowana w dziennikach korespondencji. Dzięki temu w organizacji wiadomo kiedy i gdzie wpłynął dokument i kto się z nim zapoznał. 

System Vario umożliwia tworzenie zadań, które mogą być tworzone ad hoc lub być elementami projektów i przekazywanie ich do określonych osób lub działów. Zadania m.in. mogą być wizualizowane na wykresach Gantta, dzięki czemu użytkownicy wiedzą, jak wygląda ich realizacja w czasie.

Systemy do zarządzania dokumentem pozwalają na lepsze wykorzystanie urządzeń drukujących oraz wielofunkcyjnych.– Obecnie sam zakup nowych urządzeń drukujących to za mało – dodaje Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu Arcus. – Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie dają drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera, musimy analizować cały proces tworzenia i obiegu dokumentów.

Połączenie możliwości drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera (szybki i tani druk) oraz systemu Vario zapewnia obsługę firmy na etapie skanowania dokumentów, zaczytywania z nich danych oraz ich procedowania zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Implementowane procesy są odwzorowywane, optymalizowane i automatyzowane, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.  Warto podkreślić, że standardem w Vario jest możliwość obsługi procesów poprzez urządzenia mobilne oraz integracja z systemami trzecimi, w szczególności systemami ERP i bankowymi.

Przykładem wykorzystania systemu Vario jest usprawnienie pracy w dziale księgowości. Dobrze skonfigurowany system między innymi informuje o wpłynięciu faktury, zaczytuje dane nagłówkowe faktury oraz jej pozycje, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właściwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dzięki Vario księgowa ma bieżącą kontrolę nad fakturami od momentu pojawienia się ich w firmie. Powiązanie procesu obiegu faktury z realizowanymi zadaniami lub projektami, ich powiązanie z właściwymi MPK pozwala na bieżąco kontrolować koszty. Zaczytane dane z faktur mogą być z kolei wyeksportowane do postaci pliku JPK lub modułu finansowo-księgowego systemu ERP. Wraz z procesem obiegu i akceptacji faktur kosztowych, często implementowane są procesy akceptacji i rozliczania delegacji, zamówień, reklamacji oraz zaliczek.

Unikalna architektura systemu sprawia, że Vario może wspierać firmy w obszarach, które dla rozwiązań konkurencyjnych są zbyt wymagające. – Jesteśmy dumni, że do grona naszych klientów należą największe polskie firmy związane z branżą petrochemiczną, wydobywczą, czy gazowniczą – podkreśla Bogusław Nowak – Dyrektor ds. Sprzedaży Systemów Informatycznych w firmie Arcus. - Nie zapominamy również o firmach sektora MSP, których udział w sprzedaży jest największy.

Słowniczek

DMS (Document Management System) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia.

System elektronicznego obiegu dokumentów – system informatyczny do zarządzania dokumentami oraz procesami w organizacji.

Adaptatywne modelowanie procesów – metoda pozwalająca na prototypowanie procesów biznesowych na podstawie najczęściej wykonywanych czynności. System „uczy się” procesów.

BPM (Business Process Managment) - podejście do zarządzania koncentrujące się na optymalizacji przebiegu procesów biznesowych w organizacjach.

JPK (Jednolity Plik Kontrolny) - plik o określonej strukturze, zawierający dane z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, który duzi przedsiębiorcy od 1.07.2016 r, a pozostali obligatoryjnie od 1.07.2018 są zobowiązani przekazywać organom podatkowym.

OCR (ang. Optical Character Recognition) to nowoczesna technologia wspierająca rozpoznawanie treści dokumentów indeksowanych. Inteligentny system OCR wspiera szereg działań użytkowników i procesów biznesowych mających na celu usprawnienie procesu obiegu dokumentów. Głównym zdaniem oprogramowania OCR jest przetworzenie obrazu do postaci tekstu w wersji elektronicznej.

Artykuł powstał we współpracy z: