Jak usprawnić wymianę danych między firmą a bankiem

Według ekspertów szybko rośnie liczba wszelkiego rodzaju transakcji bankowych zawieranych przez firmy drogą elektroniczną. Instytucje finansowe, oprócz prostych operacji typu przelew czy bieżąca obsługa rachunku, udostępniają swoim klientom przez Internet bardziej złożone usługi, jak np.: realizacja płatności masowych, zawarcie gwarancji albo dokonanie transakcji terminowych na walutach. To sprawia, że klienci banków coraz częściej starają się w jak największym stopniu zintegrować swoje systemy finansowo-księgowe z systemem bankowym, aby wszelkie przeprowadzone transakcje móc automatycznie rozliczać.

– Klienci mają możliwość wyboru bardziej lub mniej zaawansowanego modelu integracji dostosowanego do własnych potrzeb, skali biznesu lub wynikającego z możliwości lub ograniczeń własnych systemów. Niejednokrotnie integracja taka jest realizowana dla przepływu danych w jedną stronę lub ogranicza się do wybranych funkcji – mówi Tomasz Torbus, dyrektor sprzedaży w BRE Banku.

Zaawansowaną integrację firmy z bankiem oferuje w Polsce kilka dużych instytucji, jak m.in.: BRE Bank, BNP Paribas, ING, Pekao czy Raiffeisen Bank. Polega ona na tym, że firma z poziomu własnego systemu finansowo-księgowego może obsługiwać swoje rachunki.

– Zakres informacji przekazywanych automatycznie do firmy jest ściśle określony przez klienta. Dla użytkownika końcowego proces jest całkowicie transparentny, czyli po zalogowaniu do systemu finansowo-księgowego zobaczy on takie same dane jak w systemie bankowości internetowej – wyjaśnia Marcin Zakrzewski z Departamentu Bankowości Transakcyjnej Raiffeisen Polbank.

Kto korzysta z usługi

Z zaawansowanej integracji systemu banku z własnym najczęściej korzystają przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, dostawcy gazu, prądu czy sklepy internetowe. – Są to firmy, których podstawowy biznes jest wprost uzależniony od szybkości i jakości identyfikacji wpłat, realizacji płatności lub składania zleceń w trybie masowym – mówi Tomasz Torbus. Według specjalistów z usług integracyjnych korzystają nie tylko duże firmy, ale również takie, które działają na mniejszą skalę, ale za to odznaczają się dużą ilością przeprowadzanych transakcji.

Główną korzyścią dla firm, które zdecydowały się na usługę integracji, jest sprawna wymiana danych w czasie rzeczywistym, a także ograniczenie kosztów oraz błędów operacyjnych. W procesie wymiany danych nie bierze udziału człowiek, co zarówno podnosi bezpieczeństwo ich transferu, jak też eliminuje ludzkie pomyłki.

– Firmy dzięki tej usłudze mogą zoptymalizować procesy księgowe, zminimalizować pracochłonność oraz bardzo szybko uzyskać informacje o księgowaniach – mówi Adam Walendziewski z Wydziału Produktów Bankowości Elektronicznej w Pionie Korporacyjnej Sieci Sprzedaży w ING.

– Bezpośrednia integracja to przede wszystkim znacząca oszczędność czasu w porównaniu z procesem obsługiwanym tradycyjnie – dodaje Marcin Zakrzewski. Jego zdaniem warto zwrócić uwagę na to, że dzięki bezpośredniemu połączeniu z bankiem dane w systemach firmy będą zawsze aktualne. – Szybka i aktualna informacja to element, który niemal w każdym obszarze działalności firmy jest niezbędny, począwszy od sprzedaży, a skończywszy na procesach windykacyjnych – podkreśla Zakrzewski.

Koszty nie są wysokie

Koszty wdrożenia usługi zależą od zakresu i metody integracji, jaką wybiera klient, a także jakości i funkcjonalności jego systemu finansowo-księgowego (i zasobów informatycznych, jakimi dysponuje). Klient może korzystać z gotowych rozwiązań, które nie wymagają jakiejkolwiek modyfikacji systemów ani po jego stronie, ani po stronie banku, np. wymieniając się z bankiem danymi za pomocą standardowych plików obsługiwanych w obu systemach. W takim przypadku wydatki na integrację sprowadzają się w zasadzie do kosztów własnych klienta. Ale te wydatki mogłyby wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, jeśli konieczny będzie zakup odpowiedniego oprogramowania oraz wynajęcie specjalistów, którzy przeprowadzą integrację w oparciu o budowę indywidualnych rozwiązań.

– W celu minimalizacji zarówno kosztów, jak i czasu wdrożenia bank udziela klientom odpowiedniego wsparcia w tego typu procesach – mówi Tomasz Torbus.

Masz pytanie, wyślij e-mail do redaktora sekcji „Pieniądze i biznes" Andrzeja Krakowiaka, a.krakowiak@rp.pl

Po co firmie integracja systemów

1. Sprawna obsługa płatności

Pełna integracja systemu bankowego z systemem finansowo-księgowym firmy jest stosowana przez przedsiębiorstwa, którym szczególnie zależy na sprawnej i szybkiej obsłudze płatności. Do tej grupy należą telekomy,     dostawcy energii, gazu, wszelkiego rodzaju sklepy wysyłkowe, internetowe itp.

2. Optymalizacja procesów

W niektórych firmach optymalizacja procesów związanych z realizacją przelewów lub identyfikacją wpłat w przełożeniu na szybkość i jakość obsługi ich własnych klientów i kontrahentów przynosi wymierne korzyści finansowe i reputacyjne.

3. Eliminacja błędów

Integracja systemów wyklucza czynnik ludzki w procesie przepływu informacji między bankiem a firmą. Dlatego nie ma pomyłek i błędów operacyjnych, jakie zdarzają się przy standardowej obsłudze z udziałem człowieka.