Elementy, jakie powinna zawierać decyzja, określa art. 107 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Są to: oznaczenie organu, data wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie od decyzji służy odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach tego zrzeczenia się, a także podpis – z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji (jeżeli decyzja została wydana w formie dokumentu elektronicznego, to kwalifikowany podpis elektroniczny). W przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego, należy zawrzeć w niej pouczenie o dopuszczalności skorzystania z tego środka oraz wysokości pobieranej od niego opłaty bądź wpisu, jeżeli mają stały charakter, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.
Czytaj także: Obowiązki organu związane z przekazywaniem skargi do sądu
Przepisy szczególne mogą ustalać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja (art. 107 § 2 k.p.a.). Organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, ale nie dotyczy to decyzji rozstrzygającej sporne interesy stron bądź wydanej na skutek odwołania (art. 107 § 4 k.p.a.). Decyzja niespełniająca tych wymagań jest decyzją wadliwą (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 12 marca 2008 r., sygn. I SA/Bd 25/08, LEX nr 460657).
W orzecznictwie wskazuje się także minimum elementów, jakie musi zawierać dany akt, aby można było uznać go za decyzję. Przyjmuje się, że są to: oznaczenie organu wydającego akt, wskazanie adresata aktu, rozstrzygnięcie o istocie sprawy oraz podpis osoby reprezentującej organ (por. np. wyrok WSA w Łodzi z 25 kwietnia 2018 r., sygn. I SA/Łd 32/18, LEX nr 2493454).
Przykład:
Załóżmy, że pismo organu doręczone stronie nie zawierało w ogóle rozstrzygnięcia o istocie sprawy, w związku z czym strona zwróciła się do organu o uzupełnienie tego pisma. Takie pismo nie jest decyzją, co powoduje, że w omawianym przypadku nie może nastąpić uzupełnienie decyzji w trybie art. 111 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem strona może, w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji, zażądać jej uzupełnienia m.in. co do rozstrzygnięcia. Organ, który wydał decyzję, może także uzupełnić decyzję w tym zakresie z urzędu, w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji. Nawet gdyby pismo było decyzją, w związku z czym istniałaby możliwość jej uzupełnienia co do rozstrzygnięcia, to uzupełnienie mogłoby nastąpić tylko wtedy, gdyby niekompletność rozstrzygnięcia była widoczna przy porównaniu go z materiałami zawartymi w aktach sprawy (z żądaniami strony, zakresem postępowania wyjaśniającego, z zebranymi w sprawie materiałami i dowodami). Uzupełnienie rozstrzygnięcia byłoby dopuszczalne, gdyby – z powodu błędu w ocenie stanu faktycznego i prawnego sprawy bądź niedbalstwa przy sporządzaniu decyzji – została wydana tylko decyzja częściowa, choć, w ocenie organu wydającego, miała ona załatwić całą sprawę (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 lutego 2002 r., sygn. I SA 1771/00, LEX nr 81742).
