fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Urzędnicy

Postępowanie administracyjne: w dokumencie musi się znaleźć rozstrzygnięcie o istocie sprawy

Fotorzepa/ Dominik Pisarek
Aby dane pismo organu mogło być uznane za decyzję, musi zawierać co najmniej: oznaczenie organu, wskazanie strony lub stron, rozstrzygnięcie i podpis. Wyrażany jest pogląd, że decyzja bez podpisu jest nieważna.

Elementy, jakie powinna zawierać decyzja, określa art. 107 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Są to: oznaczenie organu, data wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie od decyzji służy odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i  skutkach tego zrzeczenia się, a także podpis – z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji (jeżeli decyzja została wydana w formie dokumentu elektronicznego, to kwalifikowany podpis elektroniczny). W przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego, należy zawrzeć w niej pouczenie o dopuszczalności skorzystania z tego środka oraz wysokości pobieranej od niego opłaty bądź wpisu, jeżeli mają stały charakter, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.

Przepisy szczególne mogą ustalać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja (art. 107 § 2 k.p.a.). Organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, ale nie dotyczy to decyzji rozstrzygającej sporne interesy stron bądź wydanej na skutek odwołania (art. 107 § 4 k.p.a.). Decyzja niespełniająca tych wymagań jest decyzją wadliwą (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 12 marca 2008 r., sygn. I SA/Bd 25/08, LEX nr 460657).

W orzecznictwie wskazuje się także minimum elementów, jakie musi zawierać dany akt, aby można było uznać go za decyzję. Przyjmuje się, że są to: oznaczenie organu wydającego akt, wskazanie adresata aktu, rozstrzygnięcie o istocie sprawy oraz podpis osoby reprezentującej organ (por. np. wyrok WSA w Łodzi z 25 kwietnia 2018 r., sygn. I SA/Łd 32/18, LEX nr 2493454).

Przykład:

Załóżmy, że pismo organu doręczone stronie nie zawierało w ogóle rozstrzygnięcia o istocie sprawy, w związku z czym strona zwróciła się do organu o uzupełnienie tego pisma. Takie pismo nie jest decyzją, co powoduje, że w omawianym przypadku nie może nastąpić uzupełnienie decyzji w trybie art. 111 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem strona może, w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji, zażądać jej uzupełnienia m.in. co do rozstrzygnięcia. Organ, który wydał decyzję, może także uzupełnić decyzję w tym zakresie z urzędu, w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji. Nawet gdyby pismo było decyzją, w związku z czym istniałaby możliwość jej uzupełnienia co do rozstrzygnięcia, to uzupełnienie mogłoby nastąpić tylko wtedy, gdyby niekompletność rozstrzygnięcia była widoczna przy porównaniu go z materiałami zawartymi w aktach sprawy (z żądaniami strony, zakresem postępowania wyjaśniającego, z zebranymi w sprawie materiałami i dowodami). Uzupełnienie rozstrzygnięcia byłoby dopuszczalne, gdyby – z powodu błędu w ocenie stanu faktycznego i prawnego sprawy bądź niedbalstwa przy sporządzaniu decyzji – została wydana tylko decyzja częściowa, choć, w ocenie organu wydającego, miała ona załatwić całą sprawę (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 lutego 2002 r., sygn. I SA 1771/00, LEX nr 81742).

Skutki braku podpisu

Według jednego stanowiska wyrażanego w orzecznictwie, brak podpisu osoby upoważnionej do podpisania decyzji powoduje, że takie pismo nie ma charakteru decyzji (jest tzw. nieaktem). Bez podpisu pismo jest co najwyżej projektem przyszłej decyzji. Gdyby więc od takiego pisma wniesiono odwołanie, a organ II instancji przeprowadził postępowanie odwoławcze i wydał decyzję w stosunku do nieaktu, to decyzja organu II instancji byłaby dotknięta nieważnością (por. np. wyrok WSA w Krakowie z 28 września 2017 r., sygn. II SA/Kr 721/17, LEX nr 2373250).

Wyrażany jest jednak także drugi, odmienny pogląd, zgodnie z którym brak podpisu bądź niepełny podpis (w przypadku decyzji wydanej przez organ kolegialny) jest rażącym naruszeniem prawa, co stanowi podstawę do stwierdzenia nieważności decyzji, zgodnie z art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a. (por. np. wyrok WSA w Warszawie z 8 czerwca 2018 r., sygn. VII SA/Wa 2175/17, LEX nr 2510935).

Przykład:

Załóżmy, że decyzja zawiera tylko facsimile podpisu (odręczny podpis zastąpiono odciskiem pieczątki zawierającej wzór podpisu). Nie jest to wystarczające. Przyjmuje się, że podpis pod decyzją musi być własnoręczny, choć nie musi być czytelny (por. np. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 11 kwietnia 2018 r., sygn. I SA/Go 49/18, LEX nr 2482409). W wyroku NSA w Gdańsku z 12 kwietnia 2000 r. (sygn. II SA/Gd 1089/98, LEX nr 44070) przyjęto, że w decyzja zawierająca tylko facsimile podpisu jest wydana z rażącym naruszeniem prawa, co jest podstawą do stwierdzenia jej nieważności (art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.).

Kilka egzemplarzy decyzji

Zwraca się także uwagę, że pozostawienie w aktach sprawy egzemplarza decyzji bez podpisu (projektu decyzji) – w razie doręczenia stronie oryginału decyzji (z podpisem) - nie może uzasadniać twierdzenia o nieważności decyzji (czy o jej nieistnieniu). Dla prawnego bytu decyzji, czyli dla stwierdzenia istnienia ważnej decyzji wydanej przez właściwy organ, konieczne jest, aby co najmniej jeden egzemplarz decyzji (jej oryginał) był zaopatrzony w wymagany podpis. Nie wyklucza to praktyki zaopatrywania przez organ w wymagany podpis większej ilości egzemplarzy decyzji, w celu doręczenia ich stronom i pozostawienia w aktach sprawy, co skutkuje istnieniem wielu jednolitych egzemplarzy decyzji (por. np. wyrok NSA z 6 marca 2019 r., sygn. I GSK 3162/18, LEX nr 2641919).

W wyroku WSA w Gdańsku z 27 marca 2019 r. (sygn. II SA/Gd 643/18, LEX nr 2644212) przyjęto, że skuteczne doręczenie stronom decyzji bez podpisu, ale opatrzonej wskazaniem osoby upoważnionej do jej wydania, nie jest wystarczające do stwierdzenia nieistnienia decyzji (czy jej nieważności), gdy w aktach administracyjnych znajduje się prawidłowo podpisany egzemplarz decyzji.

Autorka jest radcą prawnym

Podstawa prawna: art. 107, art. 109-110 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2096 ze zm.)

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA