fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Urzędnicy

ZUS pisma pisze

123RF
Wystosowując pismo urzędowe, warto wziąć pod uwagę, co adresat z niego zrozumie. Nierzadko jest tak, że odbiorca pisma angażuje szeroki krąg znajomych, by zrozumieć, czego właściwie urząd od niego żąda.

Większość ludzi rzadko ma do czynienia z pismami urzędowymi i otrzymanie takiego pisma budzi stres – zwłaszcza jeśli nie wynika z niego jasno, o co urzędowi chodzi.

Przyjrzyjmy się choćby takiemu przykładowi:

Źle

Wydział Zasiłków Oddziału ZUS w X informuje, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonemu za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego, jeżeli zasiłek macierzyński za okres bezpośrednio poprzedzający okres objęty wnioskiem o udzielenie tego urlopu był pobierany przez drugiego z rodziców dziecka, są m.in.:

1) złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu, zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu z rodziców dziecka, liczbie części wypłaconego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego oraz stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał drugiemu z rodziców dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL tego rodzica albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie podano numeru PESEL (...)

Cały powyższy fragment to zaledwie jedno zdanie, i to niepełne – przytoczony został tylko jeden punkt wyliczenia. Tak okrojone zdanie liczy 186 wyrazów i ponad 1400 znaków. Nawet specjalista ma kłopot z jego lekturą, nie mówiąc już o niespecjaliście – odbiorcy, nawet jeśli ukończył on studia wyższe (inne niż prawo lub administracja).

Jeśli odbiorca podejmie trud lektury, to, nie znając specyfiki języka urzędowego, stwierdzi, że urząd z jakiegoś powodu informuje go o treści rozporządzenia – to jest na samym początku pisma, czyli w miejscu zarezerwowanym na najważniejszą informację.

Ponieważ nazwa rozporządzenia jest długa (44-wyrazowa), trudno stwierdzić, gdzie kończy się nazwa i zaczyna dalsza treść zdania. Wprawdzie nadawca oddzielił ją zupełnie zbędnym w tym miejscu przecinkiem, ale nie bardzo ułatwia to sprawę.

Z dalszej części pisma można wywnioskować, że mowa jest o jakimś dokumencie i że urząd go nie posiada – w przeciwnym razie po co by pisał? Dokument ten powinien przesłać płatnik zasiłku – jestem przekonana, że w rozumieniu znacznej części odbiorców płatnikiem zasiłku jest ZUS. Czyli ZUS informuje nas, że potrzebne jest mu pismo z ZUS-u. W tym momencie odbiorca albo dzwoni do urzędu z pytaniem, o co chodzi (i zabiera czas urzędnikom), albo zwraca się do znajomych, albo wyrzuca pismo lub odkłada je na bok z postanowieniem, że wróci do niego później.

Dodatkowym, choć pomniejszym utrudnieniem jest informacja, że żądane pismo należy przesłać na skrzynkę Zakładu. Znów nie każdy rozwikła, że Zakład = ZUS. Skojarzenia mogą iść chociażby w kierunku zakładu pracy. Tak to jest, gdy ta sama instytucja jest w jednym zdaniu nazywana raz ZUS-em, raz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a raz Zakładem.

Pismo nie jest też w żaden sposób spersonalizowane, mimo że urząd wie przecież, do kogo się zwraca: do matki czy do ojca dziecka. W związku z tym mówienie o „ubezpieczonym" i „drugim z rodziców" niepotrzebnie zaciemnia obraz. Zwłaszcza że „drugi z rodziców", jak wynika z pisma, to ta osoba, która chronologicznie pierwsza pobierała zasiłek macierzyński. A skoro pobierała zasiłek, to jest ubezpieczona. Kim jest więc „ubezpieczony" wspomniany w piśmie?

Przytoczone pismo jest więc zrozumiałe głównie dla osób, które doskonale wiedzą, jakich formalności trzeba dopełnić, żeby otrzymać zasiłek macierzyński – ale tym osobom takie pismo nie jest przecież potrzebne.

Spróbujmy więc przeformułować to pismo tak, by było zrozumiałe:

Dobrze

Szanowny Panie

Wydział Zasiłków Oddziału ZUS w X informuje, że nie otrzymaliśmy kompletu dokumentów umożliwiających przyznanie i wypłacenie Panu zasiłku. Jeśli rodzice dziecka dzielą się urlopem rodzicielskim, przed wypłatą zasiłku drugiemu z rodziców dotychczasowy płatnik zasiłku (czyli w tym przypadku pracodawca zatrudniający matkę dziecka) musi przesłać zaświadczenie informujące o:

- okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono matce dziecka,

- liczbie części wypłaconego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego

- stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał matce dziecka.

Zaświadczenie to musi zawierać imię, nazwisko i numer PESEL matki dziecka (albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość matki dziecka, jeżeli nie podano numeru PESEL).

Zaświadczenie można złożyć w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

Liczba znaków właściwie się nie zmieniła – to nadal ok. 1400 znaków, tyle że rozłożonych w pięciu zdaniach. Podstawa prawna trafiła na koniec, bo nie ona jest ważna dla odbiorcy (choć jest oczywiście ważna dla urzędnika, który ma obowiązek podać ją w piśmie).

Z pierwszego zdania odbiorca dowiaduje się, że ZUS nie ma kompletu dokumentów i nie może wypłacić zasiłku – taka informacja powinna skłonić go do działania. W kolejnym zdaniu poznaje rozwiązanie: powinien przesłać zaświadczenie wystawione przez dotychczasowego płatnika zasiłku (tu wyjaśnienie, kto to taki). Drugim z rodziców stał się ten, kto w drugiej kolejności ma pobierać zasiłek (a nie, jak w wersji pierwotnej, ten kto pobierał go pierwszy).

W liście wypunktowanej terminologia nie została zmieniona, choć niespecjalista może mieć kłopot z jego zrozumieniem. Wiadomo jednak, że to fragment przeznaczony dla specjalistów – działu kadr lub księgowości, do którego zwróci się adresat z prośbą o wystawienie niezbędnego zaświadczenia.

Oczywiście przetworzona wersja nie obejmuje wszystkich stanów faktycznych, które obejmowała wersja pierwotna. Założyliśmy, że rodzice dziecka dzielą się urlopem rodzicielskim (a nie np. matka wykorzystała sam urlop macierzyński, a ojciec chce wykorzystać cały urlop rodzicielski). Założyliśmy, że pierwsza korzystała z urlopu matka, a drugą część chce wykorzystać ojciec. Ale jest to pismo wysłane w konkretnym stanie faktycznym i urząd ten stan faktyczny zna. Dlaczego więc nie dostosować pisma do konkretnego odbiorcy?

Oczywiście można się tłumaczyć brakiem czasu i koniecznością wysłania wielu podobnych pism. Czy jednak oszczędność czasu nie będzie pozorna, jeśli wszyscy odbiorcy zaczną dzwonić do urzędu z pytaniami, co właściwie mają zrobić?

Autorka pracuje w kancelarii Wardyński i Wspólnicy, jest redaktorką prowadzącą portalu Co do zasady

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA

WIDEO KOMENTARZ

REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA