Jak dział prawny może przetrwać, gdy firma ogranicza koszty? To pytanie zadaje sobie wielu prawników przedsiębiorstw, zwłaszcza szefów działów prawnych. Większość firm szuka oszczędności po byłym, obecnym lub przed spodziewanym kryzysem gospodarczym. Cięcia kosztów obejmują wszystkie działy i funkcje.

W tej sytuacji trudne czasy na pewno przetrwają działy i osoby, które przynoszą założone i planowane zyski firmie. Jednocześnie naturalnym posunięciem jest uważny przegląd kosztów. Innymi słowy, bardzo krytycznie patrzy się na wydawanie środków firmowych bez osiągania zysków.

I tu pojawia się problem istnienia i funkcjonowania m.in. działu prawnego firmy. W dość powszechnej percepcji prawnicy wewnętrzni nie mają wpływu na dochody przedsiębiorstwa, natomiast ich praca i ponoszone w związku z nią koszty mogą stanowić znaczne obciążenie.

Po pierwsze to mniej kosztuje

Spójrzmy zatem na argumenty przemawiające za funkcjonowaniem, a może nawet rozwojem wewnętrznej komórki prawnej.

Zakładamy, że firma ma rzeczywistą wolę i potrzebę bezpiecznego i zgodnego z prawem prowadzenia działalności. Trzeba przy tym podkreślić, że takie podejście jest jak najbardziej właściwe i pożądane w obecnej, skomplikowanej rzeczywistości prawnej. Zagmatwane, równolegle funkcjonujące przepisy unijne i krajowe, często zmieniające się ustawodawstwo i ogrom literatury i orzecznictwa wymagają po prostu stałej pomocy ekspertów. Wiele firm wciąż korzysta wyłącznie z kancelarii, stale z nimi współpracując bądź sięgając po pomoc doraźną. W obu przypadkach doświadczenie i wiedza fachowców kosztuje.

Porównanie i analiza kosztów kancelarii (nawet pracujących na zasadzie stałego wynagrodzenia miesięcznego czy w miarę rozsądnej stawki godzinowej) pokazują jednoznacznie, że firmie opłaca się zatrudnić swojego stałego prawnika na etat lub przynajmniej umowę cywilnoprawną o świadczeniu pomocy prawnej. Przy rozbudowanej strukturze przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, wielu problemach prawnych z różnych dziedzin, wskazane jest nawet stworzenie kilkuosobowego zespołu prawnego. Prawie niemożliwe jest bowiem znalezienie takiego porozumienia cenowego z kancelarią, aby za kwotę 4–5 tys. zł świadczone były usługi prawne przez cały miesiąc (choćby w granicach 100 godzin, co odpowiada wysokości nieco większej niż zaledwie pół etatu pracowniczego). Za porównywalną natomiast kwotę pracuje w Polsce na pełnych etatach wielu, nie tylko młodych stażem, prawników.

Jasno widać zatem, że posiadanie własnych służb prawnych może przynieść wymierne oszczędności, także gdy prawnicy wewnętrzni wspomagani są w potrzebie przez kancelarie prawne (model mieszany), ponieważ szef działu prawnego firmy staje się wtedy pośrednikiem między swoim pracodawcą a kancelarią. Występując w tej roli, powinien mieć decydujące zdanie i kontrolę nad sprawami przekazywanymi do kancelarii, tak aby firma występowała o pomoc rzeczywiście potrzebną. Jednocześnie ocenia on pracę kancelarii, jej efektywność i sposób rozliczenia z przedsiębiorstwem. Pozwala to uniknąć niepotrzebnej czy też zawyżonej pracy kancelarii. Tym samym pośrednictwo wewnętrznego prawnika tonuje, nawet znacząco, ponoszone przez firmę koszty zewnętrznej obsługi prawnej.

Są zawsze i dużo wiedzą

Drugim argumentem przemawiającym za utrzymywaniem zespołu prawników jest ich znajomość danej sfery działalności gospodarczej znajomość spraw firmy, specyfiki jej funkcjonowania, a także rozbudowana wiedza o tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dodatkowo znajomość historii firmy i posługiwanie się tym samym językiem biznesowo-korporacyjnym czyni z prawników wewnętrznych nieodzowny i zawsze dostępny element przedsiębiorstwa. W tej sytuacji zarówno zarząd, jak i szeregowi pracownicy oszczędzają swój czas i wysiłek na ewentualne objaśnienie osobom trzecim zawiłości swoich spraw i problemów, mogąc tym samym poświęcić je na swoje zadania. Takie podejście także przynosi konkretne i wymierne (choć nie bezpośrednio) korzyści finansowe dla firmy.

Można im wszystko powiedzieć

Trzecim ważnym argumentem wspierającym ideę posiadania wewnętrznych prawników jest zaufanie. I nie chodzi tu zupełnie o ryzyko konfliktu interesów czy ujawniania tajemnic przedsiębiorstwa przez kancelarie (co do zasady nie występuje), ale raczej o łatwość kontaktu przedsiębiorcy ze swoimi prawnikami w celu przedstawienia im wątpliwych, ryzykownych czy nawet już bezprawnych posunięć. Zaufanie do osób, które znają świetnie zasady i zwyczaje panujące w firmie, są współkolegami i wspólpracownikami tej samej organizacji, a jednocześnie ekspertami w swojej dziedzinie powoduje, że swobodniej można im przedstawić i wspólnie zastanowić się nad problemem.

Powyższe rozważania mają znaczenie nie tylko przy analizie kosztów i sytuacji podmiotu gospodarczego w czasie kryzysu. Mają one szerszy kontekst i pozwalają na rozsądne podjęcie decyzji o utworzeniu, utrzymywaniu czy nawet rozwoju departamentu/komórki prawnej. Omówione argumenty jasno bowiem pokazują, że dział prawny firmy jest potrzebny do bezpiecznego jej funkcjonowania, a przy tym nowoczesnego prowadzenia działalności gospodarczej. Jest przy tym korzystniejszą finansowo alternatywą dla współpracy z kancelariami prawnymi.

Autor jest wiceprezesem Polskiego Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw, dyrektorem ds. prawnych, Europa Centralna, Colgate-Palmolive (Poland) Sp. z o.o.