Średnią podwyższają korporacje, gdzie nierzadko panuje kult spotkań. Ekspert zarządzania, prof. Steven Rogelberg, który od lat zajmuje się tą tematyką, w wydanym niedawno poradniku „The Surprising Science of Meetings" (Zaskakująca wiedza o spotkaniach) ocenia, że pracownicy korporacji w USA uczestniczą średnio w ośmiu, menedżerowie zaś w 12 zebraniach tygodniowo. Każde trwa około godziny. Nic więc dziwnego, że w ubiegłorocznym sondażu portalu Salary.com prawie połowa amerykańskich pracowników stwierdziła, że głównym powodem marnowania czasu jest zbyt duża liczba spotkań.
Część ekspertów przypomina opinię guru zarządzania, Petera Druckera, który twierdził, że „zebrania są objawem złej organizacji. Im mniej spotkań, tym lepiej". Choć Drucker nie namawiał do ich całkowitej likwidacji, to wskazywał, że powinny być raczej wyjątkiem niż regułą. I miał rację, skoro zdaniem amerykańskich szefów dwie trzecie ich spotkań jest bezproduktywnych: po prostu nic nie wnoszą.
Izabela Kazimierska, dyrektor w 4Results potwierdza, że wielu menedżerów wolałoby unikać spotkań, a przynajmniej mieć poczucie, że są one efektywne i sensowne. To poczucie nadmiaru zebrań wynika z tego, że nie kończą się one konkluzjami, a rozejściem się uczestników i wyznaczaniem daty kolejnego spotkania – wyjaśnia Kazimierska.
Przed tym właśnie ostrzegał Drucker, twierdząc, że każde zebranie wywołuje serię dalszych: formalnych i nieformalnych...
Co najbardziej obniża efektywność spotkań? Niezależnie od kraju opinie są niemal zgodne: brak zaangażowania i koncentracji uczestników. Jak ocenia prof. Rogelberg, wynika to często ze zbyt dużej liczby zapraszanych na spotkanie osób, z których część nie jest tam potrzebna.
Sposób na nudę
Z nadmiarem uczestników może wiązać się kolejny problem; multitasking, czyli wielozadaniowość podczas służbowych spotkań. Według The Muse, ponad dziewięciu na dziesięciu pracowników zajmuje się na zebraniach czymś innym, a 41 proc. czyni tak prawie zawsze. Najczęściej sprawdzają wtedy maile, wiadomości w telefonie, a prawie wpołowa wykonuje inne służbowe zadania. Najbardziej „zagrożone" multitaskingiem są telekonferencje, bo najłatwiej zająć się czymś innymi, gdy nas nikt nie widzi. Eksperci 4Results radzą więc, by postawić raczej na wideokonferencje.