fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Praca

Służbowe spotkanie. Sposób na dobre zebranie: krótko, na temat, na stojąco, z wnioskami

Adobe Stock
Niemal każdy menedżer ma codziennie przynajmniej jedno służbowe spotkanie. Zebrania zajmują mu jedną trzecią albo i więcej czasu pracy i nierzadko jest to czas zmarnowany. Są jednak sposoby, by tego marnowania było mniej.

Brak zaangażowania uczestników, wielozadaniowość (zajmowanie się podczas spotkania innymi sprawami) i dygresje to trzy najczęściej wskazywane przez polskich menedżerów zachowania obniżające efektywność służbowych spotkań. Takie są wnioski z udostępnionego „Rzeczpospolitej" badania firmy szkoleniowo-doradczej 4Results, które w tym roku objęło prawie 500 kierowników i dyrektorów, głównie dużych firm.

Czytaj także: Survival młodego menedżera

90 proc. z nich każdego dnia ma co najmniej jedno służbowe spotkanie. Trzy czwarte szefów spotyka się w wąskim gronie dwóch-pięciu współpracowników, a prawie co trzeci bierze udział w większym zebraniu: co najmniej sześć osób. Do tego dochodzą tele- i wideokonferencje.

Za dużo

Polscy menedżerowie nie oceniali, ile czasu poświęcają na służbowe spotkania, ale takie oceny są robione w USA. Według amerykańskiego portalu pracy The Muse, ok. 15 proc. całego czasu pracy w firmach zabierają zebrania. Menedżerom średniego szczebla zajmują one ok. 35 proc. czasu pracy, dyrektorom – ok. 50 proc. Na stanowisku prezesa już 60 proc. czasu poświęca się na spotkania

Średnią podwyższają korporacje, gdzie nierzadko panuje kult spotkań. Ekspert zarządzania, prof. Steven Rogelberg, który od lat zajmuje się tą tematyką, w wydanym niedawno poradniku „The Surprising Science of Meetings" (Zaskakująca wiedza o spotkaniach) ocenia, że pracownicy korporacji w USA uczestniczą średnio w ośmiu, menedżerowie zaś w 12 zebraniach tygodniowo. Każde trwa około godziny. Nic więc dziwnego, że w ubiegłorocznym sondażu portalu Salary.com prawie połowa amerykańskich pracowników stwierdziła, że głównym powodem marnowania czasu jest zbyt duża liczba spotkań.

Część ekspertów przypomina opinię guru zarządzania, Petera Druckera, który twierdził, że „zebrania są objawem złej organizacji. Im mniej spotkań, tym lepiej". Choć Drucker nie namawiał do ich całkowitej likwidacji, to wskazywał, że powinny być raczej wyjątkiem niż regułą. I miał rację, skoro zdaniem amerykańskich szefów dwie trzecie ich spotkań jest bezproduktywnych: po prostu nic nie wnoszą.

Izabela Kazimierska, dyrektor w 4Results potwierdza, że wielu menedżerów wolałoby unikać spotkań, a przynajmniej mieć poczucie, że są one efektywne i sensowne. To poczucie nadmiaru zebrań wynika z tego, że nie kończą się one konkluzjami, a rozejściem się uczestników i wyznaczaniem daty kolejnego spotkania – wyjaśnia Kazimierska.

Przed tym właśnie ostrzegał Drucker, twierdząc, że każde zebranie wywołuje serię dalszych: formalnych i nieformalnych...

Co najbardziej obniża efektywność spotkań? Niezależnie od kraju opinie są niemal zgodne: brak zaangażowania i koncentracji uczestników. Jak ocenia prof. Rogelberg, wynika to często ze zbyt dużej liczby zapraszanych na spotkanie osób, z których część nie jest tam potrzebna.

Sposób na nudę

Z nadmiarem uczestników może wiązać się kolejny problem; multitasking, czyli wielozadaniowość podczas służbowych spotkań. Według The Muse, ponad dziewięciu na dziesięciu pracowników zajmuje się na zebraniach czymś innym, a 41 proc. czyni tak prawie zawsze. Najczęściej sprawdzają wtedy maile, wiadomości w telefonie, a prawie wpołowa wykonuje inne służbowe zadania. Najbardziej „zagrożone" multitaskingiem są telekonferencje, bo najłatwiej zająć się czymś innymi, gdy nas nikt nie widzi. Eksperci 4Results radzą więc, by postawić raczej na wideokonferencje.

Jak zwiększyć efektywność spotkań? Zdaniem menedżerów trzeba pilnować, by spotkanie miało dokładnie określony cel i kończyło się ustaleniami. Prowadzący powinien dbać, by uczestnicy nie odbiegali od tematu. Zdaniem 41 proc. badanych efektywności zebrań sprzyja ograniczenie liczby uczestników do niezbędnego minimum.

Prof. Rogelberg przypomina popularną w IT zasadę dwóch pizz, którą praktykuje ponoć Jeff Bezos, szef Amazona. Według niej, maksymalna liczba uczestników spotkania to taka, którą można nakarmić dwiema pizzami (nie określono jednak jak dużymi...). Ekspert radzi, by skracać spotkania (na początek o 10–15 proc.), bo krótszy czas działa bardziej mobilizująco. Można też wyznaczać im nietypowy czas trwania, np. 48 minut.

Zdaniem prof. Rogelberga warto wprowadzić spotkania na stojąco (co skraca ich czas o połowę) i część z nich prowadzić w ciszy. Zamiast dyskusji z wymianą pomysłów, tzw. burzy mózgów, lepiej dać uczestnikom czas na spisanie propozycji na kartce. Badania dowodzą, że że w ten sposób powstaje więcej kreatywnych pomysłów.

Eksperci 4Results radzą, by ograniczyć liczbę spotkań organizowanych ad hoc, bez przygotowania. Swoje rady firma wykorzystuje w praktyce. Arkadiusz Grochala, dyrektor merytoryczny 4Results wyjaśnia, że pracownicy mają tam zaplanowaną siatkę cyklicznych spotkań na cały rok, a każde ma określony wcześniej cel. Niemile widziane jest korzystanie z laptopa podczas spotkań, na których niekiedy stosuje się „przekazywanie piłeczki": osoba, która mówi, trzyma jakiś przedmiot i kiedy skończy, przekazuje go innej osobie, co wymusza koncentrację uczestników.

– Uważność nie jest dana na tacy. Trzeba o nią zawalczyć – podkreśla Maciej Robakiewicz, trener 4Results.

Efektywne spotkanie 8 skutecznych pomysłów

1. Określ konkretny cel spotkania i jego agendę, dbając też, by uczestnicy dostali wszystkie potrzebne materiały

2. Im krócej, tym lepiej – planuj krótszy czas spotkań, na początek ogranicz standardowy czas o 10–15 proc.

3. Zapraszaj tylko niezbędną (jak najmniejszą) grupę uczestników. Niektórzy mogą przyjść tylko na ważną dla nich część. Nie warto zapraszać „słuchaczy".

4. Zadbaj o zaangażowanie uczestników zgodnie z regułą 2/3 – każdy powinien być zainteresowany co najmniej dwoma trzecimi omawianych na spotkaniu tematów.

5. Nie pozwalaj na długie monologi, dygresje i uciekanie od tematu.

6. Zadbaj, by spotkanie kończyło się konkretnymi ustaleniami – warto przesłać je potem uczestnikom.

7. Organizuj część spotkań na stojąco – a jeśli uczestniczą dwie–trzy osoby, spacerujcie, bo zwiększa to efektywność dyskusji.

8. Rozważ spotkanie w ciszy – brainstorming warto zastąpić brainwriting: spisywaniem pomysłów na kartkach.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA