Firmy już zaczynają zmieniać siedziby. Niektóre zmniejszają biura o połowę, a rekordziści – nawet o 90 proc. Nie potrzebują już tylu metrów. Część pracowników nadal pracuje i będzie pracować zdalnie – mówi Jerzy Węglarz, prezes Biura Na Miarę. – Wynajem mniejszych biur to także, choć w mniejszym stopniu, efekt zwolnień pracowników.

Liczne przetasowania

Trend redukcji powierzchni przybiera na sile. – Najemcy z dużych biur przeprowadzają się do średnich, ci ze średnich idą do małych, ci z małych – do mikro – opisuje Jerzy Węglarz. – Jedna z firm z branży HR przed panedmią wynajmowała w nowym biurowcu 1,5 tys. mkw. Właśnie znalazła podnajemcę na całą powierzchnię i uznała, że poszuka dla siebie raptem 500 mkw. Ostatecznie zdecydowała się na kilka gabinetów w formule all-inclusive (gotowe biura serwisowane), w których zmieści się ok. 15 osób. Reszta może pracować z domu. Spotkania zorganizuje w salkach konferencyjnych. Takich przykładów będzie coraz więcej.

Kolejna zmiana to coraz krótsze negocjacje. – Ustalenia warunków i zapisów umowy nie trwają już, jak to było do niedawna, miesiącami. Strony szybko dogadują się co do najważniejszych punktów – mówi szef Biura na Miarę.

Także Andrzej Brochocki, wspólnik zarządzający w Kancelarii Brochocki, przyznaje, że wiele firm rozważa zmniejszenie zajmowanej powierzchni. Widać to zwłaszcza w branżach najmocniej dotkniętych kryzysem – turystycznej, eventowej, reklamowej. Mniej lub bardziej ucierpieli także inni. Mamy efekt domina.

– Trwa liczenie strat i wyczekiwanie na powrót tzw. normalności – mówi Andrzej Brochocki. – Ok. 80 proc. większych organizacji nadal pracuje w trybie zmianowym lub home office. Większość od właścicieli budynków oczekuje wsparcia, czyli obniżek. Problemem jest ograniczona podaż większych powierzchni w centrum Warszawy.

Brochocki zauważa, że podczas zawirowań na rynku większym zainteresowaniem, także ze względów bezpieczeństwa, cieszą się mniejsze i butikowe obiekty oferujące bardziej elastyczne warunki.

Są też firmy, które wynajmują część niepotrzebnej już powierzchni i dzielą biuro z innym najemcą. – Chętnych na „kawałek" biura nie brakuje, bo można się wprowadzić z dnia na dzień – tłumaczy Jerzy Węglarz. – Przed pandemią trudniej było o urządzoną, umeblowaną, gotową do wzięcia od ręki powierzchnię. Często trzeba było na nią czekać pół roku i dłużej. Popyt na gotowe biura to kolejny coraz bardziej widoczny trend.

Potrzebę zmniejszenia biura o 10–20 proc. zgłasza część klientów firmy Colliers International. – Wyjście z długoterminowych umów najmu nie jest jednak łatwe. Wielu decyduje się więc na podnajem części powierzchni na krótszy lub dłuższy okres – potwierdza Mateusz Cieślik, ekspert z działu powierzchni biurowych w Colliers International.

– Podnajmy to częsta praktyka – dopowiada Andrzej Brochocki. – Zwłaszcza dziś wiele firm próbuje obniżyć koszty działalności. Dotyczy to przede wszystkim tych organizacji, którym do końca umowy pozostało dużo czasu. Podobnie już było podczas kryzysu w 2008 r. Jeśli sytuacja nie zostanie opanowana, a na rynek nie wróci optymizm, trend może się nasilać. Z drugiej strony pojawiła się spora grupa podmiotów, które są gotowe skorzystać z okazji i podnająć powierzchnię na krótszy okres, na konkurencyjnych warunkach finansowych.

Gra czynszowa

Regularny przyrost ofert podnajmu części biura odnotowuje firma doradcza CBRE.

– Zdecydowanie przoduje tu branża finansowa, dość aktywny jest też sektor IT – mówi Łukasz Kałędkiewicz, szef działu doradztwa i transakcji w CBRE. – To wyraźny trend, choć skala nie jest jeszcze ogromna. Więcej metrów próbowano podnajmować w 2009 r., zwłaszcza jeśli odniesiemy się do wielkości ówczesnego rynku. W Warszawie w krótkim czasie pojawiło się ponad 60 tys. mkw., a cały rynek liczył niespełna 3,5 mln mkw. Teraz liczy już ponad 5,5 mln mkw., a oferowanej na podnajem powierzchni jest wciąż mniej – wskazuje. Kałędkiewicz przewiduje, że będzie jej przybywać. – Na razie nie widać ogromnej determinacji, w wielu przypadkach to raczej testowanie rynku – ocenia. – A w 2009 r. próbowano wygenerować oszczędności za wszelką cenę.

Podnajem biura bywa też ryzykowny. – Jeśli główny najemca będzie miał problemy z płatnościami, nie będzie w stanie porozumieć się z właścicielem biurowca, kłopoty może mieć także podnajemca – mówi Jerzy Węglarz. – Może zostać na lodzie, jeśli właściciel wypowie najemcy umowę i przejmie powierzchnię.

Niektóre firmy mają wręcz odwrotne potrzeby. – Aby zapewnić pracownikom bezpieczną odległość w biurze, zastanawiają się nad krótkoterminowym wynajmem dodatkowej powierzchni – mówi Mateusz Cieślik. Część najemców, w zamian za tymczasową obniżkę czynszu, zdecydowała się zaś na przedłużenie umów.

Spadków czynszów na razie nie widać. Zdaniem Jerzego Węglarza minęło za mało czasu, by rynek dotknęły drastyczne zmiany. – Ruch jest, transakcje się odbywają. Niewykluczone jednak, że starsze biurowce będą musiały zbijać stawki, żeby przyciągnąć najemców – ocenia.

O grze czynszowej mówi Łukasz Kałędkiewicz. – To ciekawe zjawisko: użytkownicy biur, spodziewając się kryzysu gospodarczego, zakładają, że stawki powinny spadać, więc podejmują próby coraz bardziej agresywnych negocjacji – zauważa. – Wynajmujący zaś nie są gotowi do ustępstw. W większości transakcji zamykanych między połową marca a końcem czerwca nie doszło do zmiany warunków najmu ustalanych przed pandemią. Na korzyść wynajmujących przemawiają stosunkowo niskie poziomy pustostanów i wysokie koszty budowy.

Zdaniem ekspertów biuro zyska nowe funkcje. – Stanie się miejscem interakcji, burzy mózgów, pracy kreatywnej, zespołowej – przewiduje Mateusz Cieślik. – Zadania wymagające skupienia będą wykonywane w domu lub w zapewnionych przez firmę „lokalizacjach satelickich", jak np. coworki. Wzrośnie też znaczenie i wykorzystanie nowych technologii, które zapewnią sprawniejszy i wygodniejszy sposób korzystania z biura.

Masowe i długotrwałe stosowanie home office zapewne nie pozostanie bez wpływu na efektywność firmy. Zwraca na to uwagę Łukasz Kałędkiewicz. – Zarządy spółek deklarują utrzymanie wskaźników, ale nie ma pewności, czy po roku zdalnej pracy jej jakość i motywacja pracowników utrzymają się na tak wysokim poziomie – wyjaśnia. – Straty wydają się być dość oczywiste osłabiony obieg informacji, mniejsze przywiązanie, a więc i mniejsza lojalność pracownika wobec firmy. Psychologowie podkreślają też potrzebę realnego kontaktu z innymi ludźmi. Może się okazać, że preferowani będą pracodawcy oferujący miejsce pracy także w biurze.