Każdy z nas ma prawo żądać załatwiania spraw przez urząd z zachowaniem określonych terminów oraz bez zbędnej zwłoki.
W celu uniknięcia poprawiania błędów oraz skrócenia czasu rozpoznania sprawy przed złożeniem pisma należy dowiedzieć się, jakie dokumenty należy złożyć razem z nim i w jakiej formie (np. w oryginale, kopii, kopii poświadczonej notarialnie). Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Niezależnie od tego warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dowodów.
W praktyce dowodem w sprawie administracyjnej może być wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.
Dodatkowo jeżeli przepisy nie wymagają urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, to pracownik urzędu odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania. W tej ostatniej sytuacji urzędnik musi jednak uprzedzić o grożącej odpowiedzialności. Bez tego, w przypadku podania nieprawdy przez stronę postępowania, nie będzie można jej pociągnąć do odpowiedzialności karnej.
Niekiedy zdarza się również, że mimo najlepszych chęci nasze podanie trafi do organu niewłaściwego. W takiej sytuacji jego obowiązkiem jest niezwłocznie przekazanie go do organu właściwego. Takie przekazanie sprawy następuje na podstawie postanowienia. Jeżeli podanie dotyczy kilku spraw, a zostało złożone do jednego organu, to organa rozpatruje je tylko w tej części, która go dotyczy.
