NIK o Projekcie Emp@tia

W założeniach Projekt Emp@tia miał stanowić centralny system, który łącząc wiele baz danych miał umożliwiać przepływ informacji między ośrodkami pomocy społecznej, urzędami pracy, ZUS-em i innymi urzędami, zajmującymi się pomocą społeczną. Natychmiast miał dostarczać pracownikom socjalnym dane o zatrudnieniu ich klientów, świadczeniach rodzinnych, funduszu alimentacyjnym, stopniu niepełnosprawności itp. Z kolei dzięki portalowi internetowemu obywatele potrzebujący pomocy mieli mieć możliwość skorzystania ze zdalnego załatwiania spraw urzędowych.

NIK ocenia, że - z uwagi na ograniczony zakres wykorzystania w latach 2014-2015 zakupionego sprzętu i udostępnionych usług - projekt Emp@tia nie przyczynił się istotnie do usprawnienia rozpatrywania spraw i poprawy efektywności realizacji zadań w obszarze zabezpieczenia społecznego.

Istotne zwiększenie wykorzystania udostępnionych usług nastąpiło dopiero w I kw. 2016 r., tj. po wejściu w życie zmian w ustawie o świadczeniach rodzinnych (wprowadzających obowiązek weryfikacji w systemach zewnętrznych danych osób ubiegających się o zasiłek), i wejściu w życie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (poprzez portal Emp@tia Ministerstwo udostępniło możliwość składania wniosków o świadczenia wychowawczego w ramach Programu 500+). Liczba przesłanych w tym czasie zapytań była ponad trzykrotnie wyższa od wszystkich skierowanych za pośrednictwem systemu do końca 2015 r. (wzrost o 331 proc.). Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, że w I kw. 2016 r. za pośrednictwem portalu Emp@tia złożono ogółem 337 wniosków (do 19 kwietnia tylko w ramach Programu500+ złożono 1995 wniosków), czyli więcej niż w ciągu dwóch lat od zakończenia realizacji projektu (wówczas 346 wniosków). Portal Emp@tia - zupełnie nieoczekiwanie - dobrze sprawdził się jako wsparcie w realizacji Programu500+, choć NIK zwraca uwagę, że wykorzystanie go w tym celu wykraczało poza założenia Projektu.

Pomimo opóźnień w fazie początkowej, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w ustalonym terminie (do 14 lutego 2014 r.) zrealizowało przewidziany zakres rzeczowy Projektu. Osiągnięto wszystkie zakładane wskaźniki produktu. Jednak po upływie dwóch lat od zakończenia realizacji Projektu Emp@tia, planowane efekty jakie miał on przynieść w zakresie poprawy dostępności, jakości, skuteczności i efektywności realizacji zadań w obszarze zabezpieczenia społecznego, zostały osiągnięte jedynie w ograniczonym zakresie. W ocenie NIK przyczyny małej popularności i stosunkowo niskiego wykorzystania stworzonej Platformy Emp@tia różniły się w zależności od użytkowników.

Dla obywateli

Wykorzystanie udostępnionej poprzez Portal Emp@tia możliwości składania przez osoby fizyczne oraz przedsiębiorców wniosków w formie elektronicznej było znikome: w latach 2014-2015 złożono w ten sposób zaledwie 346 wniosków dot. świadczeń socjalnych. W tym czasie na portalu dostępnych było tylko 13 formularzy wniosków z zakresu pomocy społecznej, a także dotyczących rejestracji żłobków i klubów dziecięcych oraz przyznania Karty Dużej Rodziny. Od 1 stycznia 2016 r. liczba dostępnych formularzy zwiększyła się do 34.

W ocenie NIK na ograniczony dotychczas zakres korzystania z Portalu Emp@tia istotny wpływ miał brak powszechnej wiedzy o takiej możliwości (na co wskazują wyniki przeprowadzonych przez NIK badań ankietowych), jak też konieczność posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego na platformie ePUAP.

Ograniczone było również zainteresowanie internautów informacjami zamieszczonymi na podstronach Emp@tii. Jakkolwiek do 30 listopada 2015 r. na portalu tym zarejestrowano 468,3 tys. odwiedzin, to w niemal połowie przypadków użytkownicy otworzyli tylko stronę główną i nie korzystali z innych informacji czy usług dostępnych na tym portalu.

Dla administracji

Spośród aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo w wyniku realizacji Projektu, w największym zakresie wykorzystywana była Centralna Aplikacja Statystyczna. Używały jej wszystkie objęte kontrolą jednostki terenowe. W okresie od 1 stycznia 2014 r. do 30 listopada 2015 r. z Centralnej Aplikacji Statystycznej skorzystało ponad 11,7 tys. użytkowników, za pośrednictwem tej aplikacji przekazano niemal 3 tys. różnych rodzajów sprawozdań.

Do czasu zakończenia kontroli nie została natomiast udostępniona aplikacja Adopcja, gdyż nie wszystkie ośrodki adopcyjne uzyskały potwierdzenie rejestracji przez GIODO zbiorów danych osobowych, które będą przetwarzane z wykorzystaniem tego oprogramowania.

NIK zwraca uwagę, że najpoważniejsze problemy decydujące o niskim wykorzystaniu i ograniczonej przydatności Portalu Emp@tia dla administracji to:

brak możliwości płynnego przepływu danych pomiędzy systemami i rejestrami wykorzystywanymi przez poszczególne urzędy i urzędników; oraz niekompletne i nieaktualne dane w Centralnej Bazie Beneficjentów, co uniemożliwia uzyskanie rzetelnych danych o beneficjentach obszaru zabezpieczenia społecznego i wyeliminowanie przypadków wyłudzania świadczeń.

Z kolei przyczyny tych problemów to m.in. nierozpoczęte z odpowiednim wyprzedzeniem prace legislacyjne, zmierzających do stworzenia ram prawnych, umożliwiających pełne wdrożenie i wykorzystanie usług oraz sprzętu uzyskanych w związku z realizacją Projektu Emp@tia. W konsekwencji do 1 stycznia 2016 r. nie było możliwe udostępnienie m.in. usług składania wniosków o świadczenia rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego w formie elektronicznej, a nadal nie jest możliwe wykorzystanie 3,5 tys. terminali mobilnych przeznaczonych do przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych.

Sprzęt

W ramach Projektu Emp@tia ośrodki pomocy społecznej wyposażono w terminale mobilne (3,5 tys. szt. za kwotę ponad 5,1 mln zł.) do przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych w postaci elektronicznej. Jednak ze względu na brak niezbędnych uregulowań prawnych pracownicy ośrodków terminali używać nie mogli. Przepisy ustawy o pomocy społecznej, regulujące tę kwestię i dopuszczające prowadzenie wywiadów w postaci elektronicznej, wejdą bowiem w życie dopiero 11 września 2016 r., tj. po niemal trzech latach od zakupu sprzętu.

NIK zwraca także uwagę na dodatkowy aspekt tej sytuacji: udzielona przez sprzedawcę czteroletnia gwarancja, w rzeczywistości obejmie jedynie 14 miesięcy jego intensywnej eksploatacji. W kontekście wskazanych okoliczności, wydatkowanie środków publicznych na niewykorzystywany dotychczas sprzęt informatyczny nie można uznać za działanie gospodarne.

Inne przyczyny niskiego wykorzystania Emp@tii

Niewielkie wykorzystanie przez pracowników jednostek terenowych nowych usług i funkcjonalności Projektu Emp@tia wynikało także stąd, że m.in.:

- samodzielne pozyskiwanie danych, w tym drogą elektroniczną, nie było obowiązkowe (jednoznacznie sformułowany obowiązek uzyskiwania informacji z rejestrów publicznych niezbędnych do załatwienia spraw z zakresu świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.),

- pracownicy jednostek terenowych nie zawsze byli wystarczająco przygotowani do wykorzystania udostępnionych usług elektronicznych, nie wszystkie funkcje i usługi były też przydatne (w konsekwencji niemal połowa podłączonych jednostek nie podjęła do 30 listopada 2015 r. żadnych prób pozyskania danych z wykorzystaniem udostępnionych interfejsów do systemów zewnętrznych);

- występowały liczne problemy techniczne w komunikacji poszczególnych systemów i rejestrów publicznych.

Z kolei długotrwały proces udostępniania usług elektronicznego pozyskiwania danych z elektronicznych ewidencji i rejestrów publicznych oraz możliwości składania kolejnych rodzajów wniosków w formie elektronicznej spowodowane były brakiem odpowiednich przepisów, brak gotowości do współpracy z CSIZS innych systemów i rejestrów publicznych oraz problemami w komunikacji poszczególnych systemów.

Finansowanie

Pierwotnie całkowity koszt realizacji Projektu Emp@tia został ustalony na 61 629 670 zł. W wyniku wszystkich dokonanych w trakcie realizacji Projektu zmian w treści Porozumienia o dofinansowanie, maksymalny koszt realizacji ustalono na 49 197 670 zł.

Ostatecznie rozliczona przez Beneficjenta całkowita kwota poniesionych wydatków (w okresie 2008 - 2014) wyniosła 45 413 816,09 zł. Dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej wyniosło 36 031 668,52 zł.

Z wydanych środków sfinansowano m.in. budowę scentralizowanej platformy komunikacyjnej, utworzenie Portalu Informacyjno-Usługowego, podłączenie ponad 3000 jednostek terenowych, integrację narzędzi statystycznych wykorzystywanych w obszarach pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego oraz zakup 3500 terminali mobilnych.