Miasto przed przyznaniem lokalu socjalnego czy zamiennego ustala, czy osoba ubiegająca się o przydział spełnia kryterium dochodowe uzasadniające oddanie w najem lokalu. W wypadku osoby bezrobotnej potrzebne są informacje o zarejestrowaniu w urzędzie pracy oraz o okresie, w jakim była lub jest zarejestrowana, a także o przyznanych świadczeniach i okresie, na jaki zostały przyznane.
Zgodnie z art. 220 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli może je ustalić na podstawie posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych.
Urzędy pracy i urząd miasta przetwarzają dane do różnych celów
Urząd miasta i powiatowy urząd pracy prowadzą ewidencje lub rejestry danych za pośrednictwem tego samego organu, tj. prezydenta miasta. Jednakże według ustawy o ochronie danych osobowych są różnymi administratorami danych, ponieważ przetwarzają dane osobowe do różnych celów. Dostęp do danych innego administratora jest możliwy tylko wówczas, gdy zostaje spełniona jedna z przesłanek art. 23 ustawy. W związku z tym miasto za każdym razem, gdy chce uzyskać dane z urzędu pracy, musi występować z wnioskiem o ich udostępnienie i podać uzasadnienie prawne.
W opinii głównego inspektora ochrony danych osobowych przepisy prawa nie pozwalają na to, aby upoważnieni pracownicy urzędu miasta mieli bezpośredni dostęp do danych PUP, np. za pomocą właściwie zabezpieczonych elektronicznych środków komunikacji. Taki dostęp jest niemożliwy, nawet jeśli dotyczyłby wyłącznie uzyskania informacji niezbędnych podczas postępowania w sprawie lokali socjalnych i zamiennych. Zasady przetwarzania danych nie przewidują zbiorczego udostępniania danych osobowych konkretnych osób. Zdaniem GIODO należałoby uprościć procedury występowania z wnioskiem o udostępnienie danych.
