Zasady przyznawania dodatku specjalnego pracownikom samorządowym określają art. 36 ust. 3 i 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0AD256ED0E037FDCBE0808486AE12AEE?id=292862]ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych[/link], § 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=16340657B266D001BA356B7D381F9FA1?id=305817]rozporządzenia z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych[/link] oraz przepisy regulaminów wynagradzania, które powinni wydać wszyscy pracodawcy.
Zgodnie z przepisami ustawowymi pracownicy zatrudnieni w urzędach gmin, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich oraz biurach (odpowiednikach biur) mają prawo do dodatku specjalnego. Dodatek ten może być przyznany w dwóch grupach przypadków.
Na podstawie art. 36 ust. 5 przysługuje on pracownikom samorządowym z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Powinien być przyznawany wyłącznie na okres, w którym na pracownika nałożono dodatkowe obowiązki.
Przez cały czas trwania zatrudnienia danemu pracownikowi można kilkakrotnie przyznawać dodatek specjalny, zawsze, ilekroć zostaną spełnione przesłanki z art. 36 ust 5.
Dodatek ma charakter fakultatywny, może zostać przewidziany w regulaminie wynagradzania pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (także doradcom, asystentom oraz pracownikom pomocniczym i obsługi). Przepis art. 36 ust. 5 nie daje podstawy do wyłączenia z grupy uprawnionych do dodatku pracowników zatrudnionych na podstawie powołania lub wyboru (poza wójtem/burmistrzem/prezydentem miasta, starostą, marszałkiem województwa, którym przysługuje obligatoryjnie dodatek na podstawie art. 36 ust. 3).
