Informatyzacja urzędów stanu cywilnego: Akt elektroniczny ważny jak papierowy

Na wczorajszym posiedzeniu Rada Ministrów zaakceptowała projekt założeń do ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego autorstwa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Przewiduje on przede wszystkim usprawnienie procedur poprzez wprowadzenie elektronicznej rejestracji.

Informatyzacja USC

Obecnie obowiązuje zasada, że rejestr stanu cywilnego prowadzony jest w formie papierowej. W efekcie o akt urodzenia trzeba prosić w urzędzie właściwym ze względu na miejsce przyjścia na świat. Założenia przesądzają o informatyzacji aktów stanu cywilnego. Co ważne, wszystkie urzędy stanu cywilnego mają mieć jednolity system teleinformatyczny. Informatyzacja ma ruszyć od 1 stycznia 2015 r.

100 lat należy przechowywać księgi stanu cywilnego dotyczące rejestracji urodzin

Oznacza to, że akty: urodzeń, małżeństw i zgonów będą rejestrowane w systemie elektronicznym. Dostęp do nich mieliby wszyscy kierownicy urzędów stanu cywilnego. Dzięki temu w dowolnym USC będzie można otrzymać papierowy odpis aktu, niezależnie od tego, gdzie jest on przechowywany. Jeśli obywatel poprosi o odpis w postaci elektronicznej, to otrzyma go bez wizyty w urzędzie.

Piotr Gryska, wiceprezes Rządowego Centrum Legislacji, zwraca jednak uwagę, że w projekcie należałoby doprecyzować  m.in., czy informatyzacja rejestracji stanu cywilnego ma dotyczyć wszystkich aktów, czy tylko tych nowych i kontynuację formy papierowej w już istniejących.

W ocenie RCL nowa ustawa powinna zakładać – jako model docelowy – tylko elektroniczną rejestrację stanu cywilnego, dopuszczając na mocy przepisów przejściowych kontynuację rejestracji papierowej w stosunku do akt, które obecnie są prowadzone w takiej formie.

Mają się również zmienić same zasady rejestracji spraw. Nie wszystkie będą musiały być załatwiane w USC właściwym ze względu na miejsce zamieszkania zainteresowanego.

Przykładowo zaświadczenie o braku przeszkód w zawarciu małżeństwa czy zarejestrowanie urodzenia, zawarcia małżeństwa albo zgonu, które nastąpiły za granicą, będzie możliwe w dowolnie wybranym urzędzie stanu cywilnego.

Zmienią się także zasady udzielania małżeństw poza USC. Narzeczeni będą mogli wybrać miejsce, w którym chcą wstąpić w związek małżeński. Pod warunkiem jednak, że znajduje się ono na terenie danej gminy. Będą jednak musieli poza standardową opłatą skarbową za sporządzenie aktu małżeństwa, która obecnie wynosi 86 zł, uiścić jeszcze opłatę dodatkową. Pokryje ona koszty dojazdu kierownika USC na miejsce ceremonii czy jego wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Więcej kompetencji

Założenia przewidują także uproszczenie wielu procedur związanych z rejestracją stanu cywilnego poprzez zastąpienie wydawania decyzji administracyjnych czynnościami materialno-technicznymi. Decyzji nie będzie już wymagało odtwarzanie, a także uzupełnianie treści aktu stanu cywilnego. Kierownik USC zyska też nową kompetencję. Będzie właściwy do prostowania treści aktu na podstawie aktów wcześniejszych, dotyczących tej osoby lub jej rodziny. Sądy powszechne nadal będą prostować treść aktów, gdy czynność ta jest prowadzona na innej podstawie niż wymienione dokumenty.

Mają się także zmienić zasady tworzenia urzędów stanu cywilnego. Obecnie kompetencja ta przysługuje wojewodom, którzy korzystają z niej na podstawie lakonicznego upoważnienia ustawowego. Po wejściu w życie nowej ustawy prawo takie mieliby ministrowie: spraw wewnętrznych oraz administracji i cyfryzacji. W drodze rozporządzenia określiliby liczbę urzędów w gminie i podział na okręgi. Projekt zakłada także doprecyzowanie wymagań kwalifikacyjnych stawianych kierownikom urzędów stanu cywilnego i ich zastępcom.