Cyfryzacja urzędu z funduszy unijnych

Od 27 lutego do 4 maja 2015 r. będzie można składać wnioski o dofinansowanie e-usług publicznych w administracji rządowej w ramach działania 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych" programu operacyjnego „Polska cyfrowa" na lata 2014–2020 (PO PC 2014–2010).

Dwa typy projektów

W ramach konkursu dopuszcza się dwa typy projektów: tworzenie lub rozwój e-usług publicznych (A2B, A2C) oraz tworzenie lub rozwój usług wewnątrzadministracyjnych (A2A) niezbędnych do funkcjonowania e-usług publicznych. Konkurs ma zasięg ogólnokrajowy. Pierwszym beneficjentem nowej perspektywy będzie administracja rządowa, bo zgodnie ze szczegółowym opisem osi priorytetowych programu operacyjnego „Polska cyfrowa" na lata 2014–2020 w ramach działania 2.1 tylko te podmioty mogą się ubiegać o dofinansowanie. Nabór organizowany jest przez Władzę Wdrażającą Programy Europejskie (WWPE), która zgodnie z ustawą z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 jest instytucją pośredniczącą we wdrażaniu tego działania.

Dla kogo i jakie środki

Zgodnie z regulaminem konkursu opublikowanym przez WWPE podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o wsparcie są:

* jednostki administracji rządowej,

- podmioty podległe jednostkom administracji rządowej lub przez nie nadzorowane (z wyłączeniem podmiotów wskazanych niżej jako potencjalni partnerzy),

* sądy i jednostki prokuratury,

- partnerstwa uprawnionych wnioskodawców z przedsiębiorstwami, organizacjami pozarządowymi, jednostkami naukowymi lub podmiotami leczniczymi, dla których podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna. Na konkurs przeznaczono łącznie 945,5 mln zł z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz tzw. współfinansowania krajowego z budżetu państwa. Maksymalna wartość wydatków kwalifikowalnych projektu złożonego do dofinansowania nie może przekroczyć 46 mln euro (według kursu średniego NBP z ostatnich kolejno następujących po sobie sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie). Maksymalne dofinansowanie wynosi 100 proc. kosztów kwalifikowalnych projektu.

Przygotowanie i składanie wniosków

Wnioski o dofinansowanie projektu można składać w formie elektronicznej lub papierowej. W formie elektronicznej przyjmowane będą za pośrednictwem skrzynki podawczej WWPE (adres skrzynki ePUAP: /2yki7sk30g/nabory21popc). Formularz wniosku będzie dostępny w katalogu usług publicznych na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz za pośrednictwem strony www.wwpe.gov.pl. Potwierdzeniem złożenia wniosku będzie urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Po otrzymaniu UPO nie można już wprowadzać żadnych zmian we wniosku.

Wnioski w formie papierowej wraz z wersją zapisaną np. na płycie CD należy składać osobiście lub przesyłką rejestrowaną w siedzibie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, w biurze podawczym przy ul. Syreny 23, 01-150 Warszawa, od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.15 do 16.15. Za moment złożenia wniosku o dofinansowanie w wersji papierowej uznaje się datę osobistego doręczenia potwierdzonego pieczęcią wpływu zawierającą nazwisko osoby uprawnionej do odbioru oraz informację o dacie i godzinie wpływu.

Oprogramowanie, sprzęt, serwis

Ubiegając się o dofinansowanie, należy pamiętać, że nie może wystąpić tzw. podwójne finansowanie, tj. dofinansowanie tych samych wydatków w ramach projektu z innych środków publicznych. Oznacza to, że np. wcześniejsze otrzymanie dotacji na realizację wydatków, które są w projekcie, automatycznie wyklucza je z możliwości dofinansowania w tym konkursie.

Pamiętaj

Wnioskodawca może utworzyć w budżecie projektu (w części inwestycyjnej) rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Wartość rezerwy może wynosić maks. 10 proc. całkowitych nakładów inwestycyjnych bez tej rezerwy, a do proponowanego projektu należy załączyć szczegółową analizę ryzyka, uzasadniającą utworzenie rezerwy. Może być ona wykorzystana w szczególności na przekroczenia planowanych wartości przetargów i ewentualny wzrost stawki VAT. Każdy wydatek poniesiony w ramach rezerwy musi być przyporządkowany do jednej z kategorii.

Projekty bez pomocy publicznej

O dofinansowanie mogą się ubiegać tylko projekty, w których nie wystąpi pomoc publiczna w rozumieniu art. 107 ust. 1 traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Za takie uznaje się m.in. projekty realizowane przez administrację publiczną na swoją rzecz oraz projekty jednostek sądów i prokuratury.

Pamiętaj

Aby dofinansowanie było pomocą publiczną, musi spełniać łącznie wszystkie przesłanki wskazane w art. 107 ust. 1 traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Zgodnie z nim pomocą publiczną jest przysporzenie:

- dokonywane przez państwo lub z jego źródeł (przy wykorzystaniu jego zasobów),

- stanowiące selektywną ekonomiczną korzyść,

- zakłócające lub mogące zakłócić konkurencję

- oraz wpływające na warunki wymiany handlowej między państwami członkowskimi.

Projekty, które spełniają przesłanki pomocy publicznej, np. poprzez prowadzenie w części swojej działalności także działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym (oprócz usług publicznych świadczą także usługi komercyjne, np. sektor ochrony zdrowia świadczący usługi w ramach i poza systemem NFZ), będą mogły otrzymać dofinansowanie, ale tylko po spełnieniu określonych warunków. W tym celu Władza Wdrażająca Programy Europejskie oraz Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju opracowały specjalny model realizacji tych projektów, polegający m.in. na wydzieleniu działalności komercyjnej z niekomercyjnej i dodatkowym oszacowaniu wysokości dofinansowania. Będzie ono udzielane jako niestanowiące pomocy publicznej.

Ocena wniosków

Ocena wniosków o dofinansowanie składa się z oceny formalnej oraz oceny merytorycznej. Ocena formalna przeprowadzana będzie metodą „tak/nie" na podstawie kryteriów oceny projektów, takich jak kompletność dokumentacji, kwalifikowalność wnioskodawców, partnerów oraz wydatków, zgodność z zasadami pomocy publicznej czy prawidłowość wyboru partnerów w projekcie. Aby spełnić ten ostatni wymóg, wnioskodawcy już teraz powinni zawierać z partnerami pisemne porozumienia lub umowy o partnerstwie. Kopię tego dokumentu należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie. Podpisana umowa musi zawierać co najmniej określenie praw i obowiązków stron, wskazanie partnera wiodącego, przepływy finansowe oraz sposób postępowania w przypadku naruszenia umowy lub niewywiązywania się z niej.

Ocena formalna potrwa dziesięć dni, ale może się wydłużyć o czas dokonania poprawek lub uzupełnień. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie błędy formalne można poprawić. Dla przykładu wnioskodawcy już teraz powinni opracować studia wykonalności projektu, bo brak tego dokumentu powoduje odrzucenie wniosku na etapie oceny formalnej bez możliwości uzupełnień. Ponadto trzeba pamiętać, że okres realizacji projektu nie może być dłuższy niż 36 miesięcy.

Ocena merytoryczna będzie prowadzona przez ekspertów zewnętrznych. W razie wątpliwości mogą się oni zwrócić do wnioskodawcy o dodatkowe informacje i/lub wyjaśnienie treści wniosku. Procedura ta nie jest obligatoryjna, ale jest coraz częściej wykorzystywana, bo w poprzedniej perspektywie procedura odwoławcza często przywracała odrzucone wnioski właśnie ze względu na niewykorzystanie możliwości wyjaśnienia lub uzupełnienia nieścisłości.

Eksperci zewnętrzni mają prawo do przesunięcia do właściwej kategorii lub podkategorii wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, błędnie wskazanych wcześniej przez wnioskodawcę. Takie przeszacowanie lub stwierdzenie wydatków niekwalifikowanych może oznaczać zmniejszenie budżetu wydatków.

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania przez projekt wynosi dla projektów typu I 105 punktów, a dla projektów typu II 91 punktów. Aby wniosek mógł zostać pozytywnie oceniony, musi spełnić wszystkie kryteria formalne, a następnie w ocenie merytorycznej spełnić wszystkie kryteria oceniane metodą „tak/nie" oraz uzyskać co najmniej 30 proc. możliwych do uzyskania punktów, czyli dla projektów typu I 32 punkty, a dla projektów typu II 28 punktów.

Podstawa odrzucenia

Warto pamiętać, że wśród kryteriów merytorycznych są takie, których niespełnienie skutkuje odrzuceniem wniosku, np. nieadekwatność wydatków i zakresu rzeczowego do projektu, niezgodność z diagnozą potrzeb interesariuszy usług czy brak potwierdzenia, że projekt dotyczy potrzeb wskazanych w dokumencie strategicznym dla danego obszaru tematycznego. Wniosek będzie także odrzucony, jeśli nie będzie przeprowadzonej wiarygodnej analizy finansowej.

W ramach tego kryterium ocenie podlega wiarygodność analizy kosztów i korzyści pod kątem:

- metodycznego i rzetelnego oszacowania kosztów i korzyści dla wnioskodawcy i interesariuszy, zastosowania wymaganego okresu referencyjnego dziesięciu lat i stopy dyskontowej 5 proc.,

- wyliczenia wskaźników efektywności ekonomicznej: ENPV (ekonomiczna wartość bieżąca netto), ERR (ekonomiczna stopa zwrotu), B/C (relacja zdyskontowanych korzyści do zdyskontowanych kosztów). Za wiarygodne prognozowanie wysokości ERR można też dostać dodatkowe punkty, bo konkurs promuje 15 punktami projekty z wysoką ekonomiczną stopą zwrotu. Równie wysoko punktowane są usługi realizowane dzięki metodzie projektowania zorientowanego na użytkownika oraz skierowane do licznej lub często korzystającej grupy odbiorców. Dodatkowe 3 punkty przyznawane są za realizację projektu, który został wpisany do kontraktu terytorialnego zawartego pomiędzy ministrem infrastruktury i rozwoju a samorządem województwa.

Pamiętaj

Czas przewidziany na ocenę merytoryczną wniosku o dofinansowanie nie powinien przekroczyć 45 dni, ale może się wydłużyć o czas składania wyjaśnień. WWPE szacuje, że łączny czas na ocenę formalną i merytoryczną wyniesie 100 dni, a konkurs zostanie rozstrzygnięty w sierpniu 2015 r. Pierwsze umowy o dofinansowanie będą podpisywane na przełomie września i października 2015 r.

Można się odwołać

Warto pamiętać, że negatywna ocena wniosku nie musi skutkować pogrzebaniem szans na rozwój e-usług. Wzorem poprzedniej perspektywy od negatywnej oceny można się będzie odwołać, składając w ciągu 14 dni protest. Gdy nie zostanie on uwzględniony, negatywną decyzję można zaskarżyć zgodnie z art. 61 i art. 62 ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 po wyczerpaniu środków odwoławczych przewidzianych w systemie realizacji POPC i po otrzymaniu informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej, Wnioskodawca może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego, a następnie skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Ważny adres

WWPE uruchomiła specjalny adres poczty elektronicznej. Pytania dotyczące konkursu można kierować na adres: konkurs2.1-nabor1@wwpe.gov.pl

Katarzyna Dziuba-Kubicka, specjalista ds. pomocy publicznej i funduszy UE

Ważne przepisy

- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, a także ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006