Spółka z o.o. zwróciła się do dyrektora Archiwum Państwowego w Katowicach o wyjaśnienie, czy może być uznana za wytwórcę materiałów archiwalnych zobowiązanego do prowadzenia archiwum zakładowego. I czy konieczne jest zatwierdzenie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt przez Archiwum Państwowe w Katowicach.
Czytaj także: Jak akta z biurka urzędnika trafiają do archiwum
Spółka, powołana do wykonywania zadań własnych gminy, jest spółką prawa handlowego, w której 90 proc. udziałów ma miasto, a pozostałe 10 proc. siedem innych jednostek samorządu terytorialnego.
Dyrektor Archiwum stwierdził, że jest to samorządowa jednostka organizacyjna, która podlega ustaleniom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Spółka uznała to pismo za akt administracji publicznej, który zaskarżyła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach. Jej zdaniem dyrektor Archiwum Państwowego w Katowicach błędnie przyjął, że spółka jest „inną samorządową jednostką" w rozumieniu ustawy archiwalnej, zobowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.
Nie wyjaśnił, dlaczego ma być zobowiązana do prowadzenia takiego archiwum. Prowadzona dokumentacja nie ma wartości historycznej, informującej, jak wymaga ustawa, o działalności państwa polskiego czy jednostki samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych. Organem właściwym do ustalenia obowiązku prowadzenia archiwum zakładowego przez spółkę, która ma ogólnokrajowy zasięg, nie może też być dyrektor Archiwum Państwowego w Katowicach, lecz naczelny dyrektor Archiwów Państwowych.
W odpowiedzi na skargę dyrektor AP w Katowicach poinformował, że pismo do spółki nie było aktem administracyjnym, lecz odpowiedzią na jej pytania. Powtórzył, że będąc samorządową jednostką organizacyjną, spółka spełnia przesłanki ustawy archiwalnej i może zostać zobowiązana do prowadzenia archiwum zakładowego, bo wytwarza informacje wymagające ochrony przewidzianej w tej ustawie. Co do rodzaju dokumentów powstałych w przeszłości i powstających współcześnie, wylicza je obszernie art. 1 ustawy archiwalnej.
Czytaj więcej
Czy nabycie samochodu może być tak proste, jak zamówienie sprzętu online? O tym, jak wygląda transformacja tego sektora oraz jak należy odpowiedzie...
WSA już na wstępie rozstrzygnął, że pismo do spółki jest aktem, na który służy skarga do sądu administracyjnego. Dotyczy bowiem arbitralnego rozstrzygnięcia, że spółka jest samorządową jednostką organizacyjną i podlega zapisom ustawy archiwalnej. Nakłada też obowiązki wynikające z przepisów tego aktu. Nie zawiera jednak uzasadnienia ani szczegółowej odpowiedzi na wszystkie pytania spółki – uznał sąd. Tymczasem po otrzymaniu pisma organ powinien zbadać sprawę. I jeśli stwierdził, że spółka jest samorządową jednostką organizacyjną i podlega zapisom ustawy archiwalnej – wydać akt ustalający spółkę jednostką organizacyjną.
Postępowanie w sprawie trybu ustalania państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zostało uregulowane zarządzeniem naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych –wskazał WSA i, uwzględniając skargę, uchylił zaskarżone pismo.
Sygnatura akt: III SA/Gl 408/19
