Jeszcze w 2022 r., po przyspieszonym przez agresję Rosji na Ukrainę wygaśnięciu pandemii Covid, wydawało się, że rozpowszechniona w czasie zarazy praca zdalna zostanie z nami jako główny model pracy biurowej. Kolejne badania potwierdzają jednak nasilający się trend powrotu do biur, choć już nie na stałe, ale w modelu hybrydowym.

Dobrze to widać w tegorocznym raporcie Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL). Według niego, podczas gdy w latach 2021-2022 aż 70 proc. pracowników centrów usług biznesowych w Polsce pracowało głównie lub wyłącznie zdalnie, to w I kw. br. odsetek osób pracujących zdalnie spadł do 20 proc., przy 66 proc. udziale modelu hybrydowego.

Jednak ten model, zwłaszcza jeśli ma w nim przeważać praca w biurze, wymaga zwykle innej organizacji pracy, a także zdefiniowania na nowo roli biura. Do przyciągnięcia ludzi do biur nie wystarczają już darmowe owoce, masaże, sale fitness, klimatyczne pokoje relaksu, ani wdrażanie kolejnych rynkowych nowinek wywołujących „efekt wow”, którym można się pochwalić w mediach społecznościowych.

Według ekspertów JLL, globalnej firmy doradczej działającej na rynku nieruchomości komercyjnych, największą wartość przynosi dzisiaj nie pogoń za nowymi trendami w urządzaniu biur, lecz ich świadome projektowanie w oparciu o dane, obserwacje oraz analizy rzeczywistych potrzeb pracowników i biznesu. Natomiast kopiowanie rozwiązań, które świetnie wyglądają w prezentacjach, może prowadzić do powstawania przestrzeni efektownych, ale niedopasowanych do stylu pracy, struktury zespołów czy kultury firmy i w rezultacie niewykorzystanych.

Kopalnia danych z karty dostępu

– Widać wyraźnie, że rynek odchodzi od prostych benefitów i standardowych udogodnień w stronę tworzenia realnych doświadczeń pracowników oraz budowania relacji z lokalną społecznością – twierdzi Jakub Zieliński, starszy dyrektor i szef Workplace Strategy & Change Management w JLL. Według niego, coraz większą rolę odgrywa well-being, atmosfera i jakość codziennych interakcji.

Coraz wyraźniej widać też odejście od zarządzania i organizacji biur „na wyczucie” lub na podstawie ankiet wśród pracowników na rzecz konkretnych danych o obecności i sposobie korzystania z przestrzeni, czyli analityki personalnej.

Najczęściej punktem wyjścia są systemy kart dostępu, które pozwalają śledzić frekwencję i identyfikować zjawiska takie jak tzw. coffee badging, czyli krótkie pojawianie się w biurze tylko po to, by odnotować swą obecność. Część firm łączy te dane z logowaniami do firmowej sieci Wi‑Fi czy systemów uwierzytelniania, co pozwala dokładniej ocenić rzeczywiste wykorzystanie biura.

Wyniki globalnej analizy JLL pokazały duże znaczenie organizacji pracy w zespołach, w tym tzw. kolokacji, czyli fizycznej obecności menedżera w tej samej lokalizacji co jego zespół. Okazało się, że w części biur w USA kolokacja menedżerów z podwładnymi przekraczała 70 proc., a z kolei średni wskaźnik kolokacji w Londynie wyniósł ledwie 30 proc. – Takie dane, uzupełnione o czynniki kulturowe, pozwalają stworzyć elastyczną strategię firmy. Narzucanie tej samej polityki biurowej zespołowi, który naturalnie pracuje razem oraz takiemu, którego lider jest na innym kontynencie, a pracownicy dojeżdżają do biura ponad godzinę, to prosta droga do katastrofy – twierdzi Krystian Turski, szef Workforce Insights & Analytics w JLL.

Biurowa kawa od baristy

Jak ocenia Jakub Zieliński, najsilniejsze trendy w projektowaniu biur koncentrują się dziś wokół dobrostanu (wellbeingu) pracowników i zrównoważonego rozwoju, a także neuroinkluzywności, czyli tworzenia biur przyjaznych dla osób wrażliwych na bodźce. Coraz większą rolę odgrywa też projektowanie przestrzeni sprzyjających spontanicznym spotkaniom i wymianie wiedzy między pracownikami. Takie spotkania i integracje pracowników z różnych działów ułatwiają rozbudowane dziś biurowe kuchnie i kawiarnie, w których niekiedy zatrudnia się baristę.

Według Jakuba Zielińskiego, firmy inwestują też w rozwiązania będące odpowiedzią na potrzebę odreagowania stresu; np. spółki technologiczne inwestują w rozbudowaną infrastrukturę rekreacyjną, od sal muzycznych po całe strefy rozrywki. W odpowiedzi na obciążenie poznawcze pracowników współpracujących na co dzień z AI, pracodawcy zaczynają też tworzyć strefy wyciszenia i regeneracji, które mają pomagać w odzyskiwaniu koncentracji i energii w ciągu dnia.