Posada asystenta na starcie menedżerskiej kariery

Karina Wściubiak-Hankó, od ponad dziesięciu lat prezes giełdowej Alchemii, zaraz po studiach została asystentką zarządu w spółce Boryszew Romana Karkosika. Szybko dostała szansę, by się wykazać, gdy szef powierzył jej zadanie ratowania jednej ze swych firm. Szansę wykorzystała i zrobiła jedną z najbardziej błyskotliwych karier w polskim biznesie.

Andrzej Maciejewski z firmy Spencer Stuart, która specjalizuje się w rekrutacji top menedżerów, twierdzi, że ten model kariery jest dość popularny w niemieckich firmach. Tam posada asystenta albo asystentki zarządu, a najlepiej prezesa, jest inkubatorem talentów na wysokie stanowiska w przedsiębiorstwie.

W Polsce podobne awanse były łatwiejsze w latach 90. XX wieku – spora część ówczesnych asystentek pełni dziś funkcje dyrektorów HR lub marketingu. Dziś o taką karierę jest trudniej, choć wśród menedżerów nie brakuje osób, które zaczynały swój zawodowy życiorys od posady asystenta, dochodząc do fotela dyrektora.

Potrzebna praktyka

Jak podkreśla Michał Młynarczyk, szef firmy rekrutacyjnej Hays Polska, stanowiska asystenckie w różnych działach firm – np. w marketingu, finansach czy w PR, to zwykle forma praktyki albo wstępny etap przed awansem na specjalistę. – Asystent wykonuje zwykle mniej wymagające, rutynowe i często nudne czynności, które nie wymagają branżowej wiedzy, ale ma okazję poznać specyfikę pracy w dziale, uczyć się od specjalistów – mówi Michał Młynarczyk. Tak jest również w Hays, gdzie w działach wsparcia, np. w IT, księgowości, HR, kolejnym etapem po praktyce jest posada asystenta – najlepsi awansują na specjalistę, a z czasem na menedżera.

W wielu firmach jest zresztą oficjalny system ścieżek kariery. Wtedy, jak podkreślają eksperci HRK, system jasno określa, że jeśli ktoś zatrudnił się na stanowisku asystenta w dziale marketingu, to po dwóch latach ma szanse awansować na specjalistę, po kolejnych dwóch na kierownika, a po kilku następnych na dyrektora ds. marketingu.

Według danych czołowego portalu rekrutacyjnego Pracuj. pl do końca września pracodawcy opublikowali tam 9,8 tys. ofert pracy na stanowiskach asystenckich, a obecnie w serwisie jest blisko 700 takich ofert. Elżbieta Flasińska, rzecznik Grupy Pracuj Solutions, właściciela Pracuj. pl, zaznacza jednak, że zwykle nie są to propozycje dla osób stawiających pierwsze kroki na rynku pracy. W większości ogłoszeń wymaga się od kandydatów przynajmniej rocznego doświadczenia na podobnym stanowisku, ale zdarzają się oferty, w których na tym stanowisku wymagane jest nawet pięcioletnie doświadczenie, i to w międzynarodowych strukturach.

Najczęściej takie wymagania dotyczą kandydatów na asystenta/asystentkę zarządu. Jak podkreśla Elżbieta Flasińska, takie stanowiska, jak „asystent w dziale marketingu" i „asystent prezesa" łączy tylko nazwa, bo na tym drugim stanowisku często oprócz dłuższego doświadczenia zawodowego wymagane są również kompetencje menedżerskie, np. umiejętność radzenia sobie w trudnych, nieprzewidzianych sytuacjach i podejmowanie samodzielnych decyzji.

Prawa ręka szefa

Marta Tobiasz, która w firmie Antal International odpowiada za rekrutację w HR i administracji, podkreśla, że rola asystenta wzrosła wraz ze zmianami na rynku pracy. Dziś można wydzielić w niej trzy poziomy; pierwszy to recepcja, gdzie praca asystentki sprowadza się do odbierania telefonów, poczty i przyjmowania firmowych gości (za to daje okazję do zdobycia cennej wiedzy o firmie).

Drugi poziom to praca w sekretariacie polegająca na typowym wsparciu organizacyjnym. Trzeci, najbardziej wymagający, to asystentka albo asystent zarządu. Tu poza kwestiami organizacyjnymi istotne jest wsparcie merytoryczne kadry zarządzającej.

Jak podkreśla Marta Tobiasz, asystent zarządu musi orientować się w finansach, często tworzy zestawienia finansowe, kontroluje budżet, a niekiedy go nawet przygotowuje, i bywa też odpowiedzialny za wizerunek spółki oraz jej PR.

Oferty pracy na te stanowiska wymagają często kilku lat doświadczenia. Wśród kandydatów mile widziani są absolwenci kierunków ekonomicznych, administracji z biegłą znajomością co najmniej jednego języka obcego.

Mogą w zamian liczyć na atrakcyjne wynagrodzenie. Według Marty Tobiasz o ile doświadczona asystentka w sekretariacie zarabia ok. 4–6 tys. zł brutto, o tyle asystentka zarządu może liczyć na 7–10 tys. zł brutto plus ok. 10 proc. premię.

Część z nich przechodzi potem do działów HR, PR, zajmują się employer brandingiem. Większość woli jednak pozostać na tym stanowisku – niektóre przez lata pracują ze swym szefem, przechodząc wraz z nim do kolejnych firm. Część menedżerów ma sprawdzone zespoły współpracowników, w tym swoją prawą rękę, zaufaną asystentkę.

Rady dla pracownika

Udany start ze stanowiska asystenta

1. Poznać firmę

Stanowisko asystenta działu daje szanse poznania specyfiki pracy w firmie i w branży, podpatrzenia specjalistów. Pracując na recepcji, mamy okazję do zdobycia przekrojowej wiedzy o firmie. Często w recepcji można przejść do stanowiska asystenta działu (łatwo można dotrzeć do odpowiednich osób), a potem dalej awansować.

2. Wykazać się inicjatywą

Chcąc awansować, nie wystarczy sumienne wypełniać obowiązki. Trzeba wychodzić z inicjatywą, brać na siebie dodatkowe zadania – nawet bezpłatnie, ale traktując je jako okazję do nauki i pokazania się z dobrej strony szefom.

3. Szukać okazji do awansu

Jeśli nie ma zachęty ani możliwości wykazania się w swoim dziale, warto spróbować w innym. Np. pracując w marketingu, można się włączyć (w wolnym czasie) w kampanię w dziale sprzedaży.