– Właściciele firmy zwykle nie orientują się w obowiązkach archiwizacji. Szczególnie w małych firmach zdarza się, że byli właściciele zostawiają dokumenty u siebie w domu. Czasem rozdają teczki osobowe podwładnym. ZUS kwestionuje jednak takie dokumenty, bo przy dzisiejszym stanie techniki stosunkowo łatwo je sfałszować. Trudno potwierdzić autentyczność pojedynczego dokumentu, łatwiej, gdy pochodzi on ze zbioru. Archiwum ma możliwość porównywania go z innymi wystawionymi w tym okresie, wie, jakie były pieczątki, kto był kadrowym itd. – wyjaśnia Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.
Archiwa (państwowe i prywatne) nie wystawiają Rp-7 na podstawie przechowywanej dokumentacji zlikwidowanych firm, ale wydają uwierzytelnione przez swych pracowników kopie dokumentacji płacowej (odpisy, wyciągi, kserokopie). ZUS je zaakceptuje.
[srodtytul]Gdy nie ma legitymacji[/srodtytul]
Jeśli nie ma legitymacji, a dokumentacja płacowa jest niedostępna, to zarobki można potwierdzić na podstawie innych dokumentów z akt osobowych, np. umowy o pracę itp.
– Trzeba się liczyć z tym, że [b]ZUS uwzględni wówczas tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki określone kwotowo[/b], np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo lub procentowo od znanego składnika wynagrodzenia itp. Inne, np. premie, nagrody, będą uwzględnione tylko wówczas, gdy dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne – wyjaśnia Przemysław Przybylski, rzecznik ZUS.
A to oznacza, że do podstawy wymiaru nie zostaną wliczone premie, nagrody lub dodatki przysługujące warunkowo (np. uzależnione od wyników) bądź uznaniowo i wypłacane w zmiennych wysokościach – chyba że uda się zgromadzić dokumenty potwierdzające ich wysokość oraz wypłatę. Jeśli dana osoba była wynagradzana godzinowo, to ZUS ustali wynagrodzenie, jeżeli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku.
