Zaświadczenia wójt wydaje wyłącznie na wniosek

Tryb wydawania zaświadczeń określają przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. Generalną zasadą jest to, że zaświadczenie wydaje organ administracji (np. wójt) na wniosek ubiegającego się o wystawienie dokumentu (art. 217 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FEBF877810A694D887EFA3AF1E7616A4?n=1&id=133093&wid=296180]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] ).

Nie oznacza to jednak, że organ ma obowiązek wystawić zaświadczenie na każde żądanie. Jak bowiem wynika z przepisów kpa, czyni to jedynie w przypadku, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa. A jeżeli ta przesłanka nie zostanie spełniona, organ ma obowiązek wydania zaświadczenia tylko i wyłącznie wówczas, gdy wnioskodawca wykaże, że w uzyskaniu urzędowego zaświadczenia ma interes prawny (art. 217 § 2 kpa).

Potwierdza to orzecznictwo. Przykładowo wskazać można [b]wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 4 czerwca 2009 r. , w którym sąd stwierdził, że jeśli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie wymaga przepis prawa, to osoba – która nie jest właścicielem nieruchomości – ubiegająca się o udzielenie jej informacji z ewidencji gruntów musi wykazać swój interes prawny, aby takie informacje uzyskać (III SA/Gd 232/09)[/b].

[srodtytul]Odmowa w postanowieniu[/srodtytul]

Organ administracji publicznej przed wydaniem zaświadczenia może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające.

Jeżeli organ administracji ma w zaświadczeniu potwierdzić fakty lub stan prawny wynikający z posiadanych przez ten organ danych, to ewentualne postępowanie wyjaśniające zwykle ogranicza się do sprawdzenia aktualności posiadanych danych.

W orzecznictwie stwierdzono, że konieczne postępowanie wyjaśniające spełnia jedynie pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia i ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na urzędowe stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego.

Może się ono zatem odnosić do zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji rejestrów i innych danych czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się wnioskodawca, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja i rejestry mogą zawierać żądane dane, i ustalenia ewentualnych ich dysponentów [b](por. wyrok NSA z 25 października 2000 r., V SA 760/00)[/b].

W zaświadczeniu potwierdza się istnienie faktów lub stanu prawnego. Nie można zatem wydać zaświadczenia stwierdzającego nieistnienie faktów lub niepowstanie określonego stanu prawnego, np. [b]nie jest możliwe wydanie zaświadczenia, z treści którego wynikałoby, że obiekty nie spełniają wymagań określonych w przepisach ochrony środowiska. W takim przypadku organ administracji powinien odmówić wydania zaświadczenia[/b].

Podobnie będzie w sytuacji, gdy osoba żąda zaświadczenia potwierdzającego samodzielność lokalu, który w rzeczywistości warunków przewidzianych dla lokalu samodzielnego nie spełnia. W takiej sytuacji również właściwy organ powinien wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Zasada taka wynika wprost z treści art. 219 kpa, zgodnie z którym odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

[srodtytul]Paragrafy dla organu[/srodtytul]

Wójt (burmistrz, prezydent miasta), a [b]także każdy inny organ żądający od strony zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia[/b].

Obowiązek organów administracji wskazania przepisu prawa wymagającego urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia (art. 220 § 2 kpa) jest powiązany z wynikającym z art. 217 § 2 pkt 1 kpa obowiązkiem wydania zaświadczenia, jeżeli przepis prawa wymaga urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego.

Nie jest możliwe obejście art. 220 § 2 kpa przez przyjęcie, że osoba żądająca wydania zaświadczenia ma interes prawny w jego wydaniu, jeżeli organ żąda od strony przedstawienia zaświadczenia, ale nie wskazuje przepisu prawa wymagającego wydania zaświadczenia dla potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego.

Zgodnie z treścią art. 220 § 1 kpa organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli są one znane organowi z urzędu. A także gdy są możliwe do ustalenia przez ten organ na podstawie:

- posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych;

- rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B3CC76A103C8F5505CC3B7581A5F67D0?id=177458]ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[/link];

- wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

- przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (np. dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

[ramka][b]Obowiązuje siedmiodniowy termin[/b]

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie siedmiu dni.

Może zostać wydane w formie dokumentu elektronicznego podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.