Powstanie e-przewodnik po urzędach

Rz: Planuje pani utworzyć stronę internetową, która ułatwi załatwianie formalności w urzędach.

Claudia Torres-Bartyzel: To element większego projektu „Obywatel", który ma zapewnić Polakom dostęp do podanej w prosty sposób informacji o tym, jak załatwiać sprawy w urzędach. Przewiduje on m.in. utworzenie systemu informacji telefonicznej, ale także udostępnienie na stronie Obywatel.gov.pl informacji o tych usługach administracyjnych, z których najczęściej korzysta obywatel. Pracujemy nad nim wspólnie z MSW, MAiC i MIR.

Już teraz są strony internetowe, na których obywatel może znaleźć tego typu informacje.

Tak, w tej chwili mamy ponad 4 tys. stron z końcówką gov.pl. Można się w nich pogubić. Są trochę jak książka informator, w której nie ma haseł ułożonych alfabetycznie, indeksu czy spisu treści. Strona internetowa Obywatel.gov.pl ma być przewodnikiem po najpopularniejszych procedurach. Informacje o nich będą pogrupowane w zdarzenia życiowe (np. ślub czy wyrobienie dowodu osobistego), tak by łatwo można było znaleźć potrzebne informacje.

Co ważne, będziemy się posługiwać przystępnym językiem, bez urzędniczego żargonu. Teraz niektóre teksty na stronach urzędów są nawet dla mnie trudne do zrozumienia.

Obywatel musi często korzystać z prawnika jako tłumacza informacji przekazywanej przez urzędy. Niedopuszczalny będzie więc komunikat, cytuję: „Nupturienci muszą zgłosić się osobiście do USC z kompletem dokumentów celem spisania zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia związku małżeńskiego". Zamiast tego będziemy mówić np.: „Narzeczeni powinni zgłosić się do urzędu stanu cywilnego z kompletem dokumentów. Urzędnik przygotuje dokument, w którym potwierdzi, że nie ma przeszkód, by zostali małżeństwem".

Kiedy powstanie strona?

Strona pod tym adresem już istnieje. Faktyczny start nastąpi, kiedy w tym roku udostępnimy na niej opisy 80 usług. Jeżeli jakąś sprawę można załatwić przez internet, będziemy przekierowywać obywatela do odpowiedniego serwisu transakcyjnego. Jeśli konieczna jest wizyta w urzędzie, wskażemy, gdzie się udać.

W tym roku ma ruszyć też program praktyk studenckich. Czy już jakieś urzędy zgłosiły, iloma miejscami dla praktykantów dysponują?

Urzędy mają na to czas do 30 marca, dostały ode mnie odpowiedni wzór formularza z niezbędnymi danymi. Trzeba jeszcze chwilę poczekać.

Co grozi dyrektorom generalnym, którzy nie zgłoszą miejsc dla praktykantów lub podadzą zaniżoną liczbę? Zgodnie z uchwałą Rady Ministrów na 20 pracowników urzędu ma przypadać jeden praktykant.

Uchwała nie przewiduje żadnych sankcji, ale trudno mi sobie wyobrazić, że dyrektor generalny nie wywiąże się ze swojego obowiązku. Co więcej, to minister, któremu podlega dany urząd, będzie decydował o liczbie praktykantów.

Czy praktykant niezadowolony z przebiegu praktyk będzie mógł zgłosić nieprawidłowości, np. to, że wyłącznie kserował dokumenty czy parzył kawę?

O parzeniu kawy nie może być mowy. Praktyka będzie oceniana zarówno przez samego zainteresowanego, jak i przez uczelnię, która skierowała go do urzędu. Zależy nam na tym, by praktykanci zdobyli takie umiejętności, jakich brakuje obecnie absolwentom szkół wyższych, np. praca w grupie czy kompetencje analityczne.

Jeżeli student uzna, że jest niezadowolony z przebiegu praktyk, będzie mógł się zgłosić do swojego opiekuna lub dyrektora generalnego urzędu, wreszcie – do Departamentu Służby Cywilnej w Kancelarii Premiera. Wtedy podejmiemy działania naprawcze.

Praktyki są też ważne dla samego korpusu służby cywilnej. Nie każdy praktykant będzie u nas pracował po skończeniu studiów, ale chcemy, by skończył praktyki z przekonaniem, że praca w urzędach jest odpowiedzialna, wymaga umiejętności i wiedzy, a także dostarcza emocji. To istotne dla naszego wizerunku.

W urzędach będzie sporo zamieszania w związku z praktykami. Każdy przyjęty musi mieć opiekuna. Urzędnik otrzyma więc nowe obowiązki, ale nie przełoży się to na jego pensję. Administracja rządowa bowiem nie dostała pieniędzy z budżetu na dodatkowe wynagrodzenie dla opiekunów staży.

Te dodatkowe środki mogą zostać przekazane opiekunom z funduszu nagród. Nagrody bowiem powinny trafiać do osób, które wykonują właśnie takie nadzwyczajne zadania, a nie tylko te przewidziane w opisie stanowiska pracy.

Teraz często jest tak, że każdy w urzędzie dostaje nagrodę, a jej wysokość zależy np. od frekwencji.

Będziemy podejmować działania, by motywacyjna rola nagrody została przywrócona. Znam urzędy, w których przyjęto zasadę, że nagrody dostaje maksymalnie połowa pracowników, a w każdym wypadku przyznanie trzeba uzasadnić.

Jednocześnie praktyka przyznawania nagród wszystkim upowszechnia się od sześciu lat, od kiedy płace są zamrożone. Zwłaszcza w małych urzędach podwyższanie w ten sposób pensji wszystkim pracownikom jest zrozumiałe, bo płace są tam bardzo niskie.

Pani premier deklarowała, że chciałaby podwyższyć pensje w służbie cywilnej.

Pani premier powiedziała, że jeśli pozwoli na to sytuacja budżetowa, chciałaby podwyższyć wynagrodzenia w przyszłym roku. Trzeba jednak pamiętać, że wciąż nie została zdjęta z nas procedura nadmiernego deficytu. Nie znam też założeń przyszłorocznego budżetu. Nie jest więc pewne, że starczy środków na podwyżki. Dla mnie najistotniejsze jest to, by podnieść najniższe płace, które występują w różnego rodzaju inspekcjach i komendach. Inspekcje odpowiadają za nasze bezpieczeństwo, a bardzo trudno jest utrzymać w nich wykwalifikowanego pracownika. Po nabyciu kompetencji zawodowych młodzi ludzie odchodzą do sektora prywatnego. Mamy do czynienia z dużą rotacją. W niektórych urzędach widać wręcz lukę generacyjną. Pracują w nich osoby albo w wieku przedemerytalnym, albo bardzo młode.

Do konsultacji społecznych trafił projekt zmian przepisów dotyczących organizowania szkoleń. Czy dzięki nowemu rozporządzeniu szkoleń w urzędach będzie więcej i będą tańsze?

Planowane zmiany nie mają na celu oszczędności. Głównym celem jest to, by urzędnicy poświęcali się realizacji misji urzędu, a nie biurokratycznej mitrędze. Dzięki nowelizacji rozporządzenia będzie zwyczajnie łatwiej organizować szkolenia. Dyrektorzy generalni i służby kadrowe nie będą już musieli wypełniać niepotrzebnych dokumentów. Nie będą np. uzasadniać, dlaczego przeprowadzają w urzędzie szkolenie wewnętrzne, zamiast je zlecić firmom zewnętrznym.

Podobne uproszczenia chcemy wprowadzić w ocenach pracowniczych. Chcemy, by formularz był mało skomplikowany, by przełożony miał czas na rozmowę oceniającą, a nie poświęcał go na wypełnienie bardzo skomplikowanego druku.

Czy zamierzacie zmienić skalę oceniania?

Tak. Podczas pierwszej oceny w służbie cywilnej stosowana będzie skala trzystopniowa zamiast pięciostopniowej. Po krótkim okresie zatrudnienia pracodawca może jedynie powiedzieć, czy dana osoba spełnia wymagania, czy nie, ewentualnie czy przekracza oczekiwania. Jeżeli chodzi o kolejną ocenę, ważne było to, by skala nie przypominała szkolnej. Obecnie ocena „zgodnie z oczekiwaniami" to trójka, co budzi złe skojarzenia z oceną dostateczną. Efekt jest taki, że dziś urzędnicy najczęściej są oceniani na czwórkę lub piątkę, które to oceny powinny być zarezerwowane dla wyróżniających się pracowników.

Zmienią się też same kryteria oceny. Zostaną uproszczone. Służba cywilna nie powinna być skomplikowanym systemem zarządzania kadrami.

Wyniki ostatniego monitoringu wprowadzenia standardów zarządzania zasobami ludzkimi nie były dobre. Okazało się, że nie wszystkie ministerstwa i urzędy centralne wywiązały się z ustawowego obowiązku i nie opracowały takich standardów. A część tylko fragmentarycznie się zastosowała do zarządzenia szefa służby cywilnej w tej sprawie. Czy zamierza pani to zmienić?

Od czasu pierwszego raportu wiele się zmieniło. Przeprowadziliśmy kolejny monitoring, tym razem jakościowy, dotyczący wybranych standardów. Wynika z niego, że wszystkie urzędy centralne, wojewódzkie i ministerstwa opracowały programy zarządzania zasobami ludzkimi. Najlepiej wypadł GUS, Śląski Urząd Wojewódzki i Kancelaria Premiera. Teraz na spotkaniach z dyrektorami generalnymi zachęcam, by korzystali z doświadczeń tych urzędów.

Dużo czasu poświęca pani na spotkania z urzędnikami z różnych województw.