Pandemia pandemią, a życie się toczy

We wspólnotach mieszkaniowych gorący okres. Trwa sezon rocznych zebrań. Takie zebranie powinno się odbyć w I kwartale danego roku. Podczas pandemii jego organizacja nie jest jednak taka prosta. Zarządcy mają różne pomysły.

Stacjonarnie? Niekoniecznie

Zarządcy nie mają wątpliwości, że nie wolno przekładać po raz kolejny zebrań, chociaż art. 90 tarczy antykryzysowej na to zezwala. Wynika z niego, że jeżeli ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, to zostaje przedłużony o sześć tygodni od dnia odwołania tego stanu.

– Nie możemy przesuwać zebrań w nieskończoność. Trzeba uchwalić przecież plan finansowy na bieżący rok oraz udzielić absolutorium zarządowi – mówi Zbigniew Gamdzyk, prezes spółki Condominium, zarządzającej wspólnotami.

Wtóruje mu Mariusz Łubiński, prezes firmy Admus, zajmującej się zarządzaniem nieruchomościami.

– Mimo pandemii życie toczy się dalej i mieszkańcy powinni mieć wpływ na funkcjonowanie wspólnot. Od ubiegłego roku, kiedy to cała masa spraw była przesuwana na kolejne okresy z powodu pandemii, uzbierał się całkiem pokaźny portfel zaległości – tłumaczy Mariusz Łubiński. – Dla przykładu warto wymienić kwestie bieżących podwyżek. Po raz kolejny wzrosła płaca minimalna, co będzie miało znaczący wpływ na kolejną podwyżkę kosztów utrzymania części wspólnych. Ceny takich usług, jak choćby ochrona, konserwacja czy usługi utrzymania czystości i zieleni, wzrosną. Od kwietnia br. w Warszawie zmienia się także sposób obliczania kwot za odbiór i zagospodarowanie odpadów. Uchwała Rady Miasta reguluje nałożenie na wspólnotę podatku od gospodarowania odpadami, natomiast nie reguluje podziału tej kwoty wewnątrz wspólnoty – wymienia.

– Wiemy, że niektóre firmy zwołują zebrania, które odbywają się bez udziału mieszkańców, ale czy takie zebranie ma sens? Niektórzy je przesuwają, podobnie jak to było na wiosnę ubiegłego roku – dodaje Mariusz Łubiński.

Do tej pory właściciele spotykali się w wynajętych salach. Dyskutowali i podejmowali decyzje niezbędne do sprawnego funkcjonowania wspólnoty. W tym roku jest to trudne, a wręcz nierealne.

– Spotkanie musi być bowiem bardzo kameralne. W miejscu oddawania głosu nie może przebywać więcej niż pięć osób. Do limitu nie wlicza się pracowników zarządcy, ponieważ podczas zebrania będą wykonywać czynności służbowe. Mówi o tym par. 28 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów – wyjaśnia Piotr Pałka, radca prawny, partner w Kancelarii Derc, Pałka.

Stacjonarne zebrania są więc rzadkością. – Tam, gdzie właściciele wyrazili zgodę, wynajmujemy salę i robimy zebranie w reżimie sanitarnym. Przyznaję jednak, że nie jest ich zbyt dużo – mówi Zbigniew Gamdzyk.

Od lokalu do lokalu

W większości przypadków wspólnoty mieszkaniowe decydują się na podjęcie niezbędnych uchwał metodą obiegową, czyli chodzą od drzwi do drzwi.

– Pocztą elektroniczną lub tradycyjną wysyłamy projekty uchwał, następnie osoba wydelegowana przez zarząd zbiera podpisy, chodząc od lokalu do lokalu lub sami właściciele wrzucają karty z głosami do skrzynki wiszącej na drzwiach siedziby zarządu – opowiada Zbigniew Gamdzyk.

Nie w każdym wypadku jest to jednak możliwe. – Chodzi o uchwały głosowane z udziałem notariusza, np. dotyczące zgód na rozbudowę strychu, na zmianę udziałów w nieruchomości. W tym wypadku głosowane przekładamy na lepszy okres – dodaje Zbigniew Gamdzyk.

A jednak online?

Są jednak i tacy zarządcy, którzy stawiają na nowe technologie.

– Przygotowujemy się do zebrań i będziemy realizować je w trybie online z pomocą odpowiednich aplikacji. Zgodnie z obowiązującymi ograniczeniami stacjonarnie może spotkać się do pięciu osób, online nie ma żadnych ograniczeń – mówi Mariusz Łubiński.

– Zakładamy, że na jednym kanale będzie mogło znajdować się do 300 osób, liczbę transmisji można multiplikować, co stwarza nieograniczone możliwości co do ilości uczestników. Zakupiliśmy odpowiednie technologie i sprzęt oraz przygotowaliśmy procedury związane z techniką prowadzenia zebrań. Pierwsze tego typu zebrania przeprowadziliśmy już w ubiegłym roku, dlatego mamy pewne doświadczenia. Po zebraniach będziemy udostępniali moduł głosowania online, dzięki czemu wszystkie ważne uchwały zostaną podjęte bez większych przestojów – podkreśla Mariusz Łubiński.

Nowe technologie nie są jednak dla wszystkich.

– Starsze osoby nie zawsze potrafią posługiwać się sprawnie komputerem. Nie wszyscy też go posiadają. Zorganizowanie wirtualnego zebrania na 100 czy 300 osób często jest nierealne. Nasz programista pracuje nad stworzeniem programu do głosownia zdalnego, ale nie wróżę mu dużych sukcesów. Próbowaliśmy spotykać się online. Ale nie wychodziło to najlepiej – mówi Zbigniew Gamdzyk.