Wspólnota mieszkaniowa, podpisując umowę z firmą zarządzającą, powierza jej pod opiekę majątek wart czasem nawet kilkaset milionów złotych. Zatem jeśli skorzysta z usług niedoświadczonego, niekompetentnego czy nieuczciwego podmiotu – może wiele stracić.

– Przy wyborze firmy zarządzającej należy zwrócić uwagę na cenę, gwarancję jakości usług oraz usługi dodatkowe wpływające na poprawę komfortu mieszkania. Gdy oferta firm jest bardzo zbliżona i na pierwszy rzut oka wygląda tak samo, cena może mieć znaczenie. Nie dajmy się jednak zwieść pierwszemu wrażeniu. Warto zweryfikować, czy obietnice składane przez zarządcę mają odzwierciedlenie w rzeczywistości – opowiada Rafał Waligóra, dyrektor ds. zarządzania nieruchomościami w Atrium 21.

Przede wszystkim należy sprawdzić, jak długo spółka działa na rynku i jaką może się pochwalić listą referencyjną. Istotny jest zakres usług.

– Właściciele lokali powinni mieć świadomość, że im większy zakres obsługi wspólnoty oraz im wyższa jej jakość, tym wyższe może być wynagrodzenie zarządcy – zauważa Iwona Brodzik, dyrektor zarządzający w Status Nieruchomości Mieszkaniowe.

Zaznacza, że kłopotliwe bywa porównanie stawek wynagrodzenia zarządców z uwagi na różne sposoby rozliczeń, jakie stosują. – Inny problem stanowi porównanie zakresów obowiązków zarządcy określonych w ofertach. Przy porównywalnej stawce oferty mogą się diametralnie różnić. Należy zwrócić uwagę na to, ile godzin dyżurów administratora oraz jak wykonywanych proponują poszczególne firmy, czy w cenie jest obsługa prawna wspólnoty i w jakim zakresie. Przy nowych wspólnotach, w których deweloper usuwa usterki z tytułu rękojmi, firma zarządzająca może wesprzeć wspólnotę fachowcem weryfikującym działania dewelopera – opowiada Iwona Brodzik.

Zdaniem Rafała Waligóry warto też porównać liczbę aktualnych referencji do całkowitej liczby obsługiwanych klientów.

– Pojedźmy do biura zarządcy. Zobaczmy, w jakich warunkach pracuje. Sprawdźmy porządek w biurze i ustalmy, jak przechowuje dokumenty. Poprośmy zarządcę o przykładowe rozwiązania kilku przypadków. Jeżeli pochwali się, że ma procedury obsługi klienta, to niech nam je pokaże. Jeżeli powyższy egzamin będzie zaliczony, poprośmy o kontakty do kilku wybranych klientów i posłuchajmy ich opinii na temat zarządcy. Powinniśmy pojechać na teren dwóch–trzech nieruchomości i ocenić ich stan techniczny, poziom utrzymania – sugeruje Rafał Waligóra.

0,45 zł Co najmniej tyle zapłacimy za usługę zarządzania nieruchomością – za mkw., miesięcznie – podaje firma Status

Zdaniem Iwony Brodzik warto również zapytać zarządcę o działania, które proponuje podejmować w celu pozyskania przez wspólnotę dodatkowych przychodów lub oszczędności.

– Przykładem aktywnego zarządzania gotówką wspólnoty mieszkaniowej jest inwestowanie wolnych środków z funduszu remontowego na wysoko oprocentowanych lokatach bankowych. Ponadto większe firmy zarządzające często mają umowy ramowe z dostawcami usług i mediów takich jak energia elektryczna, mając korzystniejsze stawki, niż uzyskałaby pojedyncza wspólnota. To też może być źródłem poważnych oszczędności dla wspólnoty – tłumaczy Iwona Brodzik.

Istotną kwestią jest też bieżąca obsługa wspólnoty przez firmę zarządzającą, czyli to, jaki dostęp do pracowników firmy będą mieli sami mieszkańcy.