Jak przygotować siedzibę dla firmy

Jak przygotować stanowiska pracy? Sposób urządzenia biura jest uzależniony od profilu danej firmy.

Aktualizacja: 12.06.2016 11:30 Publikacja: 12.06.2016 10:09

Biurowiec za Bramką

Foto: Materiały Inwestora

Zaprojektowanie przestrzeni dopasowanej do potrzeb i kultury danej organizacji to skomplikowane zadanie – podkreśla Dorota Osiecka, dyrektor w dziale Workplace Innovation w Colliers International. – Nie wystarczy prosta analiza potrzeb – zastrzega.

Obserwacja i ankiety

Jak mówi Dorota Osiecka, pod uwagę trzeba wziąć m.in. kulturę danej organizacji, różnorodne style pracy, specyficzne potrzeby dotyczące technologii, obiegu informacji i współpracy pomiędzy zespołami. – Przestrzeń biurowa to narzędzie, które ma wymierny wpływ na wyniki biznesowe – podkreśla dyrektor z Colliers International. Ważne jest zdefiniowanie priorytetów i szczegółowa analiza różnych aspektów działalności firmy.

– Na tym etapie prowadzona jest obserwacja, ankiety, grupy fokusowe oraz analiza danych z różnych źródeł wewnątrz organizacji – wylicza Dorota Osiecka. – Dopiero na podstawie strategicznej wizji i analizy danych powstają wytyczne dla architekta, który projektuje przestrzeń – zwraca uwagę.

I dodaje, że do przeprowadzenia tego procesu wiele firm zatrudnia zewnętrznych specjalistów. – Z przeprowadzką do nowych biur wiąże się też zwykle zmiana nawyków i sposobów działania organizacji, w tym także stylów zarządzania – mówi Dorota Osiecka.

Podkreśla, że coraz więcej firm korzysta z usług typu workplace innovation. – Najlepiej, by w takim zespole znaleźli się psychologowie biznesu, socjologowie organizacji, architekci i designerzy specjalizujący się w projektowaniu innowacyjnych i elastycznych przestrzeni do pracy – mówi Osiecka.

Michał Orłowski, wicedyrektor działu powierzchni biurowych w Cushman & Wakefield, nie wyklucza, że z usług psychologów zacznie korzystać coraz więcej firm. Na razie jednak, jak mówi Orłowski, nie jest to jeszcze powszechna usługa. – Dużą rolę przy określaniu potrzeb pracowniczych, również przy organizacji biura, odgrywają działy personalne, w których często zatrudnia się osoby z wykształceniem psychologicznym – mówi dyrektor z Cushman & Wakefield.

Dodaje, że sposób urządzenia biura jest uzależniony od profilu danej firmy. – Branże kreatywne, w których stawia się na interakcję pomiędzy pracownikami, preferują otwarte powierzchnie, czyli open space – mówi Michał Orłowski. – Tam, gdzie najważniejsza jest indywidualna praca analityczna, preferuje się podział gabinetowy, tzw. cellular offices. Najczęściej jednak firmy decydują się na układ mieszany, czyli tzw. mixed – zauważa.

Michał Orłowski dodaje, że coraz mocniej kładzie się też nacisk na ciekawe zaaranżowanie części socjalnych tak, by łączyły kilka funkcji, czyli strefę relaksu i zabawy, miejsce do spożywania posiłków, przestrzeń do wymiany poglądów. – Do przedstawienia pomysłów na aranżację przestrzeni nierzadko angażuje się grupę pracowników. Firmy starają się uwzględniać ich potrzeby na wczesnym etapie selekcji lokalizacji – zwraca uwagę Michał Orłowski. – Przeprowadza się ankiety, które mają określić najważniejsze kryteria wyboru miejsca i preferencje pracowników. W przypadku większych organizacji mapuje się miejsca zamieszkania i określa czas dojazdu do pracy pracowników średniej i wyższej kadry menedżerskiej. Ankiety są przeprowadzane najczęściej przez zewnętrznych doradców.

Biura przyszłości

Mikołaj Sznajder, wicedyrektor Działu Powierzchni Biurowych w CBRE, komentuje, że coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że powierzchnia najmu to już nie tylko metry kwadratowe, na których powstaje niekomfortowy open space z atrakcyjną częścią recepcyjną dla klientów.

– Dziś mówimy o biurach elastycznych, czyli o koncepcji biura przyszłości, które stało się narzędziem do przyciągania, utrzymania i zapewnienia dobrej jakości przestrzeni dla największych talentów – mówi Mikołaj Sznajder. – Potrzeby najemców są dziś analizowane dużo głębiej niż w przeszłości już na wczesnym etapie wyboru lokalizacji. W skali mikro standardem wydają się pogłębione wywiady z pracownikami oraz analiza powiązań między działami. W skali makro pod uwagę brane są potrzeby pracowników z poszanowaniem zachowania równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym, tzw. work-life balance – mówi.

I podkreśla, że pomoc psychologów jest nieoceniona przy dużych organizacjach i konieczności aranżacji ogromnych, kilkupiętrowych przestrzeni.