Z roku na rok zwiększa się liczba konferencji, targów czy dużych wystaw organizowanych w całej Polsce. Właściciele sal konferencyjnych nie narzekają więc na brak chętnych, zwłaszcza w dużych aglomeracjach, nie mówiąc o Warszawie. Jak zauważa Katarzyna Gontarczyk, szefowa działu PR warszawskich hoteli Starwood (m. in. Sheraton, Westin), rosnący popyt na sale w stolicy wiąże się z ogólnym ożywieniem gospodarczym, wzrostem zainteresowania Warszawą i Polską na świecie, koniecznością poszukiwania nowych atrakcyjnych lokalizacji dla konferencji i kongresów oraz poprawą infrastruktury w stolicy.

Zdaniem Lidii Zamyłko, kierownika działu marketingu w OST Gromada, zwiększająca się liczba umów najmu sal konferencyjnych to również efekt zwiększonej liczby szkoleń dofinansowywanych przez UE.

– Coraz bardziej jest też popularny np. trend firmowych spotkań wigilijnych – zauważa Katarzyna Borucka, dyrektor sprzedaży i marketingu ibb Andersia Hotel.

Tymczasem największą podaż takich powierzchni, w których może odbyć się konferencja, szkolenie czy jakiekolwiek inne spotkanie, znajdziemy dziś głównie w małych i średnich obiektach. – Brakuje tych dużych wysokiej klasy, co przekłada się na znikomą ilość międzynarodowych cyklicznych imprez organizowanych w naszym kraju – twierdzi Dominika Jędrak z działu doradztwa w Cushman & Wakefield.

Szacuje, że w Polsce jest dziś ponad 200 obiektów konferencyjno-wystawienniczych, zróżnicowanych pod względem wielkości, lokalizacji i oferty. Najwięcej jest ich w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu i Poznaniu. W samej stolicy jest ponad 30 obiektów z funkcją konferencyjno-wystawienniczą. Do największych należą m.in. Centrum Expo XXI, Centrum Murator Expo, Pałac Kultury i Nauki oraz hotele Hilton, InterContinental, Marriott, Airport Okęcie czy Best Western Hotel Mazurkas & Mazurkas Conference Centre w Ożarowie Mazowieckim.

– Centra konferencyjne mieszczą się zazwyczaj w hotelach. Jako wydzielone piętra mające własną recepcję, średnio od 5 do 12 sal konferencyjnych, które mogą pomieścić od 100 do 1 tys. osób. Powierzchnia wystawiennicza w tego typu obiektach rzadko przekracza 1 tys. mkw. – tłumaczy Dominika Jędrak.

– Zainteresowanie salami jest uzależnione od celu oraz rodzaju imprezy czy wydarzenia. Modne i bardzo doceniane przez klientów są pomieszczenia dające sporą elastyczność, a więc i dowolną aranżację przestrzeni w zależności od potrzeb, np. łączenie czy zmniejszanie sal – dodaje Katarzyna Borucka.

Przyznaje, że dochód z wynajmu sal nie równoważy zysków osiąganych z wynajmu pokoi gościnnych, co zwykle jest podstawą zarobkowania dla hoteli.

– Usługi konferencyjne stanowią jednak znaczącą część przychodów poszczególnych hoteli i wpływają na zyskowność prowadzonej działalności – dodaje Lidia Zamyłko.

Ceny za wynajem sali konferencyjnej zależą od klasy i lokalizacji obiektu, jak również od wielkości i czasu trwania danej konferencji. Stawki liczone są z reguły za godzinę (do czterech godzin) lub za dzień (powyżej czterech godzin). – Do ceny dolicza się dodatkowo kwotę za każdego uczestnika. Obejmuje ona zwykle koszt lunchu, gorących i zimnych napoi, obsługi kateringowej. Nie jest to jednak reguła – zaznacza Dominika Jędrak.

Stawki mogą się więc kształtować średnio od 80 zł do 3,3 tys. zł za godzinę. I tak np. wynajmując salę maksymalnie do czterech godzin, która mieści do 20 osób, zapłacimy za każdą godzinę 80 – 300 zł, sala do 100 osób kosztować będzie za każdą godzinę od 200 do 500 zł, a sala powyżej 1 tys. osób to wydatek rzędu 1,8 – 3,3 tys. zł. Za każdą następną godzinę dolicza się ok. 10 – 15 proc. stawki podstawowej, czyli np. w przypadku kwoty 3,3 tys. zł – każda dodatkowa godzina będzie kosztować ok. 1,3 tys. zł.