Im nowocześniejszy budynek, tym bardziej skomplikowana umowa

Umowa najmu powierzchni biurowej powinna dokładnie określać przedmiot najmu, strony umowy, wysokość czynszu. – Ponadto powinna wyraźnie stanowić, na jaki okres umowa została zawarta. Jeżeli na czas określony, musi wymieniać konkretne przypadki, w jakich można ją wypowiedzieć we wcześniejszym terminie – mówi Andrzej Grzesik, prawnik z kancelarii Magnusson.

Joanna Karwowska, prawnik z kancelarii Lovells, dodaje, że najemca powinien zadbać, aby kontrakt zawierał postanowienia jasno precyzujące obowiązki finansowe stron, gwarantujące ochronę trwałości najmu oraz zapewniające stałą możliwość korzystania z pomieszczeń.

[srodtytul]Różny zakres[/srodtytul]

Umowy najmu pomieszczeń w obiektach biurowych są zazwyczaj oparte na wzorze umownym używanym przez wynajmującego, często uzgodnionym z instytucjami finansującymi inwestycję. Zawsze przewidują one określony czas najmu i zawierają wiele szczegółowych postanowień określających obowiązki najemcy.

– Umowy przewidują, że najemca oprócz czynszu pokrywa także koszty zużycia mediów oraz opłatę eksploatacyjną obejmującą udział w kosztach obsługi całego budynku (ochrona, sprzątanie części wspólnych, ale także np. podatek od nieruchomości) – tłumaczy Joanna Karwowska.

Często w umowach powielane są najważniejsze regulacje kodeksu cywilnego odnoszące się do najmu, a w kwestiach nieuregulowanych umowa odsyła do przepisów k.c. Umowy dotyczące pomieszczeń w mniejszych obiektach, kamienicach lub blokach mieszkalnych nie są na ogół tak sformalizowane i mogą podlegać większym modyfikacjom w trakcie negocjacji.

– W szczególności możliwe jest zawieranie umów na czas nieoznaczony, co daje stronom większą elastyczność, np. możliwość szybkiego wypowiedzenia kontraktu w razie zmiany polityki firmy. Umowy takie z reguły przewidują, że najemca płaci wyłącznie czynsz oraz pokrywa koszty zużytych mediów – wyjaśnia Joanna Karwowska.

Istnieją też różne standardy umów w zależności od klasy biurowców. Przyjęło się, że im wyższa klasa budynku lub standard lokalu, tym bardziej skomplikowany jest kontrakt. Wzorcowe umowy najmu lokali w biurowcach wysokiej klasy dokładnie regulują obowiązki i zakres odpowiedzialności najemcy, zawierają zapisy zabezpieczające płatność czynszu i inne prawa wynajmującego. Pojawia się też w nich dodatkowy dokument – regulamin budynku. Często umowy takie są przenoszone z innych systemów prawnych, co ma służyć standaryzacji praw i obowiązków stron kontraktu na potrzeby funduszy inwestycyjnych, które zazwyczaj po pewnym czasie przejmują budynek.

[srodtytul]Konsekwencje dla najemcy[/srodtytul]

W przypadku najmu lokalu w kamienicy lub innym budynku mieszkalnym warto upewnić się, czy lokal spełnia funkcje biurowe. Najemca musi pamiętać, że zmiana przeznaczenia wymaga załatwienia formalności w urzędzie, a poza tym może rodzić konflikty z sąsiadami niezadowolonymi z funkcjonowania biura w budynku niespełniającym takiej funkcji.

– Oczywiście umowę najmu lokalu w kamienicy należy dokładnie przeczytać i zastanowić się nad konsekwencjami poszczególnych postanowień. Trzeba m.in. przeanalizować możliwość zmiany czynszu przez wynajmującego, kwestie dostarczania mediów, sposób rozliczenia opłat, a także postępowanie w razie odcięcia mediów z winy wynajmującego. Należy również zwrócić uwagę na możliwość rozwiązania umowy przez wynajmującego – sugeruje Andrzej Grzesik.

– Konieczne jest precyzyjne określenie zakresu obowiązków remontowych i modernizacyjnych dotyczących nie tylko samego lokalu, ale również jego otoczenia: klatki schodowej, instalacji domofonowej itd. Trzeba też ustalić, kto ponosi koszty z tym związane – dodaje Joanna Karwowska.

[ramka]

[b]Rafał Dębowski, adwokat w kancelarii Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy[/b]

Należy zwracać uwagę na wszelkie zapisy umowy, a także na brak określonych postanowień, ich lakoniczność lub nieprecyzyjność. Doświadczenie uczy, że przy zawieraniu umowy z wynajmującym, który nie jest profesjonalistą, każdy zapis lub brak zapisu ma jakiś konkretny cel. Przykładowo, jeśli wynajmujący oświadcza, że włada lokalem, który oddaje nam do korzystania, to może się po jakimś czasie okazać, że jest zwykłym najemcą, a zawierana przez nas umowa, wbrew nazwie, jest stosunkiem podnajmu, który z mocy prawa kończy się z chwilą zakończenia właściwego najmu. Ryzyko przedterminowego zakończenia takiej umowy jest większe, jeśli właściciel lokalu nic o takim „najmie” nie wie.

Szalenie groźne dla najemcy są sytuacje, gdy dochodzi do sporu o własność przedmiotu najmu. Najemca nie wie wtedy, komu ma płacić za korzystanie z lokalu: wynajmującemu, z którym ma umowę, czy osobie trzeciej, która zazwyczaj ma roszczenia o wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z rzeczy. Gdy przeznaczony do wynajmu lokal jest przedmiotem współwłasności, istotne jest uzyskanie zgody wszystkich współwłaścicieli na jego wynajęcie. Brak zgody choćby jednego z nich może oznaczać nieważność umowy najmu i dodatkowe roszczenia finansowe.

Z kolei niezbadanie, czy lokal został dopuszczony do użytku i czy spełnia normy BHP oraz przeciwpożarowe, może spowodować poważne kłopoty, gdy lokal zostanie w trybie natychmiastowym wyłączony z użytkowania przez organ nadzoru budowlanego. Czasem Państwowa Inspekcja Pracy, po przeprowadzeniu kontroli, może nakazać wprowadzenie takich zmian w pomieszczeniach biurowych, których najemca nie jest w stanie samodzielnie wykonać (np. przebudowa lokalu, zainstalowanie klimatyzacji itd.). Wtedy lokal przestaje się nadawać do użytku, a wynajmujący nadal żąda zapłaty czynszu. Tymczasem najemca, jako pracodawca, może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej za narażenie zdrowia i życia ludzkiego.

Należy zwrócić także uwagę na zapisy regulujące, kto ponosi koszty eksploatacyjne i koszty utrzymania przedmiotu najmu w stanie zdatnym do umówionego użytku. Wynajmujący często próbują przenieść na najemców wszelkie koszty związane z funkcjonowaniem przedmiotu najmu, nawet te, które z zasady obciążają właściciela lokalu. Warto zabezpieczyć się przed tym, bo wydatki eksploatacyjne mogą się okazać dla najemcy workiem bez dna.

W umowie na czas oznaczony, zwłaszcza gdy najemca musi ponieść duże nakłady na przystosowanie lokalu do swoich potrzeb, istotna jest nie tylko stabilność umowy, ale również stabilność czynszu. Okazuje się jednak, że w świetle art. 6851 k.c. – zgodnie z jego literalnym brzmieniem – wynajmujący ma prawo wypowiedzieć stawkę czynszu każdej umowy najmu, także zawartej na czas oznaczony. Spotkałem się z przypadkami oferowania najemcy niskich stawek czynszu, które momentalnie rosły do poziomu rynkowego, gdy najemca zażądał wprowadzenia do umowy zapisów wyłączających zastosowanie art. 6851 k.c.

kad[/ramka]

[ramka][b]Co powinno się znaleźć w postanowieniach[/b]

- precyzyjny opis stanu prawnego lokalu, jego adres, dane wynikające z księgi wieczystej lub ewidencji gruntów,

- opis dokumentów potwierdzających dopuszczenie przedmiotu najmu do użytkowania przez odpowiedni organ nadzoru budowlanego,

- zapewnienie złożone przez wynajmującego, że lokal spełnia normy BHP i przeciwpożarowe, nie ma wad powodujących zagrożenie życia lub zdrowia najemcy i jego pracowników,

- określenie przedmiotu najmu, wskazanie sposobu obliczania powierzchni, co pozwoli uniknąć wynajęcia np. zewnętrznych murów budynku,

- wyłączenie zastosowania art. 6851 kodeksu cywilnego, który uprawnia wynajmującego do jednostronnego wypowiedzenia wysokości czynszu,

- zdefiniowanie kosztów, poza czynszem, które ma ponosić najemca, oraz zasad ich rozliczania; dotyczy to zwłaszcza opłat za media oraz opłaty eksploatacyjnej,

- umowa najmu powinna być zawarta na czas oznaczony, możliwości jej wypowiedzenia przez wynajmującego powinny być ograniczone i precyzyjnie określone,

- najemca powinien mieć możliwość wypowiedzenia umowy w razie niemożności korzystania z przedmiotu najmu, niezależnie od tego, czy jest to wynik działań bądź zaniechań wynajmującego czy też zdarzeń klasyfikowanych jako siła wyższa,

- gdy umowa dotyczy pomieszczeń biurowych, które nie zostały jeszcze wybudowane lub w pełni przygotowane dla najemcy, istotne jest określenie daty, do kiedy powinny być ukończone prace i uzyskane wymagane przez prawo zezwolenia; najemca powinien także zapewnić sobie prawo do wymierzenia pomieszczeń w celu weryfikacji, czy faktycznie powierzchnia odpowiada zapisom w umowie,

- w umowach zawartych na czas oznaczony można zapisać prawo najemcy do jednostronnego wypowiedzenia umowy w określonych sytuacjach; jest to ważne zwłaszcza w umowach długoterminowych,

- określenie sposobu rozliczenia nakładów na lokal poniesionych przez najemcę,