Jak poprawić zarządzanie we wspólnocie

Rz: Czytelnik od ponad roku mieszka w budynku, w którym działa wspólnota, jest jednym z jej członków. Wcześniej mieszkał w podobnym bloku, ale na innym osiedlu, gdzie też była wspólnota, i tam utrzymanie lokalu kosztowało mniej. Ma wątpliwości, czy zarząd należycie dba o interesy wspólnoty, czy różne naprawy są konieczne. Pisze, że chciałby sprawdzić zasadność decyzji zarządu, zlecenia dla administratora. Pyta, na jakiej podstawie ma działać, jakie kroki może podjąć?

Daniel Szewiało:

Jednym z częściej występujących problemów we wspólnotach jest kwestionowanie przez właścicieli wysokości miesięcznych opłat oraz zasadności ponoszonych kosztów zarządzania nieruchomością wspólną. Ustawodawca uwzględnił jednak prawo właściciela do kontroli dokumentów i działań wspólnoty. Ustawa o własności lokali (art. 29 ust. 3) reguluje tę kwestię i pozwala każdemu właścicielowi – lub jego pełnomocnikowi – na kontrolę działalności zarządu wspólnoty.

Właściciel w każdej chwili może zgłosić się do zarządu wspólnoty – lub do administratora nieruchomości – z żądaniem przedstawienia określonych dokumentów.

Nie mogą mu odmówić?

Nie mogą, ale zazwyczaj dokumentów nie dostanie od ręki. Dlatego trzeba ustalić i potwierdzić termin oraz miejsce udostępnienia materiałów, sporządzić szczegółowy spis spraw, dla których odpowiednie dokumenty mają zostać przygotowane. Taki wniosek najlepiej złożyć pisemnie. Dokumenty powinny zostać udostępnione właścicielowi bez zbędnej zwłoki.

Czyli po jakim czasie?

W mojej opinii akceptowalny czas oczekiwania nie powinien wynosić więcej niż 14 dni, bo chodzi przecież o dokumenty już istniejące.

Czy dokumenty musi przeglądać na miejscu, czy może wypożyczyć, skserować i przekazać je np. ekspertom zewnętrznym?

Udostępnienie dokumentów oznacza pełen wgląd i zapoznanie się z treścią, możliwość robienia notatek, fotokopii lub kserokopii. Nie można jedynie oczekiwać wypożyczenia dokumentacji. Nie możemy również żądać, aby administrator lub zarząd wykonał dla nas bezpłatne kopie. Fotografowanie dokumentów np. telefonem komórkowym nie powinno nastręczyć problemów. Na życzenie administratora możemy złożyć pisemne oświadczenie, iż udostępnione i skopiowane dokumenty wykorzystamy zgodnie z prawem i z Ustawą o własności lokali, i że nie będziemy ich rozpowszechniali poza wspólnotą mieszkaniową.

Z praktyki wiem, że właściciele czy też ich pełnomocnicy napotykają spory opór, gdy proszą zarząd o okazanie określonych dokumentów. Występuje kuriozalna sytuacja, w której dokumenty należące do wspólnoty – czyli do wszystkich właścicieli – są zawłaszczane przez zarząd wspólnoty, który argumentuje, że nie pokaże dokumentów, gdyż „zobowiązany jest chronić dane osobowe w nich zawarte".

Jak obalić ten argument?

Według naszej najlepszej wiedzy i doświadczenia dane osobowe członków wspólnoty w zakresie wykorzystywanym do zarządzania nieruchomością nie mogą być tajemnicą przed innymi członkami tej wspólnoty. Przecież niemalże wszystkie dokumenty wspólnoty zawierają dane osobowe: wyciągi bankowe, karty do głosowania, wezwania do zapłaty, korespondencję z właścicielami. Te dokumenty to podstawowe narzędzia, którymi na co dzień posługuje się zarząd i administrator. Prawo do tych samych narzędzi ma każdy właściciel w procesie przyznanego mu ustawowo prawa do kontroli zarządu.

Przykład z życia: niezadowolony właściciel lokalu chce złożyć wniosek do sądu o ustanowienie we wspólnocie zarządcy przymusowego. Udostępnienie mu danych osobowych wszystkich właścicieli, w tym danych korespondencyjnych, jest wręcz konieczne, gdyż wniosek taki musi być skutecznie doręczony nie tylko sądowi, ale i wszystkim współwłaścicielom nieruchomości, za potwierdzeniem odbioru.

Nie można zatem interpretować ochrony danych osobowych w sposób dyskryminujący członka wspólnoty. Chyba że dokumenty zawierają dane osobowe dotyczące osób spoza grona członków wspólnoty. Ale wówczas zarząd i tak ma obowiązek okazać takie dokumenty po wymazaniu tzw. danych wrażliwych.

Czytelniczka uważa, że zarządca budynku nie dba o niskie rachunki za oświetlanie części wspólnych – że koszty te są za wysokie, bo światło zapala się na korytarzach automatycznie także w ciągu dnia, reagując na ruch. Zarząd został poinformowany. Nie zrobił w tej sprawie nic – pisze. Czytelniczka chce wykazać swoje straty i pyta, jak zabrać się do takiego badania?

We wspólnotach mieszkaniowych to zarząd jest ostatecznie odpowiedzialny za wszelkie zawinione straty czy złe decyzje. To zarząd powinien kontrolować zatrudnionego administratora i wykorzystywać prawo do kar umownych (jeśli takie kary przewidziano w umowie o administrowanie). Przedstawiony przypadek – niepotrzebne włączanie się oświetlenia w dzień – jest technicznie proste do rozwiązania i zająć się tym powinien konserwator budynku.

Jeśli oświetlenie jest energooszczędne (np. LED) – straty prądu dla właścicieli będą minimalne. Ale takie żarówki są drogie, więc po co mają zużywać się niepotrzebnie?

Jeśli natomiast do oświetlenia zastosowane są żarówki tradycyjne, warto oszacować straty i przedstawić je na piśmie zarządowi z żądaniem poprawy sytuacji w ciągu 14 dni. Samodzielne oszacowanie strat nie jest skomplikowane. Przykładowo: gdyby jedna żarówka o mocy 60 W świeciła się na korytarzu niepotrzebnie przez jedną godzinę dziennie – to zużyłaby 0,06 kWh energii. A to kosztowałoby wspólnotę w przybliżeniu 1 grosz dziennie za jedną żarówkę. Jeśli oświetlenie korytarzy stanowi 100 żarówek o mocy 60 W – dzienna strata wydawać by się mogła nadal niewielka. Ale przez trzy lata strata wyniosłaby 1200 złotych. Za tę kwotę można zmodernizować całe oświetlenie korytarzy, czyli zakupić 50 żarówek LED.

Kolejny problem czytelnika: członek wspólnoty w budynku z windą uważa, że firma odpowiedzialna za serwis dźwigów osobowych, mając zlecenia nie tylko w jego bloku, ale w kilkubudynkowej wspólnocie, bierze za duże wynagrodzenie za „bycie w pogotowiu" i serwisowanie wind. Jego zdaniem stawki rynkowe są niższe. Prosi o poradę, jak zmienić serwis dźwigowy, zmusić zarządcę do działania w tej sprawie.

Każdy właściciel ma ustawowe prawo do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Jeśli tylko ma uzasadnione spostrzeżenia co do możliwych oszczędności w zakresie serwisowania windy, zarząd wspólnoty oraz administrator powinni zapoznać się z jego opinią.

Najmniej inwazyjną metodą, która może doprowadzić do pożądanych przez właściciela zmian, jest skierowanie zapytania do firm konkurencyjnych, i wręczenie zebranych ofert zarządowi. Nie tylko niższa cena, ale także rekomendacje i bogaty zakres usługi powinny przesądzić o ewentualnej zmianie serwisu. W sprawach oczywistych zarząd nie powinien wahać się z wprowadzeniem zmiany. Może też się zdarzyć, że dotychczasowy serwisant obniży cenę i zmiana firmy nie będzie konieczna.