Kiedy zmienić biuro na nowe

Warunki na rynku biurowym sprzyjają najemcom. Wybór duży, więc właściciele starszych biurowców oraz deweloperzy stawiający nowe budynki, są gotowi do ustępstw. Bo za rok w Warszawie może być 19-proc. pustostanów biurowych.

Jeśli więc pomieszczenia, które firma zajmuje od wielu lat, stają się niewygodne, niewystarczające, nie odpowiadają bieżącym potrzebom, to znak, że czas na przeprowadzkę. Od czego zacząć myślenie o zmianie siedziby? Czy zawsze się to opłaci?

Radzi Anna Młyniec, dyrektor działu wynajmu powierzchni biurowych w firmie JLL:

- Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie potrzeb, czyli określenie: co tak właściwie jest w biurze niewygodne – czy jest to słaba klimatyzacja, niedobre oświetlenie, brak odpowiedniej ilości stanowisk pracy czy za mała ilość sal konferencyjnych? Trzeba także zadać pytanie jakie będą potrzeby użytkownika zarówno w krótszej jak i w dłuższej perspektywie.

Jeśli najemca już wie czego chce i okazuje się, że biuro jest zdecydowanie zbyt ciasne na jego potrzeby, należy zadać i odpowiedzieć na kolejne pytanie: czy dobrze wykorzystuje zajmowaną przestrzeń? Czy wystarczy dotychczas zajmowana powierzchnia i trzeba tylko poprawić jej funkcjonalność, czy też jednak konieczne będzie zwiększenie wynajmowanej przestrzeni? Czy najemca jest w stanie przeprowadzić reorganizację istniejącej powierzchni jednocześnie prowadząc tam działalność? Czy czeka go większy remont, czyli duża rewolucja?

Ciężko jest przeprowadzać prace aranżacyjne w czasie aktywnego użytkowania powierzchni. Jeśli powierzchnia zajmowana obecnie przez najemcę jest niewystarczająca, musimy szukać innych opcji. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań musimy przeanalizować umowę najmu.

Co masz w umowie?

Analizując umowę najmu przede wszystkim zwracam uwagę na czas na jaki została zawarta i co to oznacza dla najemcy, a także na warunki i koszty „wyjścia" z umowy. Czy jest to zobowiązanie krótko, czy długoterminowe?

Może najemca ma już zdefiniowane w umowie gwarantowane prawo ekspansji lub prawo pierwszeństwa najmu? Umowa najmu zawiera szereg zapisów, które mogą wpłynąć na decyzję najemcy, czy pozostać w danym obiekcie czy poszukać nowej lokalizacji. Ma to związek z kalkulacją kosztów, o czym będę pisała poniżej. Umowę i zawarte w niej warunki (finansowe, ale nie tylko) analizujemy pod kątem aktualnych realiów rynkowych i przystępujemy do rozpatrzenia różnych opcji.

Rzut oka na rynek

Upewnij się, czy w mieście, gdzie szukasz siedziby jest rynek najemcy czy rynek dewelopera? Czy jest dużo, czy mało dostępnej powierzchni do wynajęcia? Czy czynsze mają tendencję wzrostową, czy raczej spadają? Jakie obiekty są w budowie?

Warto tez zapytać, ile płacą inni najemcy w danym budynku, ile płacą najemcy w budynkach sąsiadujących lub o podobnym standardzie? Przepłacam, czy płacę mniej niż inni?

A może zostać?

Możemy skontaktować się z właścicielem budynku i zapytać, czy jest jakaś dostępna powierzchnia. Radziłabym także, bezpośrednio zwrócić się do firm sąsiadujących i zadać pytanie, jakie mają plany. Może nasz sąsiad ma za duże biuro i chętnie oddałby kawałek lub rozważa wcześniejszą wyprowadzkę?

Trzeba także sprawdzić opcje alternatywne. Jeżeli nie ma możliwości ekspansji na tym samym piętrze, może znajdzie się dla nas inne miejsce w budynku. W przypadku znalezienia odpowiedniej powierzchni w zajmowanym dotychczas obiekcie, należy spróbować zamienić mniejszą powierzchnię na większą oraz przystąpić do restrukturyzacji umowy najmu i renegocjować jej warunki.

Zawsze należy wykorzystać taką sytuację do usunięcia niewygodnych zapisów umowy oraz dopisania praw, na których nam zależy, a o których nie myśleliśmy podpisując pierwszą umowę najmu. W niektórych przypadkach właściciel, któremu zależy na pozostaniu danego najemcy w budynku, może z własnej inicjatywy przeprowadzić kilka rotacji i zaoferować większą powierzchnię, albo nawet zwolnić kogoś wcześniej ze zobowiązania, aby móc zaoferować dodatkową powierzchnię rosnącemu najemcy, który jest kluczowy dla danego budynku.

Ile to kosztuje?

Zawsze należy sprawdzić realne koszty związane z opuszczeniem biura, a także zwrócić szczególną uwagę na zapis związany z przywróceniem zajmowanej powierzchni do stanu poprzedniego, czyli obowiązek usunięcia wszystkich zmian.

Kiedyś, jeden z najemców, z którym pracowałam, musiał na nowo odtworzyć i zbudować system gabinetowy na swojej powierzchni, ponieważ taki był stan pierwotny przed przerobieniem go na układ typu 'open space'. Była to spora inwestycja.

Dziękuję, rezygnuję

Jeżeli nie mamy możliwości ekspansji w ramach zajmowanego biurowca i mamy jeszcze umowę na wiele lat, sprawdzamy alternatywy w ramach całego portfolio biurowców tego samego właściciela (może pozwoli nam się przenieść z mniejszej powierzchni na większą w ramach swojego portfolio).

Warto też rozważyć opcje podnajmu i relokacji. Czasem zdarza się sytuacja, w której właścicielowi nowo budowanego obiektu tak bardzo zależy na zawarciu z daną firmą umowy najmu, że przejmuje jej dotychczasowe zobowiązania w innym budynku.